Checklist voor een goed georganiseerd volleybaltoernooi

Een volleybaltoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen teams en velden regelen. Je moet de sporthal, wedstrijdindeling, scheidsrechters, scoretafel en deelnemerscommunicatie op elkaar afstemmen. Ook praktische zaken zoals sleuteloverdracht, EHBO, drinken, prijzen en geprinte scorebladen worden snel vergeten. Gebruik deze checklist om vanaf de toernooidatum in logische stappen naar een soepel verloop van de wedstrijddag te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Sporthal reserveren
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Teams uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Betalingen controleren
Definitieve teams bevestigen
2 personen
Wedstrijdschema publiceren
Vrijwilligers werven
2 personen
Scheidsrechters indelen
2 personen
Scoretafel bezetten
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
Sleuteloverdracht bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Sportmateriaal inventariseren
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Prijzen klaarleggen
Teammapjes voorbereiden
2 personen
Scorebladen printen
Deelnemerslijst printen
Muziek afspeellijst maken
Telefoons opladen
2 personen

Event

Sporthal openen
2 personen
Vloer en kleedkamers controleren
2 personen
Velden uitzetten
4 personen
Netten monteren
4 personen
Scheidsrechtersstoelen plaatsen
2 personen
Scoretafels plaatsen
2 personen
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
Cateringtafel opstellen
2 personen
Publieksstoelen plaatsen
3 personen
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Teams ontvangen
3 personen
Toernooi openen
Spelers naar velden verwijzen
2 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Scores registreren
4 personen
Wedstrijdballen terughalen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Snacks serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Wedstrijdschema bijwerken
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
4 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Publieksstoelen opruimen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Velden afbreken
4 personen
Netten demonteren
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Sporthal schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Sleutels terugbrengen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Uitslagen delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Bankenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Volleybalpalenaantal 8
Volleyballenaantal 12
Ballenkarrenaantal 4
Scheidsrechtersstoelenaantal 4
Veldmarkeringstapeaantal 4
Fluitjesaantal 6
Reserve-antennesaantal 4
Teamhesjesaantal 40

Apparatuur

Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 4

Decoratie

Toernooibanneraantal 2
Pijlen en bordjesaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Teamnaambordjesaantal 12
Medaillesaantal 24
Bekers voor winnaarsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de toernooiregels en wedstrijdduur vast voordat je het schema maakt. Zo weet je hoeveel velden en tijdsblokken nodig zijn en voorkom je last-minute wijzigingen voor teams.
Open de inschrijving op tijd en vraag direct naar dieetwensen en betalingen. Bevestig de definitieve teams pas nadat je beide lijsten hebt gecontroleerd.
Plan per speelveld een scheidsrechter en bezetting voor de scoretafel. Regel daarnaast minstens één EHBO-verantwoordelijke en maak duidelijk wie tijdens het toernooi aanspreekbaar is.
Controleer het sportmateriaal niet alleen op aantallen, maar ook op compleetheid: denk aan netten, palen, volleyballen, antennes, fluitjes en scoreborden. Test stopwatches, laptops of tablets en neem verlengkabels en stekkerdozen mee.
Print teammapjes, scorebladen en de deelnemerslijst vóór de wedstrijddag. Leg prijzen en medailles apart klaar en koel dranken op tijd, zodat de organisatie tijdens de wedstrijden niet hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een volleybaltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met de datum en sporthal. Teams uitnodigen en inschrijven kan daarna, terwijl je in de laatste 2 weken de definitieve indeling, vrijwilligers en materialen afrondt.
Hoeveel scheidsrechters heb ik nodig voor een volleybaltoernooi?: Reken minimaal op één scheidsrechter per gelijktijdig gebruikt veld. Voor een toernooi met vier velden heb je dus minstens 4 scheidsrechters per speelronde nodig, plus een reserve voor pauzes of uitval.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema publiceren?: Publiceer het voorlopige schema zodra de inschrijving bijna gesloten is en bevestig het definitieve schema ongeveer 1 week voor het toernooi. Zo hebben teams tijd om reistijd en aanwezigheid te controleren.
Wat moet ik op de wedstrijddag printen voor een volleybaltoernooi?: Print minimaal één deelnemerslijst, scorebladen voor elke wedstrijd en teammapjes met regels en planning. Neem daarnaast enkele extra exemplaren mee, bijvoorbeeld 10 procent meer scorebladen dan het geplande aantal wedstrijden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.