Theaterbezoek organiseren: checklist voor je groep

Een theaterbezoek met een groep vraagt vooral om strakke afspraken over tickets, betalingen en vervoer. Begin met de voorstelling en groepsreservering, verzamel daarna deelnemers, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften. In de laatste week controleer je route, vertrektijd, weersverwachting en contactgegevens. Op de dag zelf houd je aanwezigheid, documenten en noodcontacten bij elkaar, zodat niemand bij het vertrek of de ingang hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Theatervoorstelling selecteren
2 personen
Groepsreservering aanvragen
Vervoer reserveren
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidsbehoeften inventariseren
Aanmeldingen bevestigen
Contactgegevens controleren
Ticketbetaling innen
Openstaande betalingen opvolgen
Definitieve tickets bestellen
Vervoersgegevens bevestigen
Deelnemersinformatie versturen
Noodcontacten verzamelen
Route en vertrektijd controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Tickets en documenten printen
Deelnemersmappen samenstellen
2 personen
Dranken en snacks klaarzetten
2 personen
Vertrekpunt inrichten
2 personen

Event

Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstinformatie geven
Tickets uitdelen
2 personen
Dranken en snacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Groep naar vervoer begeleiden
3 personen
Aanwezigheid opnieuw controleren
2 personen
Groep naar theater begeleiden
3 personen
Groepsentree regelen
2 personen
Zitplaatsen aanwijzen
3 personen
Pauze-informatie doorgeven
Verzameltijd na voorstelling melden
Groep terug verzamelen
3 personen
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
Groep naar vertrekpunt begeleiden
3 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

Overgebleven materialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Vertrekpunt schoonmaken
2 personen
Afval weggooien
Geleende spullen retourneren
Ongebruikte tickets afhandelen
Deelnemers informeren over gevonden spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Documentatie

Geprinte theaterticketsaantal 30
Geprinte deelnemerslijstenaantal 3
Geprinte routebeschrijvingenaantal 5
Geprinte programma'saantal 30
Noodcontactformulierenaantal 30
Enveloppenaantal 30
Naamstickersaantal 40
Balpennenaantal 10
Klembordenaantal 3
Informatiebord

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 3
Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 35
Koffiemokkenaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Serveerschalenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Tafelkleedaantal 2

Meubilair

Klaptafelsaantal 2

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Sponsjesaantal 4
Handdesinfectieaantal 2
Afvalbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de groepsreservering vroeg aan en leg meteen vast wanneer de betaling binnen moet zijn. Zo houd je tijd over om openstaande betalingen op te volgen voordat de definitieve tickets worden besteld.
Verzamel toegankelijkheidsbehoeften en dieetwensen samen met de aanmelding. Controleer deze informatie opnieuw vóór je de deelnemersinformatie verstuurt; aanpassingen bij het theater of vervoer kunnen een termijn hebben.
Stuur route, vertrektijd, vervoer- en contactgegevens uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld ook wat deelnemers zelf moeten meenemen en waar zij zich melden bij het vertrekpunt.
Maak per deelnemer een envelop of map met ticket, programma en praktische informatie. Houd daarnaast een geprinte deelnemerslijst, routebeschrijving en noodcontactformulieren bij je; vertrouw hiervoor niet alleen op een telefoon.
Plan op de dag zelf tijd voor aanwezigheid registreren, welkomstinformatie en het uitdelen van documenten. Zet dranken en snacks klaar vóór de groep arriveert en neem powerbanks en oplaadkabels mee voor een lange reisdag.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een groepsreservering voor het theater aanvragen?: Vraag de groepsreservering zodra je de voorstelling en een voorlopig aantal deelnemers hebt gekozen, bij voorkeur enkele weken vooraf. Zo kun je beschikbaarheid, groepsvoorwaarden en de uiterste betaaldatum controleren voordat je uitnodigingen verstuurt.
Wanneer moet ik de definitieve theatertickets bestellen?: Bestel de definitieve tickets nadat de aanmeldingen, betalingen en eventuele wijzigingen zijn gecontroleerd. Houd daarvoor minimaal enkele werkdagen aan vóór het theaterbezoek, zodat je tickets kunt printen en per deelnemer kunt klaarleggen.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een theaterbezoek?: Stuur de informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor vertrek. Neem vertrektijd, vertrekpunt, route, vervoersgegevens, contactpersoon, ticketafspraken en wat deelnemers zelf moeten meenemen op.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor vertrek met een groep?: Plan minimaal 30 minuten voor aanwezigheid registreren, documenten uitdelen en vragen beantwoorden. Tel extra tijd op als deelnemers met gereserveerd vervoer komen of als je de route en tickets ter plaatse nog moet controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.