Checklist voor een goed georganiseerde theaterlezing
Een theaterlezing vraagt meer voorbereiding dan alleen een tekst en een paar stoelen. Je regelt voordragers, tekst- en uitvoeringsrechten, een logisch programma en een zaal waarin iedereen goed kan horen en zitten. Ook ontvangst, catering en route-informatie moeten op tijd klaarstaan. Gebruik deze checklist als volgorde: eerst datum, locatie en inhoud, daarna aanmeldingen en techniek, en pas op de dag zelf de opbouw, verlichting en catering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie reserveren
Voordragers bevestigen
Tekst en rechten controleren
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Techniek en microfoons testen
2 personen
Zitplaatsen en capaciteit bepalen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Route en parkeerinformatie versturen
Programmaboekjes printen
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes en fruit voorbereiden
3 personen
Locatie openen en controleren
2 personen
Zaal schoon en veilig maken
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels en ontvangstbalie plaatsen
2 personen
Leesplek inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Programmaboekjes klaarleggen
Technische generale repetitie
3 personen
Event
Voordragers ontvangen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Theaterlezing openen
Eerste lezing begeleiden
3 personen
Pauzebuffet serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede lezing begeleiden
3 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Overgebleven catering afdekken
2 personen
Nazorg
Zaal en apparatuur afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 8
- Katheder
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Glazenaantal 100
- Kopjesaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
- Serveerbladenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Audiomixer
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelmattenaantal 8
Verlichting
- Leeslampenaantal 3
- Sfeerlampenaantal 6
Decoratie
- Richtingsbordenaantal 8
- Programmabord
- Tafelkleedaantal 8
- Naamkaartjesaantal 100
- Klemplankjesaantal 4
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Drankdispensersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Serveerkommenaantal 8
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Sorteerbakkenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
Tips
- Plan de microfoontest niet pas vlak voor aanvang. Test actieve speakers, draadloze microfoons, audiomixer, laptop en HDMI-kabels op de plek waar ze tijdens de lezing worden gebruikt; controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelmatten.
- Bepaal de zaalcapaciteit voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet stoelen zo neer dat de leesplek en het katheder zichtbaar blijven en houd een duidelijke doorgang naar ontvangst, kapstokken en uitgang vrij.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit die inventaris enkele dagen voor de lezing. Bereken daarna pas de catering en controleer of glazen, kopjes, borden, besteksets, koffielepels en serveerbenodigdheden aanwezig zijn.
- Stuur route- en parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf mee met de praktische informatie. Vermeld ook hoe laat de locatie open gaat, zodat bezoekers niet voor een gesloten deur staan en je ontvangstbalie rustig kan worden ingericht.
- Leg programmaboekjes, naamkaartjes, richtingsborden en het programmabord vóór de opbouw klaar. Richt de leesplek vervolgens in met leeslampen en controleer bij het instellen van de sfeerlampen of de tekst leesbaar blijft zonder dat het publiek wordt verblind.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een theaterlezing organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, voordragers en tekst- of rechtencontrole. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de capaciteit vaststaan, meestal 3 tot 4 weken voor de lezing.
- Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een theaterlezing?
- Gebruik minimaal 1 microfoon per gelijktijdige spreker en houd bij wisselende voordragers een extra draadloze microfoon achter de hand. Test alle microfoons, standaards en de audiomixer uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals bij de opbouw.
- Wanneer moet ik de catering voor een theaterlezing regelen?
- Verzamel dieetwensen tot ongeveer 5 dagen vooraf en maak daarna de definitieve boodschappenlijst. Koel dranken op de dag zelf op tijd en bouw het buffet op vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
- Hoeveel stoelen zet ik klaar voor een theaterlezing?
- Zet het aantal stoelen gelijk aan het aantal bevestigde aanmeldingen en reserveer ongeveer 5 procent extra als de ruimte dat toelaat. Controleer tegelijk de zichtlijnen naar katheder en leesplek en laat brede doorgangen vrij.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!