Vogelshow organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw

Een vogelshow vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en vogelkooien regelen. Je moet de showdatum vastleggen, de tentoonstelling aanmelden, exposanten en vogelsoorten registreren en juryleden tijdig bevestigen. Daarna volgen het programma, de prijzencategorieën, labels, bewegwijzering en de verzorging van de vogels. Deze checklist zet de voorbereiding in een werkbare volgorde, inclusief de opbouw met tafels, registratietafel, kooien en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Showdatum vastleggen
2 personen
Vogeltentoonstelling aanmelden
Uitnodigingen versturen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Vogelsoorten registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Prijzencategorieën bepalen
2 personen
Juryleden bevestigen
Vogelkooien inventariseren
2 personen
Tafelnummers maken
Soortlabels afdrukken
Bewegwijzering afdrukken
Prijzen inkopen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kooien schoonmaken
3 personen
Transportkooien controleren
2 personen
Voerporties voorbereiden
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kooien opstellen
4 personen
Vogelkooien inrichten
4 personen
Soortlabels bevestigen
2 personen
Jurytafels inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Vogels registreren
3 personen
Vogels rustig plaatsen
4 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Entree registreren
2 personen
Vogelpresentatie begeleiden
2 personen
Jurybeoordeling begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vogelvoer en water controleren
3 personen
Kooien en bezoekers bewaken
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Exposanten uitchecken
3 personen
Vogels veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Kooien afbreken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voer opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Jurytafelsaantal 3
Tafelkleedjesaantal 12

Dierenverzorging

Vogelkooienaantal 40
Transportkooienaantal 10
Voerbakjesaantal 50
Drinkbakjesaantal 50
Zitstokkenaantal 50
Kooibodemsaantal 40
Kooibedekkingenaantal 25
Watersproeiersaantal 4
Handdoekenaantal 20
Dierenborstelsaantal 4

Apparatuur

Laptop
Printer
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Vogelpostersaantal 10
Prijsbekersaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen en vogelsoorten in één overzicht zodra ze binnenkomen. Reserveer per inschrijving ruimte voor soortlabels, tafelnummers en eventuele dieetwensen, zodat je vlak voor de show niet opnieuw gegevens hoeft te verzamelen.
Controleer vogelkooien en transportkooien uiterlijk een week vooraf. Maak kooien schoon, controleer voerbakjes, drinkbakjes en zitstokken en leg per vogel de juiste voerportie klaar.
Bevestig juryleden voordat je het programma en de prijzencategorieën definitief maakt. Zo voorkom je dat de beoordelingstijden, jurytafels en aankondigingen op het laatste moment moeten worden aangepast.
Druk soortlabels, tafelnummers en bewegwijzering niet pas op de showdag. Neem enkele extra exemplaren mee en test printer, laptop, microfoon en geluidsinstallatie minimaal één dag eerder.
Plan de opbouw met vaste tijden: zet eerst tafels en jurytafels neer, plaats daarna de kooien en registratietafel en vul pas vervolgens catering en drank aan. Houd verlengkabels en stekkerdozen apart, zodat apparatuur niet tussen de dierenverzorging komt te liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vogelshow organiseren?: Leg de showdatum en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik die periode voor de aanmelding van de tentoonstelling, het uitnodigen van exposanten en juryleden en het verzamelen van vogelsoorten.
Wanneer moeten exposanten zich aanmelden voor een vogelshow?: Laat aanmeldingen bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de show sluiten. Dan heb je nog tijd om kooien, tafelnummers, soortlabels, prijzencategorieën en het programma op basis van de aantallen af te ronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vogelshow op te bouwen?: Reken voor een volledige opbouw op minimaal 2 tot 3 uur, afhankelijk van het aantal kooien en tafels. Zet eerst het meubilair neer, controleer daarna de kooien en regel als laatste registratie, bewegwijzering, catering en techniek.
Wat moet ik voor vogels meenemen naar een tentoonstelling?: Reken per vogel op een geschikte vogelkooi of transportkooi, voer- en drinkbakje, zitstok en een schone kooibodem. Neem daarnaast voerporties, handdoeken en eventueel kooibedekkingen mee; controleer alles uiterlijk een week vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.