Zo organiseer je een triatlon zonder cruciale gaten in je planning

Een triatlon organiseren begint niet met startnummers of een finishboog, maar met het vastleggen van het wedstrijdformat en de haalbaarheid van de drie parcoursen. Daarna regel je watergebruik, vergunningen, verkeersmaatregelen en een locatiebezoek. Pas wanneer veiligheid, routes en vrijwilligers rond zijn, publiceer je de inschrijving en bestel je materiaal. Dit plan helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te zetten en voorkomt dat zaken als reddingsmiddelen, routeborden of fietsenstalling pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
3 personen
2
Parcoursen uitzetten
4 personen
3
Vergunningen aanvragen
2 personen
4
Watergebruik bevestigen
2 personen
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
6
Locatiebezoek uitvoeren
3 personen
7
Inschrijfformulier publiceren
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Vrijwilligers werven
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Reserveringen maken
2 personen
14
Veiligheidsplan afdrukken
2 personen
15
Deelnemerslijst controleren
2 personen
16
Startnummers ontwerpen
2 personen
17
Routeborden produceren
3 personen
18
Polsbandjes sorteren
2 personen
19
Startpakketten samenstellen
4 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Materiaal controleren
3 personen
22
Fietsenstalling markeren
3 personen
23
Parcours voorfietsen
2 personen
24
Zwemzone controleren
3 personen
25
Startgebied opbouwen
5 personen
26
Fietswisselzone opbouwen
5 personen
27
Finishgebied opbouwen
5 personen
28
Inschrijftafel opstellen
3 personen
29
Cateringpunt opbouwen
3 personen
30
Verkeersborden plaatsen
4 personen
31
Parcours afzetten
6 personen
32
Waterpost inrichten
3 personen
33
Finishboog monteren
3 personen
34
Startpakketten klaarleggen
3 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

36
Deelnemers registreren
4 personen
37
Startnummers uitdelen
3 personen
38
Fietsen controleren
2 personen
39
Deelnemersbriefing geven
3 personen
40
Zwemstart begeleiden
5 personen
41
Zwemparcours bewaken
6 personen
42
Wisselzone begeleiden
4 personen
43
Fietsparcours bewaken
8 personen
44
Verkeersposten bemannen
10 personen
45
Waterpost bemannen
3 personen
46
Loopparcours bewaken
6 personen
47
Finishers registreren
3 personen
48
Medailleverband uitdelen
2 personen
49
Dranken bijvullen
3 personen
50
Fruit en snacks serveren
3 personen
51
Omroep verzorgen
2 personen
52
Fotopunt bemannen
2 personen
53
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
54
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
55
Fietsenstalling bewaken
2 personen

Nazorg

56
Parcoursborden verwijderen
5 personen
57
Verkeersafzettingen verwijderen
5 personen
58
Wisselzone afbreken
4 personen
59
Finishgebied afbreken
4 personen
60
Afval verzamelen
5 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
5 personen
63
Materiaal inventariseren
3 personen
64
Geleend materiaal retourneren
2 personen
65
Restanten opslaan
2 personen
66
Uitslagen publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Startboog
Finishboog
Fietsrekkenaantal 80

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Badmutsenaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Markeerhoedjesaantal 60
Routepijlenaantal 80
Lintenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 80
Afzethekkenaantal 30
Noppenmattenaantal 20
Podiumblokkenaantal 3
Medaillesaantal 150
Startpistool
Stopwatchesaantal 6
Reddingsboeienaantal 4
Reddingslijnenaantal 4
Peddelsaantal 4
Opblaasbare boeienaantal 10
Fietspompenaantal 4
Gereedschapssetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsstandaardsaantal 10

Apparatuur

Portofoonsaantal 15
Batterijlampenaantal 12
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 3
Megafoonsaantal 3
Stopwatchesaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Scharenaantal 6
Stanleymessenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Opslagbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 6

Decoratie

Routebordenaantal 40
Infobordenaantal 8
Pionlintaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst afstand, starttijden en wisselzones vast. Daarmee bepaal je hoeveel routepijlen, verkeerskegels, afzethekken en vrijwilligers je nodig hebt; zonder dit format blijven aanvragen en bestellingen onvolledig.
Begin vergunningen en verkeersmaatregelen ruim vóór de inschrijving. Controleer ook afzonderlijk of je het water mag gebruiken, want een goedgekeurd fiets- en loopparcours zegt niets over de zwemzone.
Plan het locatiebezoek vóór je de routes definitief maakt. Controleer de toegang voor hulpdiensten, de plek van reddingsboeien en reddingslijnen, de fietsenstalling en de ondergrond voor noppenmatten en afzethekken.
Wijs vrijwilligers per post toe en geef ze portofoons of een alternatief communicatiemiddel. Maak daarnaast een veiligheidsplan op papier en zorg dat de deelnemerslijst, startnummers en polsbandjes op de wedstrijddag overeenkomen.
Bouw het startgebied niet pas vlak voor de eerste start op. Zet startboog, zwemmarkering, fietsrekken, routeborden en finishzone vooraf klaar en test stopwatches, batterijlampen, fietspompen en gereedschapssets tijdens een volledige parcourscontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een triatlon organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met het wedstrijdformat, locatie, vergunningen en watergebruik. Reserveer in de daaropvolgende 2 tot 3 maanden de verkeersmaatregelen, vrijwilligerscoördinatie en materialen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een triatlon?: Maak per kruispunt, bevoorradingspunt, wisselzone en zwemveiligheid een aparte bezetting en plan minimaal 1 coördinator per onderdeel. Tel daarnaast 10 tot 15 procent reserve mee voor uitval op de wedstrijddag.
Wanneer moet je het triatlonparcours controleren?: Controleer het parcours minimaal 2 keer: tijdens het locatiebezoek en opnieuw in de laatste week. Fiets het fietsparcours voor en controleer de zwemzone, routepijlen, verkeerskegels en afzethekken nogmaals binnen 24 uur voor de start.
Wat moet je op de wedstrijddag klaarleggen voor een triatlon?: Leg vóór de eerste deelnemers arriveren de startnummers, badmutsen, polsbandjes, routeborden, reddingsmiddelen, portofoons en fietsreparatiemateriaal klaar. Reserveer minstens 60 minuten voor de laatste controle van startgebied, wisselzone en finish.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.