Sportkamp organiseren: checklist en planning
Een sportkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen sportmateriaal klaarzetten. Je regelt vooraf de locatie, reserveringen, deelnemers, toestemmingen en dieetwensen, en maakt daarna teams en een programma. Op de dag zelf moeten registratie, veiligheidsuitleg, warming-up, clinics, lunch en materiaalwissels soepel verlopen. Met deze checklist zie je wat je wanneer afrondt en welke details vaak pas op het laatste moment problemen geven.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Sportprogramma samenstellen
3 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingen verzamelen
2 personen
Deelnemerslijst afronden
2 personen
Teams indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Deelnemersinformatie printen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Lunch en drank klaarzetten
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Welkom en veiligheidsuitleg geven
2 personen
Warming-up begeleiden
4 personen
Sportclinic voetbal begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Sportclinic basketbal begeleiden
3 personen
Fruitpauze uitdelen
2 personen
Sportclinic volleybal begeleiden
3 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Diner serveren
4 personen
Sportquiz begeleiden
2 personen
Avondspel begeleiden
4 personen
Laatste ronde dranken uitdelen
2 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen
Nazorg
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 50
- Tafels voor registratieaantal 2
- Partytentaantal 2
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 8
- Basketballenaantal 8
- Volleybalballenaantal 8
- Handballenaantal 6
- Pionnenaantal 40
- Markeringshoedjesaantal 50
- Laddersaantal 4
- Springtouwenaantal 20
- Hesjesaantal 50
- Mini-doelenaantal 4
- Volleybalnettenaantal 2
- Fluitjesaantal 6
- Stopwatchesaantal 4
- Teamlintenaantal 8
- Prijzen en medaillesaantal 50
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Megafoon
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 60
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbaar bestekaantal 60
- Serveerschalenaantal 10
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Bezem en blikaantal 3
- Dweilmoppenaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het sportkamp en rond daarna de deelnemerslijst af. Gebruik die lijst meteen voor teamindeling, toestemmingen, dieetwensen en de aantallen voor lunch en drank.
- Controleer sportmateriaal 2 tot 3 dagen vooraf en test ballen, netten, pionnen, hesjes, fluitjes en stopwatches op volledigheid. Leg per onderdeel een aparte materiaalset klaar, zodat je tijdens de voetbalclinic niet hoeft te zoeken.
- Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor de start. Zet eerst sportvelden en partytent uit, plaats daarna registratie-, lunch- en zitplekken en test als laatste speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen.
- Zet bij de registratiebalie de deelnemerslijst, teamlinten en deelnemersinformatie klaar. Houd minstens 15 minuten voor aanvang vrij voor registratie; zo begint de veiligheidsuitleg niet terwijl deelnemers nog binnenkomen.
- Maak een regen- en hitteplan zodra je 48 uur voor de start de weersverwachting controleert. Zorg dat lunch, drinkbekers, waterkannen en EHBO-materiaal bereikbaar blijven en spreek af wie dranken bijvult en het programma aanpast.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sportkamp organiseren?
- Leg datum, locatie en reserveringen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de start en sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen van tevoren.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een sportkamp op te bouwen?
- Reken op minimaal 90 minuten voor de opbouw. Reserveer daarnaast 15 minuten voor deelnemersregistratie en plan de veiligheidsuitleg pas nadat de meeste deelnemers binnen zijn.
- Wanneer maak ik de teams voor een sportkamp?
- Maak de teamindeling 5 tot 7 dagen vooraf, zodra de deelnemerslijst definitief is. Neem leeftijd, niveau en eventuele praktische aandachtspunten mee en leg de teamlinten per groep klaar.
- Hoeveel drinken moet ik voorzien voor een sportkamp?
- Plan minimaal 1,5 liter drinken per deelnemer voor een sportdag en zet extra water klaar bij warm weer. Vul de waterkannen en koelboxen vóór de start en controleer daarna minstens elk uur de voorraad.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!