Zo organiseer je een snowboardreis zonder last-minute stress

Begin een snowboardreis niet met het zoeken naar een accommodatie, maar met het aantal deelnemers, de reisdatum en het beschikbare budget. Daarna leg je vervoer en verblijf vast, verzamel je dieetwensen, noodcontacten en reisdocumenten en regel je skipassen en materiaal per persoon. Plan vervolgens de kamerindeling, maaltijden en bagage. De meeste problemen ontstaan doordat pas vlak voor vertrek blijkt dat een skipasgegeven ontbreekt, huurmateriaal niet klopt of iemand een document mist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Noodcontacten verzamelen
6
Reisdocumenten controleren
2 personen
7
Busreservering bevestigen
8
Accommodatie reserveren
9
Skipassen reserveren
10
Snowboardmateriaal reserveren
11
Snowboardlessen reserveren
12
Reisverzekering controleren
13
Kamerindeling maken
2 personen
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Paklijst versturen
16
Materiaalvoorkeuren verzamelen
17
Skipasgegevens controleren
18
Weersverwachting controleren
19
Route en verkeersinformatie controleren
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Huurmateriaal controleren
2 personen
23
EHBO-set aanvullen
24
Bagagelabels maken
2 personen
25
Bagage verzamelen
3 personen
26
Eten en drinken verdelen
3 personen
27
Reisdocumenten printen
28
Telefoons en powerbanks opladen
3 personen
29
Vertrekpunt inrichten
3 personen
30
Bagage labelen en laden
5 personen

Event

31
Aanwezigheid registreren
2 personen
32
Skipassen en documenten uitdelen
2 personen
33
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
34
Deelnemers in de bus plaatsen
3 personen
35
Vertrek begeleiden
2 personen
36
Reisdocumenten controleren
2 personen
37
Reisversnaperingen uitdelen
2 personen
38
Aankomst begeleiden
3 personen
39
Bagage uitladen
5 personen
40
Kamersleutels uitdelen
2 personen
41
Kamers en huisregels toelichten
2 personen
42
Avondmaaltijd klaarzetten
4 personen
43
Avondmaaltijd serveren
4 personen
44
Ontbijt voorbereiden
3 personen
45
Ontbijt serveren
4 personen
46
Lunchpakketten maken
4 personen
47
Snowboardmateriaal ophalen
4 personen
48
Materiaal passend maken
4 personen
49
Skipassen activeren
2 personen
50
Groepsfoto maken
2 personen
51
Snowboarden begeleiden
4 personen
52
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Materiaal innemen
4 personen
55
Avondeten voorbereiden
5 personen
56
Avondeten serveren
4 personen
57
Ski- en snowboardkleding drogen
2 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Ontbijt en lunch voorbereiden
4 personen
60
Snowboardmateriaal uitgeven
4 personen
61
Snowboarden begeleiden
4 personen
62
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
63
Materiaal terugbrengen
4 personen
64
Bagage verzamelen
4 personen
65
Kamers controleren
3 personen
66
Avondeten serveren
4 personen
67
Bagage inladen
5 personen
68
Vertrek begeleiden
3 personen
69
Deelnemers tellen bij vertrek
2 personen
70
Reisdranken uitdelen
2 personen
71
Aankomst op vertrekpunt begeleiden
3 personen

Nazorg

72
Bagage uitladen
4 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
74
Afval uit de bus verwijderen
2 personen
75
Bus schoon achterlaten
3 personen
76
Huurmateriaal retourneren
3 personen
77
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
78
Keuken schoonmaken
3 personen
79
Servies afwassen
3 personen
80
Afval wegbrengen
2 personen
81
Sleutels retourneren
82
Borg en facturen controleren
83
Deelnemersfoto's delen
84
Gevonden voorwerpen terugsturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Snowboardsaantal 20
Snowboardbootsaantal 20
Snowboardhelmenaantal 20
Polsbeschermersaantal 20
Rugbeschermersaantal 10
Gogglesaantal 20
Skipashoudersaantal 20
Waxsetaantal 2
Boardsleevesaantal 20

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 20

Keuken

Grote pannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Vergietenaantal 2
Maatbekersaantal 2

Servies

Bordenaantal 30
Kommenaantal 30
Mokkenaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Lunchboxenaantal 20
Herbruikbare waterflessenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermosflessenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Zaklampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 6
Fluitjesaantal 6

Kleding

Reservehandschoenenaantal 6
Reserve-sokkenaantal 12
Kledingdroogrekkenaantal 4

Organisatie

Bagagelabelsaantal 30
Waterbestendige mappenaantal 4
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Vuilniszakhoudersaantal 4

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk 6 tot 8 weken voor vertrek een deelnemerslijst met naam, contactgegevens, dieetwensen, noodcontact en materiaalvoorkeuren. Zo kun je reserveringen en kamerindeling baseren op echte aantallen.
Bevestig bus, accommodatie, skipassen en snowboardmateriaal in één controleweek. Vergelijk per deelnemer naam, datum, maat, niveau en reserveringsnummer voordat je de definitieve informatie verstuurt.
Stuur de paklijst en deelnemersinformatie minstens 14 dagen voor vertrek. Zet daarin ook een uiterste termijn voor ontbrekende reisdocumenten, skipasgegevens en eventuele lesinschrijvingen.
Plan boodschappen voor de aankomstdag en maak vooraf afspraken over ontbijt, lunch en drinken. Lunchboxen, herbruikbare waterflessen en thermosflessen voorkomen dat iedereen op een ander moment eten of drinken moet regelen.
Doe 24 tot 48 uur voor vertrek een laatste controle van weer, route, verkeer en bagage. Leg huurmateriaal, helmen, goggles, beschermers, boardsleeves en bagagelabels per deelnemer klaar voordat de bus arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een snowboardreis organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met deelnemers, datum, vervoer en accommodatie. Regel skipassen, materiaal en lessen uiterlijk 4 tot 6 weken voor vertrek, omdat maten en beschikbare plekken kunnen veranderen.
Hoeveel drank neem je mee op een snowboardreis?: Reken per persoon op minstens 1,5 tot 2 liter drinken per skidag, aangevuld met extra voor de heen- en terugreis. Plan daarnaast per persoon één lunch en een snack per skidag, tenzij eten op locatie is geregeld.
Wanneer controleer je reisdocumenten voor een snowboardreis?: Controleer paspoorten of identiteitskaarten minimaal 6 weken voor vertrek en nogmaals 7 dagen vooraf. Verzamel ook noodcontacten en controleer vóór het boeken of de reisverzekering wintersport en eventuele reddingskosten dekt.
Hoe voorkom je problemen met snowboardmateriaal bij vertrek?: Verzamel materiaalvoorkeuren en maten uiterlijk 4 weken vooraf en controleer het huurmateriaal bij ontvangst. Maak 24 uur voor vertrek een lijst per persoon met board, boots, helm, goggles en beschermers, zodat ontbrekende spullen niet pas op locatie opvallen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.