Zo organiseer je een scoutingkamp zonder last-minute stress

Begin niet met het programma, maar met het kampeerterrein en de toestemming voor de locatie. Daarna leg je vast wie meegaat, welke dieetwensen en noodcontacten gelden en hoeveel materiaal nodig is. Werk vervolgens het programma, de route, boodschappen en taakverdeling uit. Controleer in de laatste week tenten, kookmateriaal, EHBO en weersverwachting; op de dag zelf richt je eerst het terrein veilig in voordat deelnemers arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampeerterrein reserveren
2
Toestemming locatie vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Noodcontacten controleren
2 personen
7
Deelnemersindeling maken
2 personen
8
Programma en route uitwerken
2 personen
9
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
10
Kampeermateriaal controleren
3 personen
11
Spelmateriaal controleren
2 personen
12
EHBO-materiaal controleren
13
Weersverwachting controleren
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Boodschappen gekoeld opbergen
2 personen
16
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
17
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
18
Tenten opzetten
6 personen
19
Slaapplaatsen inrichten
4 personen
20
Tafels en banken opstellen
4 personen
21
Kookplaats veilig inrichten
3 personen
22
Verlichting ophangen
2 personen
23
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
4 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Kampregels uitleggen
2 personen
27
Tenten en terrein tonen
3 personen
28
Middagdrankjes klaarzetten
2 personen
29
Teamindeling bekendmaken
2 personen
30
Buitenspellen begeleiden
6 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes uitdelen
2 personen
33
Avondmaaltijd voorbereiden
5 personen
34
Tafels dekken
4 personen
35
Avondmaaltijd serveren
5 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Servies verzamelen
3 personen
38
Avondspel begeleiden
6 personen
39
Kampvuur veilig begeleiden
3 personen
40
Warme drank serveren
2 personen
41
Avondronde uitvoeren
3 personen
42
Nachttoezicht instellen
2 personen
43
Ontbijt voorbereiden
4 personen
44
Ontbijt serveren
4 personen

Nazorg

45
Tenten afbreken
6 personen
46
Terrein afvalvrij maken
5 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Kookplaats schoonmaken
3 personen
49
Materiaal sorteren
4 personen
50
Materiaal terugbrengen
4 personen
51
Geleend materiaal retourneren
2 personen
52
Restanten controleren
2 personen
53
Afval wegbrengen
2 personen
54
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Kampeermateriaal

Kampeertentenaantal 8
Grondzeilenaantal 8
Slaapmattenaantal 40
Slaapzakkenaantal 40
Kussensaantal 40
Zaklampenaantal 12
Haringenaantal 80
Scheerlijnenaantal 24

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Bierbankenaantal 12
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en keukenmessenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Led-lantaarnsaantal 12
Lichtsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Touwenaantal 8
Pionnenaantal 24
Frisbeesaantal 6
Waterdichte spelkaartenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 8
Zakmesgereedschapaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegers en blikkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het kampeerterrein zo vroeg mogelijk en leg de toestemming van de locatie schriftelijk vast. Plan de deelnemersindeling pas nadat aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten zijn gecontroleerd.
Maak uiterlijk één week vooraf een deelnemerslijst met aanwezigheid, noodcontacten en dieetwensen. Houd bij de inschrijftafel een actuele lijst klaar, zodat je bij aankomst niemand hoeft te zoeken.
Controleer kampeermateriaal per slaapplaats: tent, grondzeil, slaapmat, slaapzak en kussen. Tel daarnaast haringen en scheerlijnen; een ontbrekende set valt vaak pas op wanneer de tent al op het terrein ligt.
Plan de opbouw in deze volgorde: veiligheid van het terrein, tenten en slaapplaatsen, tafels en banken, kookplaats, verlichting en daarna de inschrijftafel. Zo voorkom je dat deelnemers door een nog niet veilige kook- of loopzone moeten.
Doe boodschappen pas nadat het aantal deelnemers en de maaltijden vaststaan. Berg gekoelde producten direct op in koelboxen en controleer vóór vertrek of gasbranders, gasflessen, kookpannen en EHBO-materiaal compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een scoutingkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het kampeerterrein en de toestemming voor de locatie. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 1 tot 2 weken voor vertrek.
Wat moet je controleren voordat je een scoutingkampterrein gebruikt?: Controleer op de dag van aankomst de ondergrond, losse takken, waterpartijen, brandveiligheid en veilige looproutes. Doe dit vóór het opzetten van tenten en richt de kookplaats pas in nadat de veiligheidscontrole is afgerond.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een scoutingkamp?: Reken voor een kleine groep op minimaal 2 tot 3 uur voor terreincontrole, tenten, slaapplaatsen, tafels, kookplaats, verlichting en de inschrijftafel. Plan extra tijd als materiaal eerst vanaf een andere locatie moet worden gebracht.
Wanneer controleer je het kampeermateriaal voor een scoutingkamp?: Doe een eerste materiaalcontrole 1 tot 2 weken vooraf en een tweede controle op de vertrekdag. Tel per slaapplaats de tent, het grondzeil, de slaapmat en de slaapzak; controleer ook zaklampen, haringen en scheerlijnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.