Zo organiseer je een squashtoernooi zonder chaos

Begin met de datum, het format en het aantal beschikbare squashbanen. Die keuzes bepalen hoeveel deelnemers je aankunt, hoeveel wedstrijden je plant en hoeveel scheidsrechters en vrijwilligers nodig zijn. Open daarna de inschrijving, verzamel dieetwensen en maak pas na de bevestigde deelnemerslijst het wedstrijdschema. Regel prijzen, catering en sportmateriaal ruim vooraf; op de dag zelf draait alles om een gepubliceerd schema, ingevulde wedstrijdformulieren en een korte controle van banen en kleedkamers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en format vastleggen
2 personen
2
Squashbanen reserveren
3
Toernooiregels opstellen
2 personen
4
Prijzengeld en prijzen regelen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bevestigen
10
Wachtlijst bijwerken
11
Wedstrijdschema maken
2 personen
12
Wedstrijdschema publiceren
13
Vrijwilligers inplannen
2 personen
14
Scheidsrechters aanwijzen
15
Cateringbestelling controleren
16
Boodschappenlijst maken
2 personen
17
Prijzen en medailles bestellen
18
Deelnemers herinneren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Broodjes en wraps voorbereiden
3 personen
23
Wedstrijdformulieren printen
24
Deelnemersbadges klaarmaken
2 personen
25
Banen en kleedkamers controleren
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Scoreborden klaarzetten
2 personen
29
Route- en baanborden plaatsen
2 personen
30
Versiering ophangen
2 personen
31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
33
Sportmateriaal per baan verdelen
2 personen
34
Muziek en timer testen
35
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

36
Registratiebalie bemannen
2 personen
37
Deelnemers ontvangen
3 personen
38
Openingsuitleg geven
2 personen
39
Wedstrijden begeleiden
6 personen
40
Uitslagen verwerken
2 personen
41
Catering serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Voorraad en afval controleren
2 personen
44
Finalisten aankondigen
45
Finale begeleiden
3 personen
46
Winnaars huldigen
3 personen
47
Groepsfoto maken
2 personen
48
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

49
Catering opruimen
3 personen
50
Servies afwassen
2 personen
51
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
52
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
53
Afval afvoeren
2 personen
54
Locatie schoonmaken
4 personen
55
Borg en sleutels afhandelen
56
Materialen retourneren
2 personen
57
Uitslagen naar deelnemers sturen
58
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Squashballenaantal 50
Reserve squashracketsaantal 8
Squashbrillenaantal 20
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 4
Medaillesaantal 6
Bekersaantal 3

Kantoor

Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Deelnemersbadgesaantal 50
Wedstrijdformulierenaantal 100
Prijslijstenaantal 10
Papieren polsbandjesaantal 60

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Mobiele opladersaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiemokkenaantal 50

Decoratie

Toernooibanner
Ballonnenaantal 40
Richtingsbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Veiligheid

EHBO-kit

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer bijvoorbeeld het maximumaantal deelnemers, de speelvorm en hoeveel wedstrijden iedere deelnemer minimaal speelt; zo weet je hoeveel banen en tijdvakken je moet reserveren.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het toernooi en bevestig daarna de deelnemerslijst. Werk een wachtlijst bij zodra het maximum is bereikt, in plaats van losse aanmeldingen via e-mail te laten rondzwerven.
Maak het wedstrijdschema pas wanneer de inschrijving is gecontroleerd en publiceer het uiterlijk 48 uur vooraf. Zet per wedstrijd een baan, tijdstip en verantwoordelijke scheidsrechter, zodat deelnemers niet op de dag zelf hoeven te zoeken.
Plan vrijwilligers in aparte rollen: ontvangst, wedstrijdbegeleiding, catering en materiaalbeheer. Leg scoreborden, fluitjes, klemborden, pennen en wedstrijdformulieren per baan klaar; een centrale doos zorgt meestal voor vertraging.
Koel dranken en bereid broodjes en wraps op de dag zelf voor, maar controleer de cateringbestelling de avond ervoor. Zet herbruikbare bekers, borden en bestek klaar en controleer vóór de eerste wedstrijd ook de banen, kleedkamers, verlengkabels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel squashbanen heb je nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers, het format en de beschikbare speeltijd. Reken eerst uit hoeveel wedstrijden je nodig hebt en reserveer de banen zo vroeg mogelijk; doe dat bij voorkeur 6 tot 8 weken vóór de toernooidatum.
Wanneer moet je een squashtoernooi openstellen voor inschrijving?: Open de aanmelding zodra datum, format, locatie en regels vastliggen, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen vóór het toernooi, zodat je de lijst, wachtlijst en catering nog kunt controleren.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een squashtoernooi?: Maak het schema nadat de deelnemerslijst is bevestigd en eventuele afmeldingen zijn verwerkt. Publiceer het uiterlijk 48 uur vooraf en druk op de dag zelf extra wedstrijdformulieren af voor wijzigingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een squashtoernooi?: Plan minimaal één persoon voor ontvangst en registratie, één wedstrijdcoördinator en één persoon voor catering en materiaal. Bij meerdere gelijktijdige banen is per actieve baan een scheidsrechter of wedstrijdbegeleider nodig; maak de indeling minstens 7 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.