Zo organiseer je een skikamp zonder last-minute stress

Begin een skikamp niet met de boodschappen, maar met deelnemers, reserveringen en veiligheidsinformatie. Verwerk eerst de aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten en leg daarna skipassen, skilessen, skimateriaal, accommodatie en vervoer vast. Pas wanneer het programma en de groepsgrootte bekend zijn, maak je de kamerindeling en pak je eten, kleding en sportmateriaal gericht in. De laatste controle draait om labels, documenten, aanwezigheid en bagage: juist daar ontstaan op de vertrekdag de meeste vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemers uitnodigen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Noodcontacten verzamelen
5
Kamerindeling maken
2 personen
6
Deelnemersinformatie versturen
7
Skipassen reserveren
8
Skilessen reserveren
9
Skimateriaal reserveren
10
Accommodatie bevestigen
11
Vervoersplanning maken
2 personen
12
Deelnemerslijsten afdrukken
13
Kamerlabels voorbereiden
14
Bagagelabels maken
15
EHBO-materialen controleren
2 personen
16
Skikleding controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Bagage verzamelen
3 personen
19
Eten en drinken inpakken
2 personen
20
Vertrekpunt klaarzetten
2 personen

Event

21
Deelnemers registreren
3 personen
22
Bagage labelen
2 personen
23
Aanwezigheid controleren
2 personen
24
Reisdocumenten uitdelen
2 personen
25
Bagage inladen
4 personen
26
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
27
Groep naar accommodatie begeleiden
4 personen
28
Kamersleutels uitdelen
2 personen
29
Kamers controleren
3 personen
30
Skimateriaal ophalen
4 personen
31
Diner klaarzetten
3 personen
32
Diner serveren
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Skikleding klaarleggen
2 personen
35
Dagprogramma toelichten
2 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Gemeenschappelijke ruimte opruimen
3 personen
38
Deelnemers naar kamers begeleiden
3 personen
39
Ochtendontbijt klaarzetten
3 personen
40
Ontbijt serveren
4 personen
41
Ski-uitrusting controleren
3 personen
42
Groep naar piste begeleiden
4 personen
43
Skiles begeleiden
4 personen
44
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
45
Groep terugbrengen
4 personen
46
Natte kleding drogen
2 personen
47
Warme drank serveren
2 personen
48
Avondprogramma begeleiden
3 personen
49
Vertrekcheck uitvoeren
3 personen
50
Bagage verzamelen
4 personen
51
Skimateriaal inleveren
4 personen
52
Accommodatie opleveren
3 personen
53
Aanwezigheid controleren
2 personen
54
Bagage inladen
4 personen
55
Terugreis begeleiden
4 personen
56
Deelnemers uitschrijven
2 personen
57
Bagage uitladen
4 personen

Nazorg

58
Verloren voorwerpen controleren
2 personen
59
Deelnemers informeren over vondsten
60
Skimateriaal retourneren
2 personen
61
Overgebleven eten opruimen
2 personen
62
Materialen schoonmaken
3 personen
63
Wasgoed verzamelen
2 personen
64
Afval afvoeren
2 personen
65
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
66
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Ski'saantal 20
Skischoenenaantal 20
Skistokkenaantal 20
Helmenaantal 20
Ski-brillenaantal 20
Rugzakkenaantal 20
Sneeuwschoenenaantal 4
Sleeënaantal 4

Kleding

Skijassenaantal 20
Skibroekenaantal 20
Thermokledingaantal 40
Skihandschoenenaantal 20
Skihelmmutsenaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 6

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Thermosbekersaantal 24

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en opscheplepelsaantal 6
Messenaantal 6
Pannenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Zaklampenaantal 8
Powerbanksaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Warmtedekensaantal 6
Fluitjesaantal 6
Zonnebrandcrèmeaantal 6

Organisatie

Deelnemerslijstenaantal 4
Kamerlabelsaantal 12
Bagagelabelsaantal 24
Watervaste stiftenaantal 6
Pennenaantal 24
Klembordenaantal 4
Enveloppenaantal 30

Schoonmaak

Handdoekenaantal 20
Droogrekkenaantal 4
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de inschrijvingen ruim vóór het reserveren van kamers en lessen. Gebruik de definitieve deelnemerslijst ook voor dieetwensen, noodcontacten en de kamerindeling; wijzigingen op de laatste dag werken door in meerdere onderdelen.
Reserveer skipassen, skilessen en skimateriaal zodra het aantal deelnemers vaststaat. Controleer per deelnemer apart of ski’s, skischoenen, skistokken, helm en ski-bril nodig zijn, zodat ontbrekende maten niet pas bij aankomst opvallen.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Zet daarin het vertrekpunt, de vervoersindeling, bagageregels, benodigde skikleding en de afspraken rond documenten en noodcontacten.
Plan het inpakken in twee rondes: eerst kleding en sportmateriaal, daarna eten, drinken en keukenbenodigdheden. Controleer thermokleding, handschoenen, skijassen en skibroeken vóór je de bagage verzamelt; natte of ontbrekende kleding is onderweg lastig te vervangen.
Maak op de vertrekdag één registratiepunt met deelnemerslijsten, kamerlabels, bagagelabels en reisdocumenten. Reken per deelnemer ongeveer 3 minuten voor registratie en labelcontrole en laad bagage pas in nadat de aanwezigheid is afgevinkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een skikamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor vertrek. Dan is er tijd om deelnemers te verzamelen, accommodatie, skipassen, skilessen en skimateriaal te reserveren en ontbrekende gegevens na te vragen.
Wanneer moet je skipassen en skilessen reserveren voor een skikamp?: Reserveer ze zodra de deelnemerslijst grotendeels definitief is, idealiter 6 tot 8 weken voor vertrek. Controleer uiterlijk 2 weken vooraf nog namen, niveaus en lesindeling.
Wat moet je een week voor een skikamp controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de kamerindeling, vervoersplanning, dieetwensen, noodcontacten, deelnemersinformatie en bagagelabels. Loop ook alle skikleding, EHBO-materialen, documenten en gereserveerde uitrusting na.
Hoe voorkom je chaos bij het vertrek van een skikamp?: Richt minimaal 30 minuten voor vertrek een registratiepunt in en werk met één afvinklijst. Label elke tas vóór het inladen en controleer per deelnemer aanwezigheid, reisdocumenten en bagage; zo blijft er tijd over voor ontbrekende spullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.