Vlinderteldag organiseren: praktische checklist

Een Vlinderteldag vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt vooraf een telgebied, startpunt, deskundige begeleiding en voldoende vrijwilligers. Daarna volgen de aanmeldingen, route-indeling en telkaarten. Op de dag zelf moeten registratie, routebordjes, partytenten en telmaterialen tegelijk klaarstaan. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke details vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Telgebied en routes bepalen
2 personen
Locatie en startpunt reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Deskundige vlinderbegeleider vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Routebordjes ontwerpen
Telkaarten en formulieren maken
2 personen
Vlinderinformatie samenstellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Telteams en routes indelen
2 personen

Event

Registratietafel voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Routebordjes plaatsen
3 personen
Infopanelen ophangen
2 personen
Telmaterialen uitdelen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Opening en veiligheidsinstructie
2 personen
Vlinderuitleg geven
2 personen
Telteams begeleiden
6 personen
Waarnemingen registreren
3 personen
Water en koffie serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Telresultaten verzamelen
3 personen
Resultaten toelichten
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
4 personen
Afval inzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Telgegevens digitaal invoeren
2 personen
Resultaten doorgeven
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Registratiebalie
Klapbankenaantal 4

Apparatuur

Verrekijkersaantal 12
Vlindernetjesaantal 8
Loepjesaantal 12
Thermometersaantal 4
Windmetersaantal 2
Laptopsaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Megafonenaantal 2
Presentatieschermenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 60
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Opscheptangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Afwasteilenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Decoratie

Infopanelenaantal 6
Routebordjesaantal 12
Pijlbordjesaantal 10
Tafelkledenaantal 6
Naamstickersaantal 60
Krijtbordenaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12

Sportmateriaal

Klembordenaantal 20
Potlodenaantal 60
Reservepennenaantal 20
Telkaartenaantal 80
Routekaartenaantal 40
Vlinderzoekkaartenaantal 40
Meetlintenaantal 6
Verrekijkerharnassenaantal 12
Regenponcho'saantal 20
Werkhandschoenenaantal 12

Tips

Leg het telgebied en de routes vroeg vast en controleer daarna of het startpunt gereserveerd moet worden. Controleer ook tijdig of een vergunning of melding nodig is.
Plan de deskundige vlinderbegeleider voordat je de uitnodigingen verstuurt. Gebruik de aanmeldingen vervolgens om telteams en routes in te delen, in plaats van pas op de dag zelf te puzzelen.
Maak telkaarten en formulieren ruim vóór de deelnemerslijst wordt afgedrukt. Zet per route ook routebordjes en pijlbordjes klaar, zodat vrijwilligers niet nog moeten zoeken naar de juiste markering.
Controleer verrekijkers, vlindernetjes, loepjes, thermometers en windmeters minimaal één dag vooraf. Laad laptops en mobiele telefoons op en leg powerbanks klaar voor gebruik onderweg.
Bereid de ontvangsttafel vóór de deelnemers aankomen: deelnemerslijst, telmaterialen, informatie en route-indeling horen bij elkaar. Bouw partytenten en zet tafels en stoelen op voordat de registratie begint.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Vlinderteldag organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met het telgebied, startpunt, begeleiding en vrijwilligers. Controleer de weersverwachting opnieuw 1 tot 2 dagen voor de telling en pas de voorbereiding daarop aan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Vlinderteldag?: Reken op minimaal 1 begeleider per telteam en wijs daarnaast iemand aan voor registratie en ontvangst. Het exacte aantal hangt af van het aantal routes en deelnemers; deel teams pas definitief in nadat de aanmeldingen binnen zijn.
Wat moet ik de dag voor een Vlinderteldag controleren?: Controleer alle telmaterialen, druk de deelnemerslijst af en zet de route- en informatiepanelen bij elkaar. Koel dranken, laad apparatuur en bekijk de weersverwachting nogmaals, uiterlijk de avond ervoor.
Hoe bereid ik de start van een Vlinderteldag voor?: Zet de registratietafel, tafels en stoelen en eventuele partytenten eerst klaar. Plaats daarna de routebordjes en deel telmaterialen uit, zodat deelnemers direct na registratie naar hun ingedeelde route kunnen vertrekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.