Zo organiseer je een sponsorloop

Begin een sponsorloop niet met de startnummers, maar met de route, vergunning en veiligheidsafspraken. Zodra de locatie en datum vaststaan, kun je sponsorpakketten, inschrijvingen en vrijwilligers plannen. Werk daarna toe naar een definitieve routekaart, duidelijke routeposten en een complete deelnemerslijst. In de laatste week draait alles om controleren: materialen, startpakketten, catering, techniek en instructies voor verkeersregelaars en EHBO-vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Routevergunning aanvragen
2
Locatie voor start reserveren
3
Verzekering controleren
4
Sponsorpakketten samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Inschrijfformulier openen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Route definitief uitzetten
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Startnummers bestellen
12
Verkeersregelaars vastleggen
13
EHBO-vrijwilligers vastleggen
14
Catering reserveren
15
Muziek en microfoon reserveren
16
Routekaart publiceren
17
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
18
Sponsorlogo's verzamelen
19
Routeposten indelen
2 personen
20
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
21
Startnummerlijst afdrukken
22
Donatieformulieren afdrukken
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Materialen controleren
2 personen
25
Startpakketten samenstellen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Routeborden voorbereiden
2 personen
28
Weersverwachting controleren

Event

29
Startgebied opbouwen
5 personen
30
Route uitzetten
5 personen
31
Inschrijftafels opstellen
3 personen
32
Sponsoruitingen ophangen
3 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Vrijwilligers instrueren
2 personen
35
Inschrijving openen
4 personen
36
Startnummers uitdelen
3 personen
37
Deelnemers welkom heten
2 personen
38
Startloop begeleiden
4 personen
39
Routeposten bemannen
8 personen
40
Waterpunten bemannen
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
EHBO verlenen
2 personen
43
Aankomst registreren
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Uitslagen verwerken
2 personen
46
Prijzen uitreiken
2 personen
47
Donaties inzamelen
2 personen
48
Afscheid en bedankwoord verzorgen
2 personen

Nazorg

49
Routeborden verwijderen
4 personen
50
Materialen afbreken
5 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Afval verzamelen
3 personen
53
Locatie schoonmaken
4 personen
54
Geleende materialen retourneren
2 personen
55
Donaties veilig overdragen
2 personen
56
Sponsoren bedankbericht sturen
57
Deelnemers uitslag toesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Routepijlenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 40
Afzetlintaantal 6
Hesjesaantal 20
Stopwatchesaantal 4
Medaillelintenaantal 150

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Sponsorbannersaantal 10
Startfinishbanner
Vlaggenaantal 20

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Handdesinfectie dispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de routevergunning vroeg aan en controleer tegelijk de verzekering. Regel dit bij voorkeur minimaal 8 weken voor de loop, omdat de route pas daarna definitief kan worden gepubliceerd.
Open het inschrijfformulier zodra de sponsorpakketten en praktische informatie klaar zijn. Sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen voor de sponsorloop, zodat je startnummers, dieetwensen en startpakketten kunt voorbereiden.
Leg verkeersregelaars en EHBO-vrijwilligers niet pas in de laatste week vast. Maak per routepost een indeling en deel de instructies uiterlijk 3 dagen vooraf, inclusief routekaart en telefoonnummers.
Controleer de route een tweede keer op de dag vóór het evenement. Tel routepijlen, verkeerskegels, afzetlint en hesjes; ontbrekende markering valt buiten vaak pas op als deelnemers al onderweg zijn.
Maak aparte bakken voor start, route en finish. Leg startnummers met veiligheidsspelden klaar, test microfoon en speakers 2 uur voor aanvang en controleer verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsorloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je de routevergunning, locatie, verzekering, sponsorpakketten, vrijwilligers en catering. Houd de laatste 7 dagen vrij voor deelnemersadministratie en materiaalcontrole.
Wanneer moet je de inschrijving voor een sponsorloop sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 5 tot 7 dagen voor de start. Dan heb je tijd om aanmeldingen te verwerken, dieetwensen te verzamelen, startnummers te bestellen en startpakketten samen te stellen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorloop?: Reken per routepost op 1 of 2 vrijwilligers en plan daarnaast aparte mensen voor inschrijving, start, finish en catering. Voor een kleine sponsorloop zijn vaak 10 tot 15 vrijwilligers nodig; een langere route vraagt meer bezetting.
Wanneer zet je de route van een sponsorloop uit?: Zet de route definitief uit op de dag vóór het evenement of minimaal 2 uur voor de start. Plaats routepijlen, verkeerskegels en afzetlint volgens de routekaart en laat daarna iemand de volledige route nalopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.