Zo organiseer je een Sinterklaasfietstocht

Een Sinterklaasfietstocht staat of valt met een veilige route, duidelijke communicatie en een goede planning van start tot eindpunt. Leg eerst de route, rustpunten en beide locaties vast voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer daarna vergunningen, meldingen en verkeersbegeleiding. In de laatste week draait alles om aanmeldingen, dieetwensen, fietsverlichting, catering en een route die je zelf hebt voorgefietst. Zo voorkom je dat deelnemers verdwalen of dat de ontvangst op het eindpunt vastloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en rustpunten vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Eindlocatie reserveren
4
Vergunningen en meldingen controleren
5
Verkeersbegeleiders regelen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Routebeschrijving versturen
10
Fietsverlichtingseisen communiceren
11
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
12
Fietsenstalling indelen
2 personen
13
Route voorfietsen
2 personen
14
Rustpunt en route aanpassen
2 personen
15
Deelnemerslijst en noodnummers printen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Weersverwachting controleren

Event

21
Startterrein afzetten
3 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Fietsenstalling markeren
2 personen
26
Routepijlen plaatsen
3 personen
27
Rustpunt inrichten
3 personen
28
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
29
Startpakketjes uitdelen
3 personen
30
Deelnemers ontvangen
4 personen
31
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
32
Fietstocht begeleiden
6 personen
33
Rustpunt bemannen
3 personen
34
Dranken en snacks serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes en dessert serveren
3 personen
37
Sinterklaasactiviteit begeleiden
3 personen
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
39
Fietsenstalling vrijmaken
2 personen

Nazorg

40
Versiering en materialen verwijderen
4 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Afval verzamelen
3 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Routepijlen verwijderen
2 personen
45
Materialen terugbrengen
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
47
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 10
Pietenmutsenaantal 55
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 50
Tafelkledenaantal 6
Sinterklaasstaf

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 40
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietspompenaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 8
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Spanbandenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Dienbladenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Werk de route minstens 3 weken vooraf uit en plan één rustpunt per 45 tot 60 minuten fietsen. Voorfiets de route uiterlijk in de week voor vertrek en controleer kruisingen, wegwerkzaamheden en plekken waar routepijlen nodig zijn.
Reserveer start- en eindlocatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer vooraf waar partytenten, tafels, fietsenstalling en afvalbakken kunnen staan en wie de locaties opent en afsluit.
Regel verkeersbegeleiders zodra de route vaststaat en geef deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf de routebeschrijving en eisen voor fietsverlichting. Zet bij de start ook een aanspreekpunt klaar voor pech of ontbrekende deelnemers.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor vertrek en verzamel dieetwensen samen met noodnummers. Print op de dag zelf één deelnemerslijst voor de organisatie; vertrouw niet alleen op een telefoon zonder bereik of lege batterij.
Plan de opbouw met concrete tijden: zet het startterrein ongeveer 2 uur vooraf af, bouw partytenten en tafels op en koel dranken voordat deelnemers binnenkomen. Controleer de weersverwachting de avond ervoor en pas het rustpunt of de aankleding aan als wind of regen wordt verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een Sinterklaasfietstocht te organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer in de eerste week de route, start- en eindlocatie en controleer vergunningen; gebruik de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, routecontrole en catering.
Hoeveel verkeersbegeleiders heb je nodig bij een Sinterklaasfietstocht?: Dat hangt af van de route en kruisingen, maar plan minimaal één begeleider per druk of onoverzichtelijk oversteekpunt. Maak de definitieve indeling na het voorfietsen en geef iedere begeleider vooraf een route en telefoonnummer van de organisatie.
Wanneer stuur je de routebeschrijving voor een Sinterklaasfietstocht?: Stuur de route uiterlijk 7 dagen voor vertrek, samen met de vertrektijd, fietsverlichtingseisen en contactgegevens. Stuur een aangepaste versie opnieuw zodra je na het voorfietsen een rustpunt of deel van de route wijzigt.
Hoeveel drank en hapjes moet ik regelen voor de fietstocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan extra water bij het rustpunt. Stem hapjes af op het aantal definitieve aanmeldingen en houd dieetwensen apart bij voordat je boodschappen doet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.