Checklist voor een tafeltennistoernooi organiseren

Een tafeltennistoernooi staat of valt met een strak schema en genoeg materiaal op het juiste moment. Regel eerst de zaal, het format en de inschrijvingen; sluit daarna de deelnemerslijst voordat je wedstrijden indeelt. Reserveer tafels, netten en extra batjes ruim vooraf en wijs vrijwilligers toe aan ontvangst, scores en tijdkeeping. Op de dag zelf controleer je de speelvloer, zet je scoreborden klaar en leg je wedstrijdmateriaal per tafel klaar. Met deze checklist houd je overzicht van voorbereiding tot opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Toernooiformat bepalen
2 personen
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst sluiten
Wedstrijdschema maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
Tafeltennistafels reserveren
Extra batjes reserveren
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Consumpties inkopen
2 personen
Prijzen en medailles ophalen
Scorebladen printen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Wedstrijdmateriaal inpakken
2 personen
Deelnemers herinneren

Event

Zaal openen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Speelvloer controleren
2 personen
Tafeltennistafels opstellen
4 personen
Netten en afscheidingen plaatsen
3 personen
Scoreborden klaarzetten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Aanmeldbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Openingsuitleg geven
Warming-up begeleiden
2 personen
Voorronde begeleiden
6 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Finaleronde begeleiden
6 personen
Speelschema bijwerken
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Winnaars huldigen
2 personen
Uitslagen publiceren

Nazorg

Tafels afbreken
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Deelnemers uitslagen mailen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafeltennistafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Ontvangsttafel
Cateringtafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Tafeltennisnettenaantal 6
Tafeltennisbatjesaantal 16
Tafeltennisballenaantal 80
Scorebordenaantal 6
Vloerafscheidingenaantal 24
Reserve-netjesaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Stopwatchaantal 2
Megaphone

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiemokkenaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Toernooibanner
Richtingsbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Tafelkledenaantal 6

Catering

Medaillesaantal 3
Bekers voor winnaarsaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegersaantal 3
Reinigingshandschoenenaantal 6

Verlichting

LED-bureaulampenaantal 4

Tips

Sluit de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor het toernooi. Pas daarna maak je het wedstrijdschema, zodat je niet opnieuw hoeft te schuiven met poules of rondes.
Plan per speeltafel een scorebord, scorebladen, batjes en voldoende ballen. Leg ook reserve-netjes en extra batjes apart bij de wedstrijdleiding, niet verspreid door de zaal.
Wijs minimaal één vrijwilliger aan voor de ontvangst en één per paar tafels voor scores en wedstrijdverloop. Geef hen vooraf de wedstrijdregels en een duidelijke starttijd per ronde.
Open de zaal minstens 60 minuten voor de eerste wedstrijd. Gebruik die tijd voor het opstellen van de tafels, netten en vloerafscheidingen en controleer daarna of alle speelvloeren vrij zijn.
Koop consumpties pas nadat je de deelnemerslijst en dieetwensen hebt verwerkt. Zet ontvangst, catering en wedstrijdleiding op aparte tafels, zodat deelnemers zich kunnen aanmelden zonder de wedstrijden te hinderen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tafeltennistoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de zaal, het toernooiformat en de reservering van tafeltennistafels. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het toernooi.
Hoeveel tafeltennistafels heb ik nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers, de wedstrijdduur en het aantal rondes. Reserveer als praktische richtlijn één tafel per 4 tot 6 actieve spelers en houd minimaal één extra tafel achter de hand als de ruimte dat toelaat.
Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor een tafeltennistoernooi?: Maak het definitieve schema zodra de deelnemerslijst gesloten is, meestal 3 tot 5 dagen voor de wedstrijddag. Print scorebladen en naamkaartjes uiterlijk de avond ervoor, zodat je op locatie alleen nog hoeft klaar te zetten.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor het opbouwen van een tafeltennistoernooi?: Plan minimaal 60 minuten vóór de eerste wedstrijd voor tafels, netten, afscheidingen, scoreborden en ontvangst. Bij veel tafels of een externe levering is 90 minuten veiliger, inclusief controle van de speelvloer en het materiaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.