Slaapfeest organiseren: checklist en planning
Een slaapfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen matrassen en snacks klaarleggen. Je moet vooraf weten wie komt, welke dieetwensen en noodcontacten gelden en hoe laat iedereen wordt gebracht en opgehaald. Daarna richt je de slaapruimte in, plan je eten en activiteiten en leg je spullen klaar voor de avond. Met deze checklist werk je van de eerste uitnodiging naar een rustig verloop en een overzichtelijke ochtend.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Aankomst- en ophaaltijden bevestigen
Slaapplaatsen indelen
Activiteitenprogramma voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Slaapruimte vrijmaken
2 personen
Slaapplaatsen opmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Spelmaterialen klaarleggen
Dranken koud zetten
Hapjes voorbereiden
2 personen
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Bagage en slaapspullen verzamelen
Huisregels uitleggen
Welkomstdrankjes serveren
Spelronde begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Filmavond begeleiden
2 personen
Avondeten serveren
2 personen
Dessert serveren
Tandenpoetsen begeleiden
Slaapplaatsen aanwijzen
2 personen
Rustmoment begeleiden
2 personen
Nazorg
Ontbijt voorbereiden
2 personen
Ontbijt serveren
2 personen
Bagage meegeven
Gasten veilig laten vertrekken
2 personen
Slaapplaatsen afhalen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimtes opruimen
2 personen
Afval verzamelen
Ruimtes schoonmaken
2 personen
Wasgoed verzamelen
Materialen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Kinderstoelenaantal 8
- Klaptafelsaantal 2
- Zitzakkenaantal 4
- Luchtbeddenaantal 8
- Luchtbedpomp
- Slaapmattenaantal 8
- Dekbeddenaantal 8
- Kussensaantal 8
- Dekbedovertrekkenaantal 8
- Hoeslakensaantal 8
Servies
- Bordenaantal 12
- Kommetjesaantal 12
- Drinkglazenaantal 12
- Mokkenaantal 10
- Besteksetsaantal 12
Keuken
- Serveerkommenaantal 4
- Serveerlepelsaantal 3
- Snijplankenaantal 2
- Keukenmessenaantal 2
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Televisie
- Filmafspeelapparaat
- Verlengsnoerenaantal 2
Spelmateriaal
- Bordspellenaantal 5
- Kaartspellenaantal 3
- Knutselsetsaantal 8
Decoratie
- Ballonnenaantal 30
- Slingersaantal 3
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 2
Veiligheid
- EHBO-doos
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag dieetwensen, noodcontacten en aankomst- en ophaaltijden uiterlijk één week vooraf op. Zo kun je het eten aanpassen en weet je wie je moet bellen als er iets gebeurt.
- Maak per gast een slaapplaats en tel luchtbedden, slaapmatten, dekbedden, kussens en beddengoed na. Regel een luchtbedpomp en test die minstens één dag vooraf.
- Plan drie vaste onderdelen voor de avond: een spelronde, avondeten en een filmavond. Houd daarnaast minimaal 30 minuten vrij voor aankomst, bagage en het uitleggen van de huisregels.
- Zet drinken en hapjes vooraf klaar, maar houd voldoende servies en serveermateriaal apart voor het avondeten. Koude dranken kun je enkele uren voor aankomst in de koelkast zetten.
- Maak de slaapruimte vóór het ontvangen van de gasten leeg en controleer verlengsnoeren, lichtsnoeren en de EHBO-doos. Leg kwetsbare spullen en spullen die niet bij het programma horen buiten bereik.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een slaapfeest organiseren?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vooraf. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 1 week voor het slaapfeest, zodat je slaapplaatsen en boodschappen kunt afronden.
- Hoeveel slaapplaatsen heb ik nodig voor een slaapfeest?
- Je hebt voor elke deelnemer één slaapplaats nodig, plus bij voorkeur één reserveplek. Tel luchtbedden of slaapmatten en controleer per plek een hoeslaken, dekbed en kussen.
- Hoeveel activiteiten plan je voor een slaapfeest?
- Plan 2 tot 3 hoofdactiviteiten voor de avond, bijvoorbeeld een spelronde en filmavond, naast het avondeten. Reken per onderdeel ongeveer 45 tot 90 minuten en laat minstens 30 minuten ruimte voor uitloop.
- Wanneer bevestig je de ophaaltijd na een slaapfeest?
- Bevestig de ophaaltijd uiterlijk 3 dagen vooraf en stuur op de dag zelf nog een korte herinnering. Noteer per gast wie hem of haar ophaalt en verzamel de bagage voordat de gasten vertrekken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!