Snowboardreis organiseren: checklist en planning

Een snowboardreis vraagt meer voorbereiding dan alleen een accommodatie en een skipas boeken. Je moet deelnemers, vervoer, materiaal, lessen, maaltijden en noodinformatie op elkaar afstemmen. Begin met de deelnemerslijst en reisdocumenten, leg daarna bus en accommodatie vast en regel vervolgens skipassen en huurmateriaal. In de laatste week controleer je het weer, de route, de bagage en de boodschappen. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat gegevens, beschermingsmateriaal of praktische afspraken pas op de vertrekdag boven water komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Reisdocumenten controleren
2 personen
Busreservering bevestigen
Accommodatie reserveren
Skipassen reserveren
Snowboardmateriaal reserveren
Snowboardlessen reserveren
Reisverzekering controleren
Kamerindeling maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Paklijst versturen
Materiaalvoorkeuren verzamelen
Skipasgegevens controleren
Weersverwachting controleren
Route en verkeersinformatie controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Huurmateriaal controleren
2 personen
EHBO-set aanvullen
Bagagelabels maken
2 personen
Bagage verzamelen
3 personen
Eten en drinken verdelen
3 personen
Reisdocumenten printen
Telefoons en powerbanks opladen
3 personen
Vertrekpunt inrichten
3 personen
Bagage labelen en laden
5 personen

Event

Aanwezigheid registreren
2 personen
Skipassen en documenten uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Deelnemers in de bus plaatsen
3 personen
Vertrek begeleiden
2 personen
Reisdocumenten controleren
2 personen
Reisversnaperingen uitdelen
2 personen
Aankomst begeleiden
3 personen
Bagage uitladen
5 personen
Kamersleutels uitdelen
2 personen
Kamers en huisregels toelichten
2 personen
Avondmaaltijd klaarzetten
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Lunchpakketten maken
4 personen
Snowboardmateriaal ophalen
4 personen
Materiaal passend maken
4 personen
Skipassen activeren
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Snowboarden begeleiden
4 personen
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Materiaal innemen
4 personen
Avondeten voorbereiden
5 personen
Avondeten serveren
4 personen
Ski- en snowboardkleding drogen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Ontbijt en lunch voorbereiden
4 personen
Snowboardmateriaal uitgeven
4 personen
Snowboarden begeleiden
4 personen
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
Materiaal terugbrengen
4 personen
Bagage verzamelen
4 personen
Kamers controleren
3 personen
Avondeten serveren
4 personen
Bagage inladen
5 personen
Vertrek begeleiden
3 personen
Deelnemers tellen bij vertrek
2 personen
Reisdranken uitdelen
2 personen
Aankomst op vertrekpunt begeleiden
3 personen

Nazorg

Bagage uitladen
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Afval uit de bus verwijderen
2 personen
Bus schoon achterlaten
3 personen
Huurmateriaal retourneren
3 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Sleutels retourneren
Borg en facturen controleren
Deelnemersfoto's delen
Gevonden voorwerpen terugsturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Snowboardsaantal 20
Snowboardbootsaantal 20
Snowboardhelmenaantal 20
Polsbeschermersaantal 20
Rugbeschermersaantal 10
Gogglesaantal 20
Skipashoudersaantal 20
Waxsetaantal 2
Boardsleevesaantal 20

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 20

Keuken

Grote pannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Vergietenaantal 2
Maatbekersaantal 2

Servies

Bordenaantal 30
Kommenaantal 30
Mokkenaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Lunchboxenaantal 20
Herbruikbare waterflessenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermosflessenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Zaklampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 6
Fluitjesaantal 6

Kleding

Reservehandschoenenaantal 6
Reserve-sokkenaantal 12
Kledingdroogrekkenaantal 4

Organisatie

Bagagelabelsaantal 30
Waterbestendige mappenaantal 4
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Vuilniszakhoudersaantal 4

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen, noodcontacten en reisdocumenten tegelijk met de aanmeldingen. Controleer uiterlijk 2 weken voor vertrek of iedere deelnemer een geldig document en een passende reisverzekering heeft.
Reserveer skipassen, snowboardmateriaal en lessen zodra het aantal deelnemers vaststaat. Controleer daarna per persoon de skipasgegevens en materiaalvoorkeuren, zodat een verkeerde maat niet pas bij de verhuurbalie wordt ontdekt.
Maak de kamerindeling en stuur deelnemersinformatie en de paklijst uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Zet daarin ook vertrekplaats, vertrektijd, bagagelimiet, noodnummer en afspraken over maaltijden.
Plan de boodschappen op basis van het aantal reizigers en de verblijfsduur. Controleer vóór vertrek of er genoeg pannen, snijplanken, servies, waterflessen en thermosflessen zijn; die worden bij een groepsreis vaak vergeten.
Doe 24 tot 48 uur voor vertrek een laatste controle van weersverwachting, route en verkeersinformatie. Label bagage, verzamel boards in sleeves en vul de EHBO-set aan voordat iedereen zijn spullen in de bus legt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een snowboardreis organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor vertrek met de deelnemerslijst, bus en accommodatie. Regel skipassen, huurmateriaal en lessen zodra het aantal deelnemers definitief is, uiterlijk 4 weken vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om snowboardmateriaal te regelen?: Reserveer snowboard, boots, helm en beschermers minimaal 3 tot 4 weken voor vertrek. Controleer de maten en materiaalvoorkeuren nogmaals 7 dagen vooraf, zodat wijzigingen nog haalbaar zijn.
Wanneer stuur ik de paklijst voor een snowboardreis?: Stuur de paklijst ongeveer 2 weken voor vertrek en herhaal de belangrijkste punten 3 tot 5 dagen vooraf. Vraag deelnemers uiterlijk 48 uur voor vertrek te bevestigen dat bagage, reisdocumenten en beschermingsmateriaal klaarstaan.
Wat moet ik de dag voor een snowboardreis controleren?: Controleer 24 uur vooraf het weer, de route, de busreservering, bagagelabels en de EHBO-set. Leg ook skipashouders, boardsleeves, herbruikbare waterflessen en lunchboxen klaar, zodat vertrek niet afhankelijk is van losse boodschappen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.