Zo organiseer je een vredespicknick

Begin met de plek, datum en randvoorwaarden voordat je eten of decoratie regelt. Controleer of je een vergunning nodig hebt, reserveer een parkeerplek en leg vast hoeveel gasten je verwacht. Daarna volgen het programma, de sprekers en muziek, inclusief een test van microfoons en speakers. Verzamel dieetwensen op tijd en werk op de dag zelf met een duidelijke opbouwvolgorde: eerst tenten, tafels en kleden, daarna buffet, dranken en informatieborden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Parkplek reserveren
3
Vergunning controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en tijden vastleggen
2 personen
8
Sprekers en muziek afstemmen
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Definitief aantal gasten tellen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Materialen verzamelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
4 personen
15
Salades bereiden
3 personen
16
Broodjes klaarmaken
4 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Allergenenlabels schrijven
2 personen
19
Locatie inspecteren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Picknickkleden uitleggen
3 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Decoratie ophangen
3 personen
24
Geluidsinstallatie testen
2 personen
25
Buffet en dranken klaarzetten
4 personen
26
Informatietafel inrichten
2 personen
27
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Buffet aanvullen
3 personen
31
Vredesprogramma begeleiden
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Spelmateriaal beheren
2 personen
34
Afvalbakken legen
2 personen
35
Licht aanzetten
2 personen
36
Laatste ronde eten serveren
2 personen
37
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

38
Eten en drank opruimen
4 personen
39
Meubilair afbreken
4 personen
40
Decoratie verwijderen
3 personen
41
Afval verzamelen
4 personen
42
Locatie schoon achterlaten
4 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Materialen controleren
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Picknickkledenaantal 12
Buffettafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Decoratie

Vredesvlaggenaantal 8
Papieren slingersaantal 8
Tafelkleedjesaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Krijtbordenaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlantaarnsaantal 10

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Buitenspellenaantal 4

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de vergunning en locatie uiterlijk 4 weken vooraf. Kijk ook waar partytenten, tafels, stoelen en afvalbakken mogen staan; dat voorkomt schuiven op de dag zelf.
Stuur de uitnodigingen minstens 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de picknick. Gebruik het definitieve aantal gasten voor broodjes, salades, servies en stoelen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en schrijf allergenenlabels vóór je het buffet opbouwt. Zet waterkannen en dranken op een aparte plek, zodat de rij bij het eten kort blijft.
Plan de opbouw in deze volgorde: locatie inspecteren, tenten en tafels plaatsen, picknickkleden uitleggen, decoratie ophangen en daarna buffet en dranken klaarzetten. Test de geluidsinstallatie zodra de stroom, verlengkabels en stekkerdozen liggen.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en houd een alternatief klaar voor wind of regen. Zet partytenten stevig op, neem ledlantaarns mee als het later wordt en laad powerbanks en draagbare speakers volledig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vredespicknick organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met locatie, datum, vergunning en parkeerplek. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken voor de picknick, zodat je dieetwensen en aanmeldingen nog kunt verwerken.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten voor een vredespicknick bepalen?: Tel de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vooraf definitief. Controleer daarna je boodschappen, servies, stoelen en afvalbakken en koop pas op basis van dat aantal de verse ingrediënten.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vredespicknick op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw. Plan daarin de locatie-inspectie, tenten, tafels, kleden, decoratie, buffet en een geluidscheck; laat de eerste gasten pas komen nadat de microfoons en speakers getest zijn.
Wanneer controleer je het weer voor een vredespicknick?: Bekijk de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Neem bij regen of wind extra tijd om partytenten vast te zetten en bepaal vooraf waar eten, informatieborden en apparatuur droog blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.