Zo organiseer je een seniorenkampeerweek

Begin met het kampeerterrein, de groepsverzekering en het vervoer; daarna bouw je het programma rond de mogelijkheden van de deelnemers. Verstuur uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen, dieetwensen en vervoersbehoeften rustig te verwerken. Plan de inrichting van het terrein vóór aankomst: kampeerplaatsen uitzetten, partytenten opzetten, verlichting ophangen en sanitair controleren. Op de aankomstdag zorgen een duidelijke balie, naamkaartjes, welkomstdrankjes en aangewezen plaatsen voor een rustig begin.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampeerterrein reserveren
2
Groepsverzekering controleren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Vervoer van deelnemers regelen
2 personen
8
Programma en route delen
9
Weersverwachting controleren
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Koelboxen vullen
2 personen
13
Materialen verzamelen
3 personen
14
Kampeerplaatsen uitzetten
3 personen
15
Aankomstregistratie voorbereiden

Event

16
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
17
Partytenten opzetten
4 personen
18
Verlichting ophangen
2 personen
19
Sanitair controleren
2 personen
20
Aankomstbalie inrichten
2 personen
21
Deelnemers ontvangen
3 personen
22
Kampeerplaatsen aanwijzen
3 personen
23
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
24
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
25
Avondmaaltijd serveren
4 personen
26
Dagprogramma toelichten
27
Kampvuuravond begeleiden
2 personen
28
Ontbijt klaarzetten
3 personen
29
Ontbijt serveren
3 personen
30
Ochtendwandeling begeleiden
2 personen
31
Lunch klaarmaken
3 personen
32
Middagspel begeleiden
2 personen
33
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Bingoavond begeleiden
2 personen
36
Ontbijt en koffie verzorgen
3 personen
37
Fietstocht begeleiden
2 personen
38
Picknicklunch klaarzetten
3 personen
39
Creatieve middag begeleiden
2 personen
40
Barbecue voorbereiden
4 personen
41
Barbecue serveren
4 personen
42
Muziekavond begeleiden
2 personen
43
Ontbijt verzorgen
3 personen
44
Rustige ochtendactiviteit begeleiden
2 personen
45
Lunch serveren
3 personen
46
Excursie begeleiden
3 personen
47
Soep en brood bereiden
3 personen
48
Avondmaaltijd serveren
3 personen
49
Filmavond begeleiden
2 personen
50
Ontbijt en lunch verzorgen
4 personen
51
Gezelschapsspellen begeleiden
2 personen
52
Diner voorbereiden
4 personen
53
Diner serveren
4 personen
54
Kampvuur begeleiden
2 personen
55
Ontbijt verzorgen
3 personen
56
Natuurwandeling begeleiden
2 personen
57
Lunch klaarmaken
3 personen
58
Middagprogramma begeleiden
2 personen
59
Afscheidsdiner bereiden
4 personen
60
Afscheidsdiner serveren
4 personen
61
Afscheidsavond begeleiden
2 personen
62
Ontbijt verzorgen
3 personen
63
Bagage verzamelen
2 personen
64
Kampeerplaatsen controleren
3 personen
65
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

66
Tenten en materialen afbreken
4 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Voorraad tellen
2 personen
71
Materialen terugbrengen
2 personen
72
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
73
Eindafrekening controleren
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Kampeertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 36
Picknickbankenaantal 4
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Kokschaartjesaantal 4
Kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Buitenbarbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 36

Sportmateriaal

Wandelstokkenaantal 12
Fietspompenaantal 2
Bingoapparatenaantal 2
Bingokaartenaantal 100
Gezelschapsspellenaantal 8
Kleurmaterialenaantal 30
Picknickkleedjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Droogrekkenaantal 4

Kamperen

Pionnenaantal 20
Haringtrekkersaantal 4
Rubberen hamersaantal 4
Touwrollenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de inschrijving niet stil na de uitnodiging: werk de deelnemerslijst na elke aanmelding bij en verzamel dieetwensen vóór je de boodschappenlijst definitief maakt. Zo voorkom je dat een maaltijd of vervoer pas op het terrein moet worden aangepast.
Plan vervoer als apart onderdeel van de organisatie. Noteer per deelnemer waar hulp nodig is en deel programma en route vooraf, zodat niemand op aankomstdag nog hoeft uit te zoeken waar het terrein of de ontvangstbalie is.
Zet het terrein vóór de eerste aankomst klaar. Reserveer tijd voor het uitzetten van kampeerplaatsen, het plaatsen van tafels en stoelen, het opzetten van partytenten en het controleren van sanitair; doe dit niet pas wanneer deelnemers arriveren.
Controleer de weersverwachting kort voor vertrek en pas de buitenopstelling daarop aan. Partytenten, verlichting, lantaarns en zaklampen zijn geen detail bij een avondprogramma; leg ook verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf op een veilige plek.
Maak de avondmaaltijd uitvoerbaar voor de hele groep. Vul koelboxen op tijd, zet kookpannen, snijplanken, barbecuegereedschap en opscheplepels klaar en controleer servies en thermoskannen vóór het koken begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een seniorenkampeerweek organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het kampeerterrein, de groepsverzekering en de uitnodigingen. Plan uiterlijk 2 weken voor vertrek de deelnemerslijst, dieetwensen, route, boodschappen en het vervoer definitief.
Hoe regel ik de aankomst van deelnemers op een kampeerweek?: Richt minimaal 1 uur vóór de eerste aankomst een balie in met deelnemerslijst, naamkaartjes en een welkomstbord. Wijs per deelnemer een kampeerplaats aan en controleer direct of vervoer, verblijf en eventuele dieetwensen kloppen.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een seniorenkampeerweek?: Doe de grote boodschappen 1 dag vóór vertrek of op de ochtend van vertrek, afhankelijk van de houdbaarheid. Vul koelboxen pas zo laat mogelijk en controleer de boodschappenlijst opnieuw nadat alle dieetwensen zijn verwerkt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om het kampeerterrein klaar te zetten?: Reserveer minstens 3 uur vóór aankomst voor kampeerplaatsen, tafels, stoelen, partytenten, verlichting, sanitair en de ontvangstbalie. Houd extra tijd achter de hand bij regen of wanneer materialen nog verzameld en vervoerd moeten worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.