Vuurshow organiseren: checklist en planning
Een vuurshow vraagt meer voorbereiding dan alleen een artiest en een geschikte plek. Je regelt vooraf de locatie, vergunning, aansprakelijkheid, risicoanalyse en duidelijke vluchtroutes. Daarnaast moeten afzetting, blusmiddelen, verlichting en technische voorzieningen op de showlocatie kloppen. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken en controleer op de dag zelf opnieuw het weer, de materialen en de locatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Vuurshowartiest vastleggen
Vergunning aanvragen
Aansprakelijkheid controleren
Risicoanalyse opstellen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Vluchtroutes bepalen
2 personen
Brandweer informeren
Weerscenario bepalen
2 personen
Artiestenafspraken bevestigen
Technische eisen controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Boodschappenlijst opstellen
Benodigdheden bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Brandblussers controleren
2 personen
EHBO-koffers controleren
Muziek afspeellijst maken
Draaiboek afdrukken
Weersverwachting controleren
Locatie inspecteren
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Publiekszone afzetten
4 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Waarschuwingsborden plaatsen
2 personen
Brandblussers plaatsen
2 personen
Wateremmers vullen
2 personen
Branddekens klaarleggen
2 personen
EHBO-punten inrichten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Brandstof veilig opslaan
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
4 personen
Laatste terreincontrole uitvoeren
3 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek naar kijkzone begeleiden
4 personen
Vuurshow aankondigen
Veiligheidszone bewaken
4 personen
Vuurshow uitvoeren
4 personen
Brandende materialen controleren
3 personen
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen
Laatste dranken serveren
2 personen
Vuurshowmateriaal veiligstellen
3 personen
Nazorg
Buffet afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Veiligheidsmaterialen opruimen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 100
- Buffetrokkenaantal 6
- Artiestentafelaantal 2
Veiligheid
- Dranghekkenaantal 20
- Afzetpalenaantal 16
- Afzetlintaantal 4
- Verkeerskegelsaantal 12
- Poederblussersaantal 4
- Branddekensaantal 4
- Wateremmersaantal 6
- Zandemmersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidsbrillenaantal 6
- Hittebestendige handschoenenaantal 6
- Gehoorbeschermingaantal 10
- Veiligheidsvestenaantal 10
- Metalen opvangbakkenaantal 4
- Vuurvaste mattenaantal 4
- Goedgekeurde brandstofkannenaantal 4
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Mengpaneel
- Speakerstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelmattenaantal 8
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 6
- LED-lichtslingersaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 10
Decoratie
- Waarschuwingsbordenaantal 8
- Programmapostersaantal 10
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 120
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbaar bestekaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Serveerbestekaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Drankdispensersaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Tangenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Vloertrekkersaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de locatie en vuurshowartiest als eerste vast. Controleer direct daarna de technische eisen, de beschikbare ruimte en welke vergunning of melding nodig is; wacht daar niet mee tot de uitnodigingen al zijn verstuurd.
- Werk uiterlijk enkele weken vooraf een risicoanalyse en veiligheidsplan uit. Beschrijf daarin de afzetting, vluchtroutes, rol van de brandweer en wat je doet bij wind, regen of een te droge ondergrond.
- Plan een aparte veiligheidscontrole op de showdag. Controleer brandblussers, branddekens, water- en zandemmers, EHBO-koffers, vuurvaste matten en metalen opvangbakken voordat publiek en artiesten arriveren.
- Zet publiek en techniek ruim vóór aanvang klaar. Plaats dranghekken, afzetpalen of afzetlint volgens het veiligheidsplan, leg kabels onder kabelmatten en gebruik LED-bouwlampen of batterijlantaarns voor donkere doorgangen.
- Maak het draaiboek niet alleen digitaal. Druk minimaal twee exemplaren af en noteer daarin contactgegevens, aanvangstijden, weersscenario, vluchtroutes en de volgorde van de show, zodat de organisatie niet van één telefoon afhankelijk is.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een vuurshow organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, artiest en vergunning. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, materiaalcontrole, uitnodigingen en het definitieve draaiboek.
- Heb ik een vergunning nodig voor een vuurshow?
- Dat hangt af van de gemeente, locatie en uitvoering. Neem minimaal 8 weken vooraf contact op met de gemeente en controleer ook of een melding, toestemming van de locatie of overleg met de brandweer nodig is.
- Welke veiligheidsafstand is nodig bij een vuurshow?
- Er is geen vaste afstand die voor elke act geldt. Laat de artiest en bevoegde lokale instanties de minimale publieksafstand bepalen en zet die vóór de show af met dranghekken, afzetpalen of afzetlint.
- Wat doe ik bij slecht weer tijdens een vuurshow?
- Leg uiterlijk 1 week vooraf vast bij welke wind, regen of droogte de show wordt aangepast of geannuleerd. Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur en 3 uur voor aanvang en informeer bezoekers direct over het besluit.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!