Studiereis organiseren: checklist van voorbereiding tot vertrek

Een studiereis vraagt meer voorbereiding dan alleen vervoer en een programma boeken. Je moet deelnemersgegevens, toestemmingen, medische informatie en dieetwensen op tijd compleet hebben. Daarna volgen groepsindeling, reserveringen, werkopdrachten en praktische voorbereiding zoals lunchpakketten, documenten en opgeladen telefoons. Deze checklist helpt je de 51 taken in een logische volgorde af te werken, zodat je op de vertrekdag alleen nog hoeft te controleren, te ontvangen en te verdelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doel en programma vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Toestemmingsformulieren versturen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische gegevens controleren
2 personen
Contactgegevens controleren
Groepsindeling maken
2 personen
Begeleiders aan groepen koppelen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Reisroute controleren
2 personen
Vertrektijden controleren
Werkopdrachten voorbereiden
2 personen
Programma en regels printen
Noodnummers verzamelen
Deelnemers informeren
Aanwezigheid opnieuw controleren
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
Dranken koelen
Documenten per groep verdelen
2 personen

Event

Verzamelpunt inrichten
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Groepen naar vervoer begeleiden
5 personen
Groepen bij vertrek tellen
5 personen
Werkopdrachten uitdelen
3 personen
Groepen begeleiden
5 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
Werkopdrachten innemen
2 personen
Groepen voor vertrek tellen
5 personen
Deelnemers naar vervoer begeleiden
5 personen
Aanwezigheid bij terugreis registreren
3 personen
Deelnemers bij aankomst tellen
5 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
5 personen

Nazorg

Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Overgebleven eten controleren
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen teruggeven
Documenten archiveren
Materialen retourneren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Servetdispensersaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Thermoskannenaantal 4
Lunchboxenaantal 55
Boodschappen

Materialen

Naamstickersaantal 60
Watervaste stiftenaantal 12
Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 60
Werkmappenaantal 12
Printpapieraantal 100
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Markeerstiftenaantal 12
Enveloppenaantal 12

Apparatuur

Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Begin 4 tot 6 weken vooraf met doel, programma, deelnemerslijst en reserveringen. Verstuur toestemmingsformulieren en uitnodigingen meteen, zodat je niet pas in de laatste week ontbrekende gegevens hoeft na te jagen.
Sluit de deelnemersadministratie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Controleer dan opnieuw contactgegevens, medische gegevens, dieetwensen en aanmeldingen; maak daarna pas de definitieve groepsindeling.
Controleer reisroute, vertrektijden en reserveringen twee keer: ongeveer 7 dagen vooraf en opnieuw op de avond vóór vertrek. Noteer noodnummers per groep en geef begeleiders hun documenten en groepsinformatie.
Maak werkmappen en werkopdrachten uiterlijk 2 dagen vooraf klaar. Verdeel programma, regels en documenten per groep op klemborden of in enveloppen en leg extra printpapier, pennen en markeerstiften apart.
Bereid lunchpakketten en drinken de avond ervoor voor. Koel dranken in koelboxen met koelelementen, laad powerbanks en telefoons op en richt het verzamelpunt zo in dat naamstickers en aanwezigheid direct kunnen worden gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een studiereis organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met het programma, de deelnemerslijst, reserveringen en toestemmingsformulieren. Plan de definitieve controle van deelnemers en documenten in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet ik toestemmingsformulieren voor een studiereis versturen?: Verstuur ze zodra de datum, route en het programma vaststaan, bij voorkeur minstens 4 weken voor vertrek. Stel een inlevertermijn van 7 dagen vóór de studiereis, zodat je ontbrekende formulieren nog kunt opvolgen.
Wanneer maak je de groepsindeling voor een studiereis?: Maak de groepsindeling nadat de aanmeldingen en relevante medische gegevens zijn gecontroleerd, meestal 5 tot 7 dagen voor vertrek. Koppel daarna de begeleiders en verdeel de documenten per groep.
Wat moet ik de avond voor een studiereis controleren?: Controleer de reisroute, vertrektijden, reserveringen en aanwezigheid opnieuw. Leg lunchpakketten, gekoelde dranken, werkmappen, noodnummers en opgeladen powerbanks klaar, zodat je op de vertrekdag niet meer hoeft te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.