Wielerwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een wielerwedstrijd organiseren begint niet bij de startstreep, maar bij het vastleggen van het wedstrijdconcept, de locatie en het parcours. Daarna regel je vergunningen, verkeersveiligheid, EHBO, toiletten en een team van vrijwilligers. In de laatste weken draait alles om inschrijvingen, startnummers, roosters en duidelijke wedstrijdinformatie. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke details vaak pas op het laatste moment problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
3 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Vergunning aanvragen
Parcours uitwerken
3 personen
Parcours controleren
3 personen
Verkeersplan opstellen
2 personen
Verkeersregelaars werven
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
EHBO-contact regelen
Toiletvoorzieningen reserveren
Startnummerreeks bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Wedstrijdinformatie versturen
2 personen
Startlijst opstellen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Routeborden ontwerpen
2 personen
Startnummers maken
3 personen
Vrijwilligershesjes labelen
2 personen
Materiaal controleren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Parcours voorinspecteren
3 personen
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
Start- en finishzone afzetten
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Routeborden plaatsen
6 personen
Bochten en obstakels markeren
4 personen
Verkeersregelaars posteren
8 personen
Communicatieapparatuur uitdelen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen controleren
2 personen
Renners naar startvak begeleiden
3 personen
Startprocedure toelichten
2 personen
Wielerwedstrijd starten
4 personen
Parcoursposten bemannen
12 personen
Renners en rondes registreren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finishregistratie uitvoeren
4 personen
Finishers opvangen
3 personen
Uitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking houden
3 personen
Vrijwilligers bedanken
2 personen
Publiek begeleiden
3 personen
Parcours vrijgeven
4 personen
Verkeersregelaars aflossen
4 personen

Nazorg

Routeborden ophalen
6 personen
Afzetmaterialen verwijderen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materiaal terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wedstrijdgegevens archiveren
Deelnemers uitslag toesturen
Schade en gevonden voorwerpen registreren
2 personen
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 30
Statafelsaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 6
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafonenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Printer

Sportmateriaal

Fietsenrekkenaantal 8
Startnummersaantal 150
Startnummerhoudersaantal 150
Pionnenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 60
Dranghekkenaantal 30
Routebordenaantal 35
Pijlbordenaantal 25
Lintenaantal 10
Afzetpalenaantal 30
Reservefietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
Podiumblokkenaantal 3
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 6
Start- en finishlintaantal 2
Verkeersregelaarshesjesaantal 16
Werkhandschoenenaantal 12
Regenschermenaantal 10
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Stroomkabelhaspelsaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidshandschoenenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerkommenaantal 12
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 30

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 20
Podiumdoek
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en het parcours. Een verkeersplan, verkeersregelaars en routeborden kun je pas goed afronden als de route definitief is.
Maak uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd een startlijst en vrijwilligersrooster. Plan niet alleen mensen bij de start en finish, maar ook bij kruisingen, inschrijving, bevoorrading en het opruimen.
Leg per wedstrijddagtaak één communicatiekanaal vast. Test portofoons vooraf en laad mobiele telefoons en powerbanks volledig op; neem bovendien verlengkabels en stekkerdozen mee voor de inschrijving.
Tel startnummers, houders, routeborden, pionnen en verkeerskegels bij vóór het transport. Neem reservebinnenbanden, een fietsreparatieset en reservefietspompen mee, omdat kleine fietsproblemen anders direct vertraging veroorzaken.
Plan de opbouw minstens 2 uur vóór de eerste start. Zet inschrijftafels, fietsenrekken, dranghekken, afzetpalen en podiumblokken volgens een vaste plattegrond neer en controleer daarna het volledige parcours nog één keer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wielerwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste weken de locatie, vergunning, route en het verkeersplan; bewaar de laatste 2 weken voor inschrijvingen, startlijsten en briefings.
Wat moet er op een wielerwedstrijd checklist staan?: Neem in elk geval concept, locatie, vergunning, parcours, verkeersveiligheid, EHBO, toiletten, inschrijving, wedstrijdreglement, vrijwilligersrooster en materiaal op. Controleer daarnaast startnummers, routeborden, portofoons, reparatiemateriaal en prijzen uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet ik de vergunning voor een wielerwedstrijd aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra locatie en parcours voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de wedstrijd. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer de aanvraagtermijn meteen bij het uitwerken van het verkeersplan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wielerwedstrijd?: Dat hangt af van de route en het aantal kruisingen. Reken minimaal één verantwoordelijke voor inschrijving, start en finish, plus één verkeersregelaar per te beveiligen kruising en extra mensen voor EHBO, parcourscontrole, communicatie en opruimen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.