Zo organiseer je een sportclubbarbecue

Begin bij de aanmeldingen, niet bij de boodschappen. Verzamel meteen dieetwensen en maak daarna een definitieve gastenlijst, zodat je weet hoeveel vlees, salades, brood en drank nodig zijn. Reserveer barbecue, extra koeling en partytenten op tijd; vooral op sportdagen zijn die snel weg. Werk vervolgens naar een vaste opbouw toe: eerst stroom, licht en tafels, daarna buffet, drank en barbecue. Zo voorkom je dat gekoeld eten te lang buiten staat of dat allergenen tussen de gewone schalen belanden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitieve gastenlijst maken
5
Weersverwachting controleren
6
Barbecue reserveren
7
Extra koeling reserveren
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
11
Groenten wassen
2 personen
12
Salades voorbereiden
3 personen
13
Sauzen klaarzetten
2 personen
14
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Koffie en thee klaarzetten
17
Tafels opstellen
4 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Barbecue opstellen
3 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Licht en stroom aansluiten
2 personen
23
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
24
Afvalpunten inrichten
2 personen
25
Allergenen duidelijk markeren

Event

26
Grill aansteken
2 personen
27
Gasten ontvangen
2 personen
28
Dranken uitgeven
2 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Vlees en groente grillen
4 personen
31
Salades en brood serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Koffie en thee serveren
34
Afval tussentijds legen
2 personen

Nazorg

35
Barbecue veilig uitdoven
2 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Eten en dranken opruimen
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
39
Partytenten afbreken
4 personen
40
Locatie schoonmaken
4 personen
41
Afval wegbrengen
2 personen
42
Materialen droog opslaan
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Aluminium schalenaantal 10

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Beachvolleyballenaantal 2
Frisbeesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Sponsjesaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2
Blikjes- en flessenkrattenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de definitieve boodschappen pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Tel per aanwezige mee of die vegetarisch eet of een allergie heeft en markeer die gerechten apart met een eigen serveertang.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf. Zet partytenten zo nodig eerder klaar en regel voldoende bevestiging; wind en regen zorgen anders voor vertraging tijdens de opbouw.
Reserveer barbecue, gasflessen en extra koeling zodra de datum vaststaat. Zet vlees en andere bederfelijke producten direct na het boodschappen doen gekoeld weg en vul koelboxen pas vlak voor het uitserveren.
Bouw op volgorde op: eerst tafels, stoelen, tenten, licht en stroom, daarna servies en buffet. Houd de barbecue vrij van doorloop en plaats afvalpunten op minstens twee logische plekken bij het eetgedeelte.
Zet sauzen, salades, brood en beleg pas klaar wanneer het buffet geopend wordt. Gebruik aparte tangen en schalen voor allergenenvrije opties en schrijf duidelijk op wat erin zit, zodat niemand hoeft te gokken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportclubbarbecue organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Reserveer barbecue, extra koeling en partytenten uiterlijk 2 tot 3 weken van tevoren; een week vooraf maak je de definitieve gastenlijst en boodschappenlijst.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een sportclubbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast altijd water en houd extra gekoelde voorraad achter de hand voor een warme middag.
Wanneer moet ik vlees en salades voorbereiden voor de barbecue?: Was groenten en maak salades bij voorkeur op de dag zelf, enkele uren voor de start. Vlees haal je zo laat mogelijk uit de koeling: zet het pas vlak voor het grillen klaar en bewaar de rest gekoeld.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een sportclubbarbecue?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, partytenten, barbecue, stroom, licht, buffet en afvalpunten. Laat de laatste 30 minuten over voor het koud zetten van dranken, het klaarzetten van servies en een controle van allergenen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.