Wandeltocht organiseren: checklist van route tot finish

Een wandeltocht loopt soepel als route, veiligheid en ontvangst ruim vóór de start zijn geregeld. Begin met afstand, route en vergunningen en leg daarna de start- en finishlocatie vast. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd, zodat je routekaarten, startpakketten en catering goed kunt voorbereiden. Op de dag zelf heb je naast routepijlen ook zichtbare vrijwilligers, EHBO-koffers, telefoons en een bemand rustpunt nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand bepalen
2 personen
Route vooraf verkennen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Start- en finishlocatie reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Routekaart en deelnemerslijst maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Route uitzetten
4 personen
Startlocatie opbouwen
4 personen
Finishlocatie opbouwen
4 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Wandelaars begeleiden
6 personen
Rustpunt bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
2 personen
Binnenkomende wandelaars registreren
2 personen
Eindpunt begeleiden
3 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
4 personen
Start- en finishlocatie afbouwen
4 personen
Servies en materialen reinigen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Deelnemersfoto's en uitslagen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 12
Biertafelsetsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 6

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 20
Krijtaantal 6
Klembordenaantal 8
Routekaartenaantal 100
Stempelkaartenaantal 100
Pennenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Paraplu'saantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Start- en finishbannersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route vooraf volledig en noteer kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar wandelaars kunnen verdwalen. Neem routepijlen, afzetlint, pionnen en krijt mee en controleer na het uitzetten de eerste en laatste kilometer nogmaals.
Regel vergunningen en meldingen voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer start- en finishlocatie ruim vooraf en plan minstens één controle van de weersverwachting in de laatste 48 uur.
Maak één deelnemerslijst met contactgegevens, dieetwensen en bijzonderheden. Leg routekaarten, stempelkaarten, klemborden en pennen per startpakket klaar, zodat de aanmeldtafel niet ophoudt.
Plan vrijwilligers op vaste posten: start, kruisingen, rustpunt en finish. Geef iedereen vóór de eerste deelnemers komen een korte instructie, een mobiele telefoon en waar nodig een veiligheidshesje.
Zet een rustpunt niet pas tijdens de tocht klaar. Koel dranken vooraf in koelboxen, vul thermoskannen, leg herbruikbare bekers klaar en plaats afvalbakken zichtbaar bij het rustpunt en de finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties, vergunningen en vrijwilligers. Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de wandeltocht, inclusief starttijd, route en praktische aanwijzingen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandeltocht?: Reken op minimaal één vrijwilliger per vaste post en voeg één coördinator toe voor de hele route. Voor een tocht met start, finish, twee kruisingen en één rustpunt heb je dus minstens 6 mensen nodig.
Hoeveel drinken heb ik nodig tijdens een wandeltocht?: Voor een rustpunt kun je rekenen op ongeveer 0,5 liter drinken per deelnemer, verdeeld over water en andere dranken. Zet extra voorraad klaar bij warm weer en koel de drank uiterlijk de avond ervoor.
Wanneer moet ik de route uitzetten?: Zet de route op de ochtend zelf uit als de bewegwijzering kan verdwijnen of verplaatst worden; begin minimaal 2 uur voor de start. Controleer daarnaast na afloop of alle routepijlen, pionnen en afzetlint zijn verwijderd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.