Wandeltocht organiseren: een praktische checklist

Een wandeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitstippelen. Je regelt een start- en eindlocatie, controleert verkeerspunten en legt een alternatieve route vast. Daarnaast moeten deelnemers tijdig informatie krijgen over afstand, rustpunten en bereikbaarheid. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar de laatste controle van routekaarten, EHBO, drinken en opgeladen telefoons.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route bepalen
2 personen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Wandelroute controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Definitieve deelnemerslijst maken
Weersverwachting controleren
Route opnieuw controleren
2 personen
Rustpunten markeren
2 personen
Verkeerspunten controleren
2 personen
Catering bestellen
Materialen controleren
2 personen
Routekaarten printen
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
EHBO-set controleren
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen

Event

Startlocatie schoonmaken
2 personen
Routepijlen uitzetten
3 personen
Rustpunten inrichten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Drankpunten klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Deelnemerspakketten uitdelen
2 personen
Wandelgroep begeleiden
4 personen
Achterhoede begeleiden
2 personen
Routepijlen controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Eerste hulp verlenen
Aankomst registreren
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Routepijlen verzamelen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routekaarten en deelnemerslijst archiveren
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

Handmegafoonaantal 2
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Zaklampenaantal 8

Sportmateriaal

Wandelstokkenaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8
Routepijlenaantal 40
Pionnenaantal 16
Touwaantal 2
Routekaartenaantal 50
Startnummersaantal 50
Pennensetsaantal 6
Polsbandjesaantal 50
Fluitjesaantal 6
Kompasaantal 4
Waterdichte routehoezenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Koelelementenaantal 18

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Slingerverlichtingaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Pijlenbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 8
Vaatdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekenaantal 8
EHBO-kitaantal 2
Tekenverwijderaarsaantal 4
Opvouwbare afvalzakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de hoofdroute minimaal 4 weken vooraf vast en loop of fiets haar daarna nog een keer na. Controleer vooral kruisingen, smalle paden, wegwerkzaamheden en plekken waar routepijlen of pionnen nodig zijn.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Maak daarna één definitieve deelnemerslijst, zodat je deelnemerspakketten en catering niet op schattingen baseert.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of de alternatieve route nodig is. Stuur deelnemersinformatie opnieuw als starttijd, rustpunten, kledingadvies of eindlocatie wijzigt.
Plan de laatste materiaalcontrole 1 dag vooraf. Tel routekaarten, reflecterende hesjes, herbruikbare bekers en EHBO-materiaal; laad telefoons, powerbanks en de handmegafoon volledig op.
Koel dranken de avond ervoor en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf. Zet bij de eindlocatie tafels, koelboxen, thermoskannen en serveerschalen klaar voordat de eerste wandelaars aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, route en start- en eindlocatie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen voor vertrek.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een wandeltocht?: Reken bij normaal weer op ongeveer 0,5 tot 0,75 liter drinken per deelnemer voor de wandeltocht, plus extra voor het rustpunt en de aankomst. Neem bij warm weer minimaal 1 liter per persoon mee en houd een reserve van 10 procent aan.
Wanneer moet ik de wandelroute opnieuw controleren?: Controleer de route eerst bij het vastleggen en nogmaals 48 tot 72 uur voor de tocht. Kijk dan opnieuw naar verkeerspunten, wegafsluitingen, rustpunten en de bruikbaarheid van de alternatieve route.
Wat moet ik de dag voor een wandeltocht klaarzetten?: Leg routekaarten, routepijlen, deelnemerspakketten, hesjes en de EHBO-set klaar en laad alle telefoons en powerbanks op. Koel dranken, bereid houdbare hapjes voor en controleer of start- en eindlocatie toegankelijk zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.