Checklist voor een vanlife bijeenkomst organiseren

Een vanlife bijeenkomst vraagt om meer voorbereiding dan alleen campers bij elkaar zetten. Je regelt vooraf de parkeerindeling, stroom, sanitair, het programma en de deelnemersinformatie. Op locatie moeten camperplaatsen duidelijk gemarkeerd zijn en moeten eten, drinken, kabels en weersbescherming klaarstaan. Gebruik de checklist om vanaf de eerste reserveringen tot de laatste controle op de dag zelf niets te missen.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Parkeerindeling voor campers maken
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerplaatsen reserveren
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
Weersverwachting volgen
Definitieve deelnemerslijst maken
Contactgegevens deelnemers controleren
Routebeschrijving versturen
Programma en huisregels versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Servies en keukenspullen verzamelen
2 personen
Gereedschap en kabels controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Informatieborden printen
Weersbescherming klaarleggen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Parkeerplaatsen markeren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffet en koffiepunt inrichten
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom en verlichting testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Muziek testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Parkeerinstructies geven
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Rondleiding langs de busjes geven
2 personen
Ervaringenpresentatie verzorgen
2 personen
Techniekdemonstratie begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten controleren
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
Barbecue serveren
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Muziek verzorgen
Vuurkorf veilig beheren
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Barbecue en vuurkorf doven
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Parkeerterrein vrijmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Staantafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadpuntenaantal 4

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Houders voor naamkaartjesaantal 70
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 6

Kamperen

Grondpennenaantal 24
Scheerlijnenaantal 12
Vuurkorvenaantal 2
Blusdekensaantal 2
Zaklampenaantal 6
Afzetpionnenaantal 12
Afzetlintaantal 2
Hameraantal 4
Verbanddozenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteiltjesaantal 3
Herbruikbare vaatdoekenaantal 12
Handvegersaantal 3
Blikvangersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig locatie en datum eerst en reserveer daarna de parkeerplaatsen. Maak uiterlijk één week vooraf een indeling met camperplaatsen, doorgangen en eventuele stroompunten.
Verzamel dieetwensen en contactgegevens bij de aanmelding. Stuur routebeschrijving, programma en huisregels uiterlijk 3 dagen voor de bijeenkomst naar alle deelnemers.
Controleer stroomvoorziening en sanitair niet alleen op aanwezigheid, maar ook op capaciteit. Leg verlengkabels, stekkerdozen en oplaadpunten vóór vertrek apart zodat ze niet tussen de kampeerspullen verdwijnen.
Volg vanaf 7 dagen vooraf de weersverwachting en bepaal uiterlijk 2 dagen van tevoren welke partytenten, tafels en andere weersbescherming nodig zijn. Controleer op locatie of alles stevig en bruikbaar staat.
Plan de laatste boodschappencontrole 1 dag vooraf. Koel dranken op tijd, zet houdbare voorraad en servies klaar en controleer barbecuegereedschap, koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een vanlife bijeenkomst organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum en parkeerplaatsen. Verstuur uitnodigingen zodra de basis vaststaat, zodat je dieetwensen en aanmeldingen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik de parkeerindeling voor campers maken?: Maak een eerste indeling zodra het aantal gereserveerde plaatsen bekend is, bij voorkeur 2 weken vooraf. Markeer de plaatsen op locatie vóór de eerste deelnemers aankomen en houd ruimte vrij voor doorgangen.
Hoeveel tijd van tevoren moet ik de deelnemersinformatie versturen?: Stuur routebeschrijving, programma en huisregels uiterlijk 3 dagen vooraf. Controleer daarnaast 1 dag vooraf de definitieve deelnemerslijst en contactgegevens.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een vanlife bijeenkomst controleren?: Start 7 dagen vooraf met dagelijks controleren en neem 2 dagen vooraf een definitieve beslissing over partytenten en andere weersbescherming. Controleer op de ochtend zelf nogmaals wind en neerslag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.