Checklist voor een trouwlocatiebezichtiging

Een trouwlocatie bezichtigen vraagt meer voorbereiding dan alleen een afspraak maken. Je wilt vooraf weten wie meegaat, welke ruimtes je moet bekijken en welke vragen je niet ter plekke wilt vergeten. Plan ook de route, parkeermogelijkheden en het bezoekprogramma, zodat je tijdens de rondleiding gericht kunt vergelijken. Met deze checklist regel je de voorbereiding, ontvangst en praktische benodigdheden in een logische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst samenstellen
Bezichtiging aanvragen
Beschikbaarheid afstemmen
2 personen
Afspraak bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vragenlijst opstellen
2 personen
Benodigde ruimtes bepalen
2 personen
Route en parkeren controleren
Bezoekprogramma maken
Locatiegegevens controleren
Documenten printen
Boodschappen doen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
Materialen inpakken
2 personen

Event

Route naar locatie rijden
2 personen
Parkeerplaatsen controleren
Bezoekers ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Programma toelichten
Buitenruimte bekijken
2 personen
Ceremonieruimte bekijken
2 personen
Diner- en feestzaal bekijken
2 personen
Cateringfaciliteiten controleren
2 personen
Technische voorzieningen controleren
2 personen
Ruimtes en doorgangen meten
2 personen
Hapjes en dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Foto's en aantekeningen maken
2 personen
Kosten en voorwaarden bespreken
2 personen
Openstaande vragen vastleggen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie netjes achterlaten
3 personen

Nazorg

Terugreis afronden
2 personen
Aantekeningen uitwerken
Foto's ordenen
Offerte en informatie opvragen
Bezoekersnotities delen
Herbruikbare materialen reinigen
2 personen
Materialen retourneren
Documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Documentatie

Geprinte vragenlijstaantal 6
Geprinte agenda'saantal 10
Locatiefolderaantal 2
Notitieblokkenaantal 10
Balpennenaantal 12
Klembordenaantal 6
Documentmappenaantal 6
Plaknotitiesaantal 2
Markeerstiftenaantal 4
Papieren plattegrondenaantal 6
Enveloppenaantal 6

Apparatuur

Smartphone of cameraaantal 2
Powerbanksaantal 2
Oplaadkabelsaantal 3
Meetlintenaantal 2
Laserafstandsmeter
Verlengsnoer

Catering

Thermoskannenaantal 2
Herbruikbare mokkenaantal 12
Herbruikbare waterglazenaantal 12
Waterkannenaantal 2
Serveerplateausaantal 3
Koeltas
Herbruikbare lepeltjesaantal 12
Herbruikbare servettenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Handdesinfectieaantal 2
Vochtige schoonmaakdoekjes
Afvalbak

Tips

Maak vóór de bezichtiging een vragenlijst en neem per onderwerp ruimte voor notities mee. Vraag onder meer naar de indeling van de ceremonieruimte, dinerzaal en feestzaal, zodat je antwoorden later goed kunt vergelijken.
Controleer de route en parkeerplaatsen vooraf en plan extra reistijd in. Rijd de route op de dag zelf vroeg genoeg om niet gehaast aan te komen bij de locatie.
Neem een smartphone of camera, meetlinten en een powerbank mee. Maak per ruimte foto’s en noteer maten direct bij de juiste foto, anders lopen details van meerdere locaties snel door elkaar.
Print de agenda’s, vragenlijst, locatiefolder en plattegrond vooraf en stop alles in één documentmap. Neem ook meerdere pennen, notitieblokken en plaknotities mee voor opmerkingen die je later wilt terugvinden.
Bereid koffie, thee, water en hapjes pas klaar nadat het bezoekprogramma vaststaat. Met thermoskannen, mokken, glazen en een koeltas blijft de catering praktisch tijdens ontvangst en rondleiding, zonder dat je spullen op het laatste moment zoekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een trouwlocatiebezichtiging?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten per locatie. Reken extra tijd als je de buitenruimte, ceremonieruimte, dinerzaal en feestzaal uitgebreid wilt bekijken of maten wilt opnemen.
Wat moet ik meenemen naar een trouwlocatiebezichtiging?: Neem minimaal een geprinte vragenlijst, agenda, notitieblok, pennen en je smartphone of camera mee. Voor een praktische controle zijn ook een meetlint, plattegrond, powerbank en documentmap handig.
Wanneer moet ik een trouwlocatiebezichtiging aanvragen?: Vraag de bezichtiging aan zodra je weet welke locaties je serieus overweegt, bij voorkeur enkele weken vóór je gewenste bezoekdatum. Zo houd je tijd over om beschikbaarheid, route en vragenlijst af te stemmen.
Welke ruimtes moet ik bekijken tijdens een trouwlocatiebezichtiging?: Bekijk in elk geval de buitenruimte, ceremonieruimte, dinerzaal en feestzaal. Trek hiervoor ongeveer 30 tot 45 minuten uit en noteer per ruimte capaciteit, looproutes en praktische beperkingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.