Zo organiseer je een seizoensopening

Begin met de datum, het programma en de verwachte groepsgrootte. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, zodat je eten, drinken, zitplaatsen en materiaal kunt afstemmen. Plan de praktische voorbereiding in vaste blokken: reserveringen, boodschappen, terrein, opbouw en techniek. Controleer in de laatste 48 uur het weer en bevestig toegang, barbecue en eventuele reserveringen. Op de dag zelf werk je van terrein en tafels naar bar, buffet en programmaonderdelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst bijwerken
6
Ouders informeren over programma
7
Weersverwachting controleren
8
Reserveringen bevestigen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dieetproducten apart zetten
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Barbecue controleren
2 personen
14
Spelmateriaal sorteren
2 personen
15
Muziek afspeellijst maken
16
EHBO-materiaal controleren
17
Sleutels en toegang regelen
18
Locatie inspecteren
2 personen
19
Terrein vuilvrij maken
4 personen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Bar inrichten
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Buffettafels inrichten
3 personen
25
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
26
Barbecue aansteekplaats inrichten
2 personen
27
Barbecue aansteken
2 personen
28
Groenten en salades voorbereiden
4 personen
29
Vlees en vegetarische producten verdelen
2 personen
30
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
31
Hapjes klaarzetten
2 personen
32
Dranken en koffie klaarzetten
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Verlichting ophangen
3 personen
35
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
36
Spelstations opbouwen
4 personen
37
Inschrijvingstafel klaarzetten
2 personen
38
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

39
Bezoekers ontvangen
3 personen
40
Aanwezigheid registreren
2 personen
41
Programma toelichten
2 personen
42
Openingsceremonie begeleiden
3 personen
43
Groepsfoto maken
2 personen
44
Spelronde begeleiden
8 personen
45
Water uitdelen
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes aanvullen
2 personen
48
Muziek bedienen
49
Barbecue voorbereiden
3 personen
50
Barbecueën
4 personen
51
Salades en brood serveren
3 personen
52
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
53
Buffet netjes houden
2 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Dessert serveren
2 personen
56
Kampvuur begeleiden
3 personen
57
Avondspel begeleiden
6 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Verlichting controleren
61
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Kampvuur veilig doven
3 personen
63
Eten en drinken opruimen
3 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Barbecue schoonmaken
2 personen
66
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
67
Terrein opruimen
6 personen
68
Partytenten afbreken
4 personen
69
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval afvoeren
2 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Laptop
Powerbanksaantal 4

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Keukenweegschaal
Flessenopenersaantal 4
Aanstekersaantal 4
Lucifersaantal 4
Brandblussersaantal 2
Watertonnenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Rugbyballenaantal 2
Frisbeesaantal 6
Pionnenaantal 24
Touwenaantal 8
Hoepelsaantal 8
Sponzenaantal 20
Emmersaantal 8
Blinddoekenaantal 12
Puntenkaartenaantal 20
Stopwatchaantal 4
Fluitjesaantal 8
Krijtaantal 12
Zaklampenaantal 12
Reflectiehesjesaantal 12

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Sponzenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen niet pas op de laatste dag. Werk uiterlijk 7 dagen vooraf de deelnemerslijst bij en noteer dieetwensen apart, zodat dieetproducten niet tussen het gewone buffet belanden.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Partytenten, tafels en stoelen moeten vóór de eerste gasten staan; houd bij wind ook touw en bevestigingsmateriaal bij de hand.
Koel dranken minimaal 4 uur voor aanvang en vul koelboxen vlak voor de ontvangst bij. Zet daarnaast een aparte plek klaar voor herbruikbare bekers, borden en bestek, zodat de bar niet door het buffet heen loopt.
Test muziek, microfoon, laptop, ledlampen en verlengkabels voordat je de locatie definitief inricht. Een korte geluidscheck van 15 minuten voorkomt dat je tijdens het programma nog stekkerdozen of kabels moet zoeken.
Loop het terrein 1 uur voor aanvang volledig na: toegang, vuil, EHBO-materiaal, afvalbakken, inschrijftafel en naamkaartjes. Leg opscheplepels, tangen, schenkkannen en dienbladen pas klaar nadat de buffettafels op hun plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een seizoensopening?: Leg datum en programma minimaal 6 weken vooraf vast en verstuur daarna de uitnodigingen. Sluit aanmeldingen bij voorkeur 7 dagen voor de opening, zodat je boodschappen, dieetproducten en zitplaatsen kunt afronden.
Wanneer moet je de weersverwachting voor een seizoensopening controleren?: Controleer het weer 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van het evenement. Neem dan een definitieve beslissing over partytenten, buitenopstelling en eventuele wijzigingen in het programma.
Hoeveel tijd heb je nodig om een seizoensopening op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor terreincontrole, tafels, stoelen, partytenten, bar, buffet en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van toegang, eten, drinken en materialen.
Wanneer koel je drank voor een seizoensopening?: Zet dranken minimaal 4 uur voor aanvang koud. Vul koelboxen en schenkpunten vlak voor de ontvangst, zodat er tijdens het eerste uur genoeg gekoelde drank beschikbaar blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.