Checklist para organizar una charla de teatro
Una charla de teatro necesita más que reservar una sala y preparar una conversación. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que suele hacerse: fecha, ponentes, texto, asistentes, técnica, catering y montaje. Incluye controles que suelen olvidarse, como los derechos del texto, las preferencias dietéticas, la capacidad real de la sala y la información de ruta y aparcamiento. También te ayuda a llegar al día del evento con el sonido, la iluminación y la recepción probados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la fecha y el lugar
Fijar los portadores
Revisar texto y derechos
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Probar el equipo técnico y los micrófonos
2 personas
Determinar los asientos y la capacidad
2 personas
Calcular las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Enviar información sobre la ruta y el aparcamiento
Imprimir los folletos del programa
Preparar tarjetas de nombre
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y fruta
3 personas
Abrir y revisar el lugar
2 personas
Dejar la sala limpia y segura
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar las mesas y el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el espacio de lectura
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Dejar listos los programas
Ensayo general técnico
3 personas
Evento
Recibir a los presentadores
Registrar a los visitantes
3 personas
Guiar a los visitantes al salón
2 personas
Inaugurar la charla de teatro
Presentar la primera ponencia
3 personas
Servir el buffet del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la segunda charla
3 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Cubrir el catering sobrante
2 personas
Seguimiento
Desmontar la sala y el equipo
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar la sala y los baños
3 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 8
- Atril
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazascant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 8
Iluminación
- Lámparas de lecturacant. 3
- Luces decorativascant. 6
Decoración
- Señales direccionalescant. 8
- Panel del programa
- Mantelcant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Tablas de sujecióncant. 4
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Cuencos de serviciocant. 8
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Bandejas de clasificacióncant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los ponentes antes de enviar invitaciones. Deja definidos también el texto que se revisará, sus derechos y la duración prevista de la charla.
- No esperes al día del evento para probar la técnica: comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, cables HDMI y alargadores con la misma disposición de la sala.
- Calcula los asientos según la capacidad efectiva, no solo según el número de sillas disponibles. Reserva espacio para el atril, el espacio de lectura, la recepción y los pasillos.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y calcula las cantidades de catering después de cerrar ese recuento. Enfría las bebidas y prepara aperitivos y fruta antes de abrir la sala.
- Envía con antelación la ruta y las opciones de aparcamiento, e imprime los folletos del programa y las tarjetas de nombre. El día del evento, coloca señales direccionales visibles y revisa la sala antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una charla de teatro?
- Empieza a reservar la fecha, el lugar y los ponentes al menos 6 semanas antes. Envía las invitaciones y abre las inscripciones cuando el programa y la información práctica estén confirmados.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido y los micrófonos?
- Haz una primera prueba varios días antes para detectar cables o equipos que falten. Repite la comprobación el mismo día, al menos 90 minutos antes de la llegada del público, con los micrófonos y altavoces colocados en su posición definitiva.
- ¿Cuántos asientos necesito para una charla de teatro?
- Calcula los asientos a partir del número de inscripciones confirmadas y deja espacio para pasillos, recepción, atril y lectura. Haz el recuento final entre 24 y 48 horas antes, cuando ya conozcas las cancelaciones y la capacidad real de la sala.
- ¿Cuándo preparo el catering de una charla de teatro?
- Cierra el número de asistentes y sus preferencias dietéticas entre 48 y 72 horas antes. Haz la compra después de ese recuento, prepara los aperitivos y la fruta el mismo día y enfría las bebidas con varias horas de antelación.
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