Zo organiseer je een soepel voetbaltoernooi

Begin met de datum, locatie en beschikbare velden; pas daarna bepaal je het wedstrijdformat en de regels. Teams hebben tijd nodig om spelers te verzamelen, dus verstuur uitnodigingen ruim voor de uiterste aanmelddatum. Werk vervolgens toe naar een definitieve teamindeling, een wedstrijdschema en een taakverdeling voor scheidsrechters en medewerkers. Controleer in de laatste week niet alleen de sportmaterialen, maar ook kleedkamers, stroom, catering, EHBO en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Sportvelden reserveren
3
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
4
Toernooiregels opstellen
2 personen
5
Teams benaderen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Teamindeling bevestigen
2 personen
10
Wedstrijdschema maken
2 personen
11
Scheidsrechters vastleggen
12
Toernooimedewerkers indelen
2 personen
13
Reservering kleedkamers maken
14
Muziekvoorziening regelen
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Wedstrijdschema afdrukken
18
Teambevestigingen versturen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Prijzen controleren
22
EHBO-materialen controleren
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Routeborden voorbereiden
26
Teamtafels labelen
2 personen
27
Terrein inspecteren
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Wedstrijdvelden uitzetten
3 personen
31
Doelen en netten plaatsen
4 personen
32
Teamzones inrichten
3 personen
33
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
34
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
35
Versiering ophangen
2 personen
36
Route- en informatieborden plaatsen
2 personen
37
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Hapjes klaarzetten
2 personen
40
Prijzen uitstallen
41
Scheidsrechters instrueren
2 personen
42
Medewerkers instrueren
2 personen

Event

43
Teams ontvangen
3 personen
44
Teams registreren
2 personen
45
Teamindeling bevestigen
2 personen
46
Openingsinstructie geven
2 personen
47
Wedstrijden begeleiden
8 personen
48
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
49
Wedstrijduitslagen registreren
2 personen
50
Pauzes aankondigen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Koffie en thee bijvullen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Sportmateriaal vervangen
2 personen
57
Eerste hulp verlenen
2 personen
58
Finalewedstrijd aankondigen
59
Finale begeleiden
3 personen
60
Winnaars bekendmaken
2 personen
61
Prijzen uitreiken
2 personen
62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Catering opruimen
3 personen
64
Sportmateriaal opruimen
4 personen
65
Tafels en stoelen inklappen
4 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Versiering verwijderen
2 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Terrein schoonmaken
4 personen
71
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
75
Afval afvoeren
2 personen
76
Uitslagen naar teams sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Biertafelsaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Reserveballenaantal 4
Pionnenaantal 80
Markeerschijvenaantal 40
Mini-doelenaantal 8
Doelnettenaantal 8
Fluitjesaantal 10
Scheidsrechterskaartenaantal 10
Aanvoerdersbandenaantal 8
Teamhesjesaantal 80
Pompenaantal 3
Pionentasaantal 4
Koelelementenaantal 30

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Laptop
Printer
Mobiele opladersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koekblikkenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Thermosbekersaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Teamtafelbordjesaantal 8
Prijsbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 24
Medaillesaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
EHBO-kofferaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg minimaal 6 tot 8 weken vooraf de datum, locatie, velden en kleedkamers vast. Reserveer liever extra tijd tussen wedstrijden voor uitloop, wissels en het herstellen van een veld.
Kies het wedstrijdformat voordat je teams uitnodigt. Noteer per wedstrijd de speelduur, pauze, veldindeling en eventuele regels voor gelijke stand, zodat je later geen schema hoeft te herstellen.
Sluit de inschrijving ongeveer 2 weken vooraf en bevestig daarna de teamindeling. Stuur teams uiterlijk 7 dagen voor het toernooi hun eerste wedstrijd, verzameltijd, route en regels.
Plan naast scheidsrechters ook medewerkers voor ontvangst, wedstrijdadministratie, materiaal, catering en EHBO. Zorg dat iedere taak een naam en een begintijd heeft; anders blijft de organisatie bij één persoon liggen.
Maak 2 dagen vooraf een controle op ballen, reserveballen, pionnen, hesjes, fluitjes, doelen, geluidsinstallatie en stroomvoorziening. Koel dranken pas kort voor aanvang, maar zet partytenten, tafels, routeborden en geprinte lijsten eerder klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voetbaltoernooi organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en velden. Teams uitnodigen kan daarna, maar houd minstens 2 weken aan voor aanmeldingen en 7 dagen voor de definitieve teambevestiging.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een voetbaltoernooi?: Bepaal eerst het aantal teams, velden, speelduur en pauzes. Plan vervolgens per wedstrijd een starttijd en veld en houd minimaal 5 tot 10 minuten ruimte tussen wedstrijden voor uitloop en wissels.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een voetbaltoernooi?: Voor wedstrijden die tegelijk plaatsvinden heb je minimaal één scheidsrechter per veld nodig. Plan daarnaast minstens één reserve in voor pauzes, ziekte of een wedstrijd die uitloopt.
Wat moet je een week voor een voetbaltoernooi regelen?: Bevestig teams, scheidsrechters, medewerkers, kleedkamers en catering 7 dagen vooraf. Controleer daarna het wedstrijdschema, de weersverwachting, EHBO-materialen en alle sport- en stroommaterialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.