Zo organiseer je een wellnessreis zonder gedoe

Een wellnessreis staat of valt met de volgorde waarin je regelt. Leg eerst datum, programma en deelnemers vast, reserveer daarna vervoer, locatie en behandelingen. Verzamel vroeg dieetwensen en medische aandachtspunten, zodat je niet vlak voor vertrek hoeft te improviseren. In de laatste week controleer je route, documenten en reserveringen; op de dag zelf draait alles om een rustige overdracht en een complete bagagecheck.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemerslijst aanmaken
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Vervoer reserveren
6
Wellnesslocatie reserveren
7
Behandelingen reserveren
8
Betalingen en aanbetalingen regelen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Medische aandachtspunten verzamelen
11
Deelnemersgegevens controleren
12
Contactpersoon per deelnemer vastleggen
13
Programma en route uitwerken
2 personen
14
Vertrektijd bevestigen
15
Deelnemers over programma informeren
16
Wellnessregels doorgeven
17
Reisdocumenten controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Wellnessmaterialen verzamelen
2 personen
20
Reisdocumenten afdrukken
21
Deelnemersmappen samenstellen
2 personen
22
Eten en drinken koelen
23
Tassen en materialen inladen
2 personen
24
Reserveringen definitief bevestigen
25
Weersverwachting controleren
26
Deelnemers laatste informatie sturen

Event

27
Aanwezigheidslijst klaarleggen
28
Deelnemers ontvangen
2 personen
29
Aanwezigheid registreren
30
Bagagelabels uitdelen
31
Reisregels en programma toelichten
32
Deelnemers naar vervoer begeleiden
2 personen
33
Bagage veilig opbergen
2 personen
34
Dranken uitdelen
35
Snacks uitdelen
36
Deelnemers begeleiden tijdens de reis
2 personen
37
Groep aanmelden bij wellnesslocatie
2 personen
38
Kluisjes en badtextiel uitdelen
2 personen
39
Wellnessprogramma toelichten
40
Deelnemers naar activiteiten begeleiden
2 personen
41
Behandelingen begeleiden
42
Dranken bijvullen
43
Avondmaaltijd uitdelen
2 personen
44
Groepsfoto maken
45
Vertrekcontrole uitvoeren
2 personen
46
Deelnemers naar vervoer begeleiden
2 personen
47
Terugreis begeleiden
2 personen
48
Deelnemers veilig laten uitstappen
2 personen
49
Verloren voorwerpen controleren

Nazorg

50
Overgebleven eten koelen
51
Afval verzamelen
2 personen
52
Materialen uitladen
2 personen
53
Servies en koelboxen schoonmaken
2 personen
54
Wellnessmaterialen schoonmaken
2 personen
55
Handdoeken en badjassen wassen
56
Geleende materialen retourneren
57
Onkosten en borg afhandelen
58
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
59
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Reisbenodigdheden

Deelnemersmappenaantal 25
Geprinte programma'saantal 25
Geprinte routebeschrijvingenaantal 3
Naamstickersaantal 30
Bagagelabelsaantal 30
Klembordenaantal 2
Balpennenaantal 30
Telefoonopladersaantal 4
Powerbanksaantal 4

Wellness

Yoga- of fitnessmattenaantal 12
Meditatiekussensaantal 12
Badjassenaantal 25
Handdoekenaantal 50
Badslippersaantal 25
Slaapmaskersaantal 25
Oordopjesaantal 25

Catering

Herbruikbare waterflessenaantal 25
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Drinkbekersaantal 30

Servies

Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Servettenhoudersaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Reflecterende hesjesaantal 4
Zaklampenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasborstelsaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 8
Handdesinfectiestationsaantal 3
Wasmandenaantal 3

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, deelnemerslijst en uitnodigingen. Behandelingen en vervoer hebben vaak minder flexibiliteit dan de rest van het programma, dus reserveer die voordat je details uitwerkt.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, medische aandachtspunten en een contactpersoon per deelnemer uit. Zet een sluitingsdatum, bijvoorbeeld 3 weken voor vertrek, zodat je de locatie en catering tijdig kunt informeren.
Stuur het definitieve programma, de route, vertrektijd en wellnessregels uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld ook wat deelnemers zelf meenemen en waar geprinte programma's en routebeschrijvingen beschikbaar zijn.
Maak per deelnemer een map met programma, route en relevante contactgegevens en controleer reisdocumenten uiterlijk 1 week vooraf. Een vergeten document of onduidelijke vertrektijd zorgt sneller voor vertraging dan een ontbrekende wellnessaccessoire.
Plan de laad- en vertrekcheck op de avond ervoor: koel eten en drinken, laad telefoons en powerbanks op en leg wellnessmaterialen, handdoeken en badslippers klaar. Bevestig reserveringen opnieuw 24 tot 48 uur vooraf en controleer dan ook het weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wellnessreis organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer vervoer, de wellnesslocatie en behandelingen direct nadat datum en groepsgrootte vaststaan; controleer alles opnieuw 24 tot 48 uur voor vertrek.
Wat moet je aan deelnemers vragen voor een wellnessreis?: Vraag bij de aanmelding om dieetwensen, medische aandachtspunten, bereikbaarheid en een contactpersoon per deelnemer. Sluit deze inventarisatie ongeveer 3 weken voor vertrek, zodat je wijzigingen nog kunt verwerken.
Wanneer stuur je het programma van een wellnessreis?: Stuur het definitieve programma, de route, vertrektijd en wellnessregels uiterlijk 7 dagen vooraf. Bevestig eventuele laatste wijzigingen nog één keer de dag voor vertrek.
Wat controleer je de dag voor een wellnessreis?: Controleer reserveringen, reisdocumenten, route en weersverwachting en laad tassen en materialen in. Koel eten en drinken en leg geprinte programma's, routebeschrijvingen en opladers uiterlijk de avond ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.