Zo organiseer je een Vaderdagpicknick zonder last-minute gedoe

Begin ongeveer vier weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Zodra je weet hoeveel vaders en andere gasten komen, kun je dieetwensen, boodschappen en servies goed afstemmen. Regel uiterlijk een week vooraf een plan voor slecht weer en controleer daarna opnieuw de weersverwachting. Op de dag zelf draait alles om gekoeld vervoer, gelabeld eten en een vaste opbouwvolgorde: eerst tenten en tafels, daarna kleden, eten en drinken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknicklocatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen registreren
4
Dieetwensen verzamelen
5
Aantal gasten bevestigen
6
Weersverwachting controleren
7
Plan bij slecht weer bevestigen
2 personen
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Herbruikbaar materiaal verzamelen
2 personen
11
Koelboxen vullen
2 personen
12
Servies en bestek controleren
13
Versiering voorbereiden
2 personen
14
Sandwiches voorbereiden
3 personen
15
Salades bereiden
2 personen
16
Fruit wassen en snijden
2 personen
17
Hapjes verdelen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Koffie en thee klaarzetten
20
Eten verpakken en labelen
2 personen
21
Materialen naar locatie vervoeren
3 personen
22
Picknickplek controleren
2 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Picknickkleden uitleggen
2 personen
26
Buffettafels inrichten
3 personen
27
Versiering ophangen
2 personen
28
Muziek en verlichting testen
2 personen

Event

29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Welkomstdranken serveren
2 personen
31
Buffet openen
2 personen
32
Eten bijvullen
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Dessert serveren
2 personen
36
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
37
Lichtjes inschakelen
38
Laatste ronde serveren
2 personen
39
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

40
Eten en dranken veilig opruimen
3 personen
41
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
42
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Locatie schoon achterlaten
3 personen
45
Materialen terugbrengen
2 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Koelboxen reinigen
48
Overgebleven eten controleren
49
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Picknicktafelsaantal 4
Picknickkledenaantal 8
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 70
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Schenk kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Vaderdagpostersaantal 4
Tafeldecoratiesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handwasbakkenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 3
Kubbspel
Voetballenaantal 2
Picknickspelletjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het definitieve aantal gasten uiterlijk 5 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor sandwiches, salades, fruit, hapjes, bekers en bestek; houd voor drinken ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon aan voor het eerste uur.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en label het eten per variant. Doe dit minimaal 3 dagen vooraf, zodat je aparte verpakkingen kunt maken en niet op locatie hoeft uit te zoeken wat iedereen mag eten.
Controleer 48 uur vooraf zowel de weersverwachting als de binnen- of alternatieve locatie. Partytenten beschermen tegen lichte regen, maar bieden geen volledig plan bij harde wind of onweer.
Koel dranken en bederfelijk eten in aparte koelboxen met koelelementen. Vul de koelboxen op de ochtend zelf en vervoer sandwiches, salades en gesneden fruit pas vlak voor vertrek naar de picknickplek.
Plan de opbouw in deze volgorde: picknickplek controleren, partytenten opbouwen, tafels en stoelen plaatsen, kleden uitleggen en daarna eten, koffie en thee klaarzetten. Reken voor een team van 3 mensen ongeveer 45 tot 60 minuten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Vaderdagpicknick organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met het reserveren van de locatie en het versturen van uitnodigingen. Bevestig het aantal gasten uiterlijk 5 dagen voor de picknick, zodat je eten en materiaal kunt aanpassen.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een Vaderdagpicknick?: Gebruik het definitieve aantal gasten als basis voor sandwiches, salades, fruit en hapjes. Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en plan extra water bij warm weer.
Wanneer moet ik een slechtweerplan maken voor een Vaderdagpicknick?: Leg het alternatief uiterlijk 1 week vooraf vast en controleer het opnieuw 48 uur voor aanvang. Wacht niet tot de ochtend zelf met beslissen over tenten, een binnenruimte of verplaatsing.
Hoe lang duurt het opbouwen van een Vaderdagpicknick?: Met 3 mensen duurt de opbouw meestal 45 tot 60 minuten. Bouw eerst partytenten, tafels en stoelen op en zet pas daarna picknickkleden, servies, eten en drinken klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.