Survivalwedstrijd organiseren: checklist en planning
Een survivalwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een route met obstakels uitzetten. Je legt eerst het format, de deelnemerslimiet en de locatie vast en werkt daarna de veiligheid, vergunningen en wedstrijdregels uit. Reserveer materiaal, toiletten en stroom op tijd en test elke proef op de route. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste afspraken tot de inschrijving, teamindeling en uitvoering op de wedstrijddag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Deelnemerslimiet vaststellen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Route en terrein inspecteren
3 personen
Risico's per onderdeel vastleggen
2 personen
EHBO-post bepalen
2 personen
Noodnummers verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
Puntentelling vastleggen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Teams samenstellen
2 personen
Teamindeling versturen
Materiaal reserveren
Toiletvoorziening reserveren
Stroomvoorziening reserveren
Vergunningen aanvragen
Route uitzetten
3 personen
Obstakels en proeven testen
4 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Materiaal ophalen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Teamkaarten voorbereiden
2 personen
Scoreformulieren voorbereiden
2 personen
Routepijlen sorteren
2 personen
Weerscheck uitvoeren
Terrein opnieuw inspecteren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
Wedstrijdproeven opbouwen
8 personen
Route markeren
4 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Teams naar de start begeleiden
4 personen
Startsignaal geven
2 personen
Proefposten bemannen
10 personen
Scoreformulieren bijhouden
3 personen
Deelnemers langs de route begeleiden
4 personen
EHBO verlenen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Finishers registreren
3 personen
Eindscores controleren
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal verzamelen
6 personen
Routepijlen verwijderen
4 personen
Afval inzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen laten drogen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
3 personen
Borg en afval afhandelen
Deelnemersfoto's versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 40
- Inschrijftafel
- Jurytafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Portofoonsaantal 12
- Geluidssysteem
- Megafoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Stopwatchesaantal 8
- Luidsprekerstandaardsaantal 2
Sportmateriaal
- Touwladdersaantal 4
- Klimtouwenaantal 6
- Trektouwenaantal 4
- Kabelhaspelsaantal 3
- Houten balkenaantal 8
- Strobalenaantal 20
- Kunststof krattenaantal 30
- Waterbakkenaantal 6
- Pionnenaantal 40
- Markeerkegelsaantal 30
- Hoepelsaantal 12
- Zandzakkenaantal 20
- Emmersaantal 20
- Tennisballenaantal 30
- Houten stokkenaantal 30
- Navigatiekompassenaantal 20
- Waterdichte kaartenhoezenaantal 20
- Pionlintaantal 10
- Wedstrijdvlaggenaantal 12
- Startnummersaantal 100
- Medaillelintenaantal 30
- Medaillesaantal 30
- Prijzenaantal 3
- Krijtbordenaantal 6
- Scorebordenaantal 6
- Scoreformulierenaantal 150
- Pennenaantal 40
- Routepijlenaantal 60
- Afzetlintaantal 10
- Haringenaantal 100
- Rubberen hamersaantal 8
- Werkhandschoenenaantal 30
- Veiligheidshelmenaantal 20
- Veiligheidsvestenaantal 20
- Regenponcho'saantal 30
- Thermodekensaantal 20
- Waterjerrycansaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokkenaantal 20
- Zaklampenaantal 20
- Hoofdlampenaantal 20
- Batterijenaantal 40
- Kabelbindersaantal 200
- Ducttapeaantal 8
- Meetlintenaantal 6
- Tarpdoekenaantal 8
- Pionnenzakkenaantal 8
Keuken
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Soepketelsaantal 2
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Scharenaantal 4
- Tangenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbaar bestekaantal 150
- Koffiekannenaantal 4
- Soeplepelsaantal 4
- Dienbladenaantal 8
Verlichting
- Led-lichtslingersaantal 8
- Led-bouwlampenaantal 6
- Lantaarnsaantal 10
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Emmers voor schoonmaakaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Handdesinfectiepompenaantal 8
- Eerstehulpkoffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de terreininspectie vóór je de route definitief maakt. Controleer per onderdeel de ondergrond, doorgang, valgevaar en bereikbaarheid van de EHBO-post.
- Test obstakels en proeven met dezelfde materialen die je op de wedstrijddag gebruikt. Controleer bijvoorbeeld touwladders, klimtouwen, waterbakken, strobalen en kunststof kratten op stabiliteit.
- Werk met één vast wedstrijdreglement waarin tijdmeting, puntentelling, tijdstraffen en hulp van teamleden staan. Stuur dit uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd mee met de teamindeling.
- Maak een vrijwilligersrooster met minimaal één verantwoordelijke per proef, een aparte jury en een centraal aanspreekpunt. Gebruik portofoons voor de routeposten en houd een megafoon achter de hand voor gezamenlijke instructies.
- Reserveer stroom, toiletten en beschutting niet pas na de inschrijvingen. Controleer minstens 4 weken vooraf waar verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels, partytenten en afvalbakken veilig kunnen staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een survivalwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je locatie, vergunningen, verzekering, veiligheidsplan, materiaal en vrijwilligers; vergunningen kunnen extra tijd vragen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een survivalwedstrijd?
- Reken op minimaal één vrijwilliger per proef of routepost, plus een wedstrijdcoördinator, EHBO-verantwoordelijke en jury. Bij 10 proeven kom je daardoor al snel uit op 14 tot 18 vrijwilligers.
- Wanneer moet ik de deelnemers inschrijven en teams indelen?
- Open de aanmeldingen uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd en sluit ze ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen en contactgegevens direct, zodat je teams en praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de start kunt versturen.
- Welke veiligheidsmaatregelen zijn nodig bij een survivalwedstrijd?
- Leg per onderdeel de risico’s en beheersmaatregelen vast, inspecteer de route vooraf en bepaal een duidelijk bereikbare EHBO-post. Verzamel noodnummers en controleer minstens 2 weken vooraf of vergunning en verzekering de geplande proeven en locatie dekken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!