Vaderdagpicknick organiseren: checklist en planning

Een Vaderdagpicknick loopt soepel als je eerst het aantal gasten vastlegt en daarna pas boodschappen en materiaal regelt. Reserveer de locatie, verzamel dieetwensen en bevestig op tijd wat je doet bij slecht weer. Werk op de dag zelf met koelboxen, gelabelde verpakkingen en een vaste opbouwvolgorde. Zo staan tenten, tafels, kleden, eten en drinken klaar voordat de eerste gasten aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Picknicklocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Aantal gasten bevestigen
Weersverwachting controleren
Plan bij slecht weer bevestigen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Herbruikbaar materiaal verzamelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Servies en bestek controleren
Versiering voorbereiden
2 personen
Sandwiches voorbereiden
3 personen
Salades bereiden
2 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Hapjes verdelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
Eten verpakken en labelen
2 personen
Materialen naar locatie vervoeren
3 personen
Picknickplek controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Picknickkleden uitleggen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdranken serveren
2 personen
Buffet openen
2 personen
Eten bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Lichtjes inschakelen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en dranken veilig opruimen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoon achterlaten
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen reinigen
Overgebleven eten controleren
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Picknicktafelsaantal 4
Picknickkledenaantal 8
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 70
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Schenk kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Vaderdagpostersaantal 4
Tafeldecoratiesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handwasbakkenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 3
Kubbspel
Voetballenaantal 2
Picknickspelletjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor sandwiches, salades, fruit, hapjes, borden, bekers en bestek; houd voor dieetwensen aparte, duidelijk gelabelde verpakkingen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig dan ook het plan bij slecht weer. Regel partytenten of een alternatieve plek voordat je boodschappen en vervoer definitief plant.
Koel dranken en gekoeld eten apart: vul de koelboxen met koelelementen en zet dranken pas bij aankomst klaar. Zo blijven sandwiches, salades en fruit koud terwijl de koelbox voor drinken vaak open blijft.
Maak de opbouwvolgorde vooraf bekend: eerst partytenten, daarna tafels en stoelen, vervolgens picknickkleden, servies en eten. Plan minimaal 60 minuten voor vervoer, controle van de picknickplek en het opstellen van alle materialen.
Zet afvalbakken, serveertangen en schenk kannen direct bij het buffet. Dat voorkomt dat gasten met natte of volle handen zoeken en maakt opruimen aan het einde sneller; controleer herbruikbaar materiaal dezelfde avond op volledigheid.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Vaderdagpicknick organiseren?: Reserveer de picknicklocatie bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken vooraf en vraag gasten om hun aanmelding en dieetwensen binnen 7 dagen door te geven.
Hoeveel eten moet ik regelen voor een Vaderdagpicknick?: Baseer de boodschappen op het bevestigde aantal gasten en plan per persoon een hoofdportie sandwiches, een portie salade, fruit en 2 tot 3 kleine hapjes. Koop gekoelde producten uiterlijk 1 dag vooraf en bereid sandwiches en salades op de dag zelf.
Wanneer controleer ik het weer voor een Vaderdagpicknick?: Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de picknick. Bevestig uiterlijk dan de partytenten of het plan bij slecht weer, zodat vervoer en opbouw niet op het laatste moment veranderen.
Hoe lang duurt het opbouwen van een Vaderdagpicknick?: Reken voor een groep met partytenten, tafels, stoelen en picknickkleden op minimaal 60 minuten opbouwtijd. Voeg 30 minuten toe als materialen nog moeten worden uitgeladen, de plek gecontroleerd moet worden of koffie en thee nog klaargezet moeten worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.