Tennistoernooi organiseren: checklist en planning

Een tennistoernooi organiseren vraagt vooral om een strak speelschema en duidelijke afspraken op de baan. Leg eerst datum, locatie, banen en kleedruimtes vast en bepaal daarna het format, zodat je weet hoeveel wedstrijden en begeleiders nodig zijn. Verwerk inschrijvingen en betalingen op tijd en publiceer het definitieve schema vóór de wedstrijddag. Controleer daarnaast tennisballen, netten, scoreborden, catering en stroomvoorziening; juist reserveballen, verlengkabels en koeling worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Banen en kleedruimtes reserveren
Toernooiformaat bepalen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Betalingen controleren
Definitief speelschema publiceren
2 personen
Wedstrijdbegeleiders inplannen
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Ballen en materiaal controleren
2 personen
Prijzen klaarzetten
Deelnemers herinneren
Koelboxen vullen
2 personen
Borden en scorekaarten printen
Terrein inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt installeren
2 personen
Ballen over de banen verdelen
2 personen
Scoreborden klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Toernooiregels toelichten
Opwarming begeleiden
2 personen
Wedstrijden begeleiden
4 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Scoreborden bijwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Ballen vervangen
2 personen
Eindwedstrijden aankondigen
Finales begeleiden
3 personen
Winnaars huldigen
2 personen
Deelnemers bedanken

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Banen en terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende rackets retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Uitslagen naar deelnemers sturen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Inschrijftafel
Partytentenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Tennisballenaantal 48
Reserve tennisballenaantal 24
Tennisschermersaantal 4
Reserve tennisracketsaantal 8
Scorebordenaantal 8
Wedstrijdnettenaantal 2
Pionnenaantal 20
Veldmarkeringstapeaantal 4
Ballenkokersaantal 12
Handdoekenaantal 20

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 2
Powerbanksaantal 3
Draagbare luidspreker
Microfoon
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Kurkentrekkeraantal 2
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Wedstrijdbannersaantal 4
Richtingsbordenaantal 8
Startnummersaantal 32
Prijzenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Reinigingsdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inschrijving niet pas op de wedstrijddag: controleer uiterlijk 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, betalingen en dieetwensen. Zo kun je het speelschema en de catering op aantallen afstemmen.
Maak naast het wedstrijdschema ook een korte baanindeling met wisseltijden. Houd reserveblokken vrij, zodat één uitgelopen wedstrijd niet meteen het hele toernooi vertraagt.
Tel het sportmateriaal twee keer: controleer tennisballen, reserveballen, netten, scoreborden en reserverackets bij het ophalen én tijdens de terreininspectie.
Richt de inschrijftafel minstens 45 minuten voor de eerste wedstrijd in met deelnemerslijst, scorekaarten, pennen en een laptop of telefoon. Leg prijzen en medailles apart klaar, zodat de afsluiting niet afhankelijk is van zoeken.
Vul koelboxen en thermoskannen kort voor de start en zorg voor voldoende tafels, stoelen en eventueel partytenten. Test microfoon, luidspreker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een tennistoernooi organiseren?: Leg datum, locatie, banen en kleedruimtes bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de inschrijving daarna en sluit die uiterlijk 7 dagen voor het toernooi, zodat je het definitieve schema kunt maken.
Wanneer maak je het speelschema voor een tennistoernooi?: Maak eerst een voorlopig schema zodra de inschrijving opent. Publiceer het definitieve speelschema uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijddag en controleer op de dag zelf nog de baanbeschikbaarheid.
Hoeveel tennisballen heb je nodig voor een toernooi?: Reken per wedstrijd op minimaal 3 gebruikte tennisballen en leg daarnaast per baan een set reserveballen klaar. Voor 4 banen betekent dat bijvoorbeeld minstens 12 wedstrijdballen plus 4 reservesets.
Hoeveel tijd heb je nodig om een tennistoernooi op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor terrein, inschrijftafel, catering, scoreborden en techniek. Laat de organisatie 45 minuten voor de eerste wedstrijd operationeel zijn, zodat deelnemers rustig kunnen aanmelden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.