Checklist voor een verjaardagsborrel organiseren
Een verjaardagsborrel loopt soepel als je eerst de gasten en dieetwensen vastlegt en daarna pas boodschappen en inrichting regelt. Plan het koude werk vooruit: drank koelen, groenten en fruit snijden en dips klaarzetten scheelt veel tijdens de ontvangst. Op de dag zelf draait het vooral om een logische indeling van buffet, zitplaatsen, glazen en afvalpunten. Met deze checklist zie je ook wat vaak te laat wordt geregeld, zoals verlichting, muziek, koffie en de verjaardagstaart.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Gastenlijst controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Groenten en fruit snijden
2 personen
Dips en sauzen klaarzetten
Koffie en thee klaarzetten
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Buffet inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Muziek installeren
Afvalpunten plaatsen
Toilet controleren
Ontvangsttafel klaarzetten
Verjaardagstaart klaarzetten
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes schenken
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
Gebak aansnijden
Afval verzamelen
Vuile glazen afruimen
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
Nazorg
Eten en drank opbergen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afval wegbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 5
- Stoelenaantal 30
- Buffettafel
- Kapstok
Servies
- Bierglazenaantal 36
- Wijnglazenaantal 36
- Waterglazenaantal 36
- Koffiekopjesaantal 20
- Bordenaantal 36
- Besteksetsaantal 36
- Serveerbladenaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
- Waterkaraffenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Thermoskannenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 8
- Taartmes
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Bluetoothspeaker
- Verlengkabelsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 2
Decoratie
- Ballonnenaantal 50
- Verjaardagsbanner
- Tafelkledenaantal 5
- Vazenaantal 4
- Bloemstukkenaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 3
- Ledlantaarnsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Recyclingbakkenaantal 2
- Bezem
- Stoffer en blik
- Dweil
- Emmer
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verstuur de uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen direct. Controleer uiterlijk een paar dagen vooraf de gastenlijst en vraag ontbrekende dieetwensen na, zodat je het buffet daarop kunt afstemmen.
- Doe de boodschappen pas nadat de boodschappenlijst en het aantal gasten zijn gecontroleerd. Zet dranken enkele uren voor de start koud; gebruik koelboxen als de koelkast niet genoeg ruimte heeft.
- Richt het buffet zo in dat gasten niet hoeven terug te lopen voor servies. Zet borden en bestek aan het begin, serveerschalen en opscheplepels bij de hapjes en waterkaraffen tussen de drankglazen.
- Plan minstens 60 minuten voor de ontvangst voor tafels, stoelen, versiering en verlichting. Test de Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen voordat de eerste gast aanbelt.
- Maak de laatste controle 30 minuten voor aanvang: toilet, kapstok, afvalbakken, recyclingbakken, koffie en thee. Zet de taart pas klaar nadat het buffet staat en leg het taartmes binnen handbereik.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een verjaardagsborrel te organiseren?
- Begin ongeveer 2 tot 3 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor inrichting en 30 minuten voor de laatste controle.
- Wanneer moet ik de hapjes voor een verjaardagsborrel klaarmaken?
- Snijd groenten en fruit en maak dips bij voorkeur op de dag zelf, enkele uren voor de start. Zet kwetsbare hapjes pas vlak voor ontvangst op het buffet, zodat ze vers blijven.
- Hoeveel glazen en stoelen heb ik nodig voor een verjaardagsborrel?
- Reken per aangemelde gast op minimaal 1 waterglas en voldoende glazen voor de dranken die je schenkt; koffie- en theekopjes zet je apart klaar. Voor stoelen hoef je niet per se voor iedereen een zitplaats te hebben, maar plan wel genoeg stoelen voor gasten die willen zitten.
- Wanneer zet ik drank en verjaardagstaart klaar?
- Zet de dranken ongeveer 2 tot 3 uur vooraf te koelen, afhankelijk van de beschikbare koelruimte. Plaats de taart pas tijdens de laatste 30 minuten op de verjaardagstafel, met het taartmes ernaast.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!