Vlottenbouw organiseren: checklist en planning

Bij vlottenbouw regel je niet alleen planken en touw, maar ook een geschikte waterlocatie, veilig vervoer en duidelijke teams. Begin enkele weken vooraf met de reservering van de locatie en het vlotmateriaal. Verzamel daarna dieetwensen, deel de route en controleer welke veiligheidsmiddelen en gereedschappen compleet zijn. Op de dag zelf draait alles om een logische volgorde: eerst terrein en waterkant controleren, daarna materiaal sorteren en pas dan bouwen, eten en drinken klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Waterlocatie reserveren
Vlotmateriaal reserveren
Eet- en drinkkeuzes vastleggen
Vervoer voor materiaal regelen
2 personen
Veiligheidsregels controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Teams indelen
Route naar locatie delen
Weersverwachting controleren
Niet-koelbare boodschappen doen
2 personen
Koelboodschappen doen
2 personen
Vlotmateriaal verzamelen
3 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Boodschappen koelen
2 personen
Barbecue voorbereiden
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein en waterkant controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Bouwmaterialen sorteren
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Barbecue en brandblusser plaatsen
2 personen
Vlotbouwroute uitzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Teamindeling bekendmaken
Bouwmaterialen uitdelen
4 personen
Vlotten bouwen
6 personen
Vlotten technisch controleren
3 personen
Vlotten te water laten
6 personen
Vlotten vastleggen
3 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Hapjes en salades serveren
3 personen
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
Barbecuegerechten serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
Vlotten uit het water halen
6 personen
Laatste ronde serveren
2 personen

Nazorg

Terrein leegmaken
4 personen
Vlotmaterialen schoonspoelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Barbecue veilig doven
2 personen
Locatie schoon achterlaten
4 personen
Materialen drogen en opbergen
3 personen
Borg en geleend materiaal controleren
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Koelboxenaantal 4

Vlotmateriaal

Kunststof vatenaantal 16
Houten draagbalkenaantal 32
Houten plankenaantal 24
Touwrollenaantal 6
Spanbandenaantal 24
Kabelbindersaantal 200
Peddelsaantal 12
Waterdichte opbergkrattenaantal 8

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 30
Veiligheidshelmenaantal 30
Werkhandschoenenaantal 30
Reddingslijnenaantal 4
Fluitjesaantal 30
EHBO-koffersaantal 2
Waterdichte telefoonhoesjesaantal 6

Gereedschap

Rubberen hamersaantal 6
Handzagenaantal 4
Accuboormachinesaantal 4
Meetlintenaantal 4
Werkbankschroevenaantal 2
Steeksleutelsetsaantal 4
Schroevendraaiersetsaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 24

Verlichting

Led-lantaarnsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Apparatuur

Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 8
Sponzenaantal 12
Handvegersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de waterlocatie en het vlotmateriaal minimaal 4 weken vooraf. Controleer meteen of kunststof vaten, draagbalken, planken, touw en bevestigingsmateriaal samen beschikbaar zijn.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf definitief en deel daarna de teams in. Print één exemplaar voor de organisatie en neem de route naar de locatie mee op papier of in een waterdicht telefoonhoesje.
Plan het vervoer van het materiaal apart van het vervoer van deelnemers. Vlotonderdelen, gereedschap en tafels nemen veel ruimte in; controleer daarom de laadmogelijkheid minstens 1 week vooraf.
Controleer op de ochtend zelf alle reddingsvesten, reddingslijnen, fluitjes en EHBO-koffers voordat iemand het water opgaat. Leg per team veiligheidsmiddelen klaar en spreek af wie toezicht houdt aan de waterkant.
Doe niet-koelbare boodschappen eerder en koelboodschappen op de laatste dag. Zet dranken pas op locatie koud, houd water en herbruikbare bekers beschikbaar tijdens het bouwen en bereid de barbecue voordat de deelnemers honger krijgen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vlottenbouw organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de waterlocatie, het vlotmateriaal en de uitnodigingen. Plan de definitieve deelnemerslijst, teams en boodschappen in de laatste week.
Hoeveel tijd kost een vlottenbouw activiteit?: Reken voor ontvangst, uitleg en bouw ongeveer 2 tot 3 uur, afhankelijk van het aantal teams en de ervaring van de deelnemers. Reserveer daarnaast minstens 1 uur voor opbouw en 1 uur voor opruimen.
Welke veiligheidsmiddelen heb ik nodig voor vlottenbouw?: Voor iedere deelnemer moet een passend reddingsvest beschikbaar zijn; leg daarnaast helmen, werkhandschoenen, reddingslijnen, fluitjes en minstens 1 EHBO-koffer klaar. Neem ook waterdichte telefoonhoesjes mee en controleer alles vóór de bouw start.
Wanneer moet ik eten en drinken voor vlottenbouw regelen?: Leg eet- en drinkkeuzes uiterlijk 1 week vooraf vast, inclusief dieetwensen. Koop niet-koelbare boodschappen enkele dagen eerder en haal koelboodschappen bij voorkeur 1 dag vooraf, zodat je op de locatie alleen nog hoeft klaar te zetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.