Campingwandeltocht organiseren: checklist van voorbereiding tot vertrek

Een campingwandeltocht vraagt om meer voorbereiding dan alleen een route en tenten regelen. Je moet deelnemers tijdig indelen, de wandelroute controleren, de camping vastleggen en materiaal op één plek verzamelen. Ook zaken als dieetwensen, noodcontacten, offline routebestanden en gekoeld vervoer van voedsel raken snel ondergesneeuwd. Gebruik deze checklist om het plan in de juiste volgorde uit te voeren, van de eerste uitnodiging tot het opzetten van de tenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst vastleggen
Campingplaats reserveren
Wandelroute controleren
2 personen
Wandelroute voorlopen
2 personen
Vergunningen controleren
Weersverwachting volgen
Deelnemersinformatie versturen
Noodcontacten verzamelen
Routekaarten printen
Deelnemers indelen
2 personen
Tentmateriaal controleren
2 personen
Kookmateriaal controleren
Eerstehulpmiddelen controleren
Boodschappen doen
3 personen
Voedsel gekoeld vervoeren
2 personen
Bagage en materiaal laden
3 personen
Routebestanden offline opslaan
Vertrekgegevens controleren
Materiaal naar camping brengen
3 personen
Inchecken bij camping
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
Tenten opzetten
6 personen
Kookplaats inrichten
3 personen
Veiligheidsinstructie voorbereiden

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage verdelen
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Wandelgroepen formeren
2 personen
Wandeltocht begeleiden
6 personen
Rustpunt bevoorraden
2 personen
Deelnemers tellen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Tafels dekken
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kampvuurplek veilig inrichten
2 personen
Kampvuur begeleiden
2 personen
Laatste deelnemers controleren
2 personen
Kampvuur volledig doven
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Kookplaats schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Tenten en slaapmateriaal verzamelen
4 personen
Campingterrein schoon opleveren
4 personen
Materiaal terugbrengen
3 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Restanten en afval afvoeren
2 personen
Routeborden verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Kampeermateriaal

Tweepersoonstentenaantal 15
Slaapzakkenaantal 30
Slaapmattenaantal 30
Grondzeilenaantal 15
Haringenaantal 90
Hameraantal 3

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 32
Picknickbankenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4
Portofoonsaantal 6
Routegpsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Hoofdlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 3

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 6
Grote kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Kokskelettenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 36
Herbruikbare kommenaantal 36
Herbruikbare bekersaantal 48
Besteksetsaantal 36

Sportmateriaal

Rugzakkenaantal 30
Wandelstokkenaantal 12
Drinkwaterzakkenaantal 30
Routebordenaantal 12
Pionnenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Fluitjesaantal 8
Reflectievestenaantal 8
Brandblussersaantal 2

Schoonmaak

Afwasteilaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de camping voordat je de deelnemers definitief indeelt. Controleer meteen hoeveel tentplaatsen, sanitaire voorzieningen en mogelijkheden voor koken beschikbaar zijn.
Loop de route vooraf en controleer niet alleen de afstand, maar ook kruisingen, rustpunten en plekken waar de groep kan verdwalen. Sla de routebestanden daarna offline op en print routekaarten als reserve.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten uiterlijk bij het vastleggen van de deelnemerslijst. Zo kun je boodschappen, maaltijden en eventuele noodgevallen voorbereiden zonder op de vertrekdag nog gegevens na te vragen.
Controleer tentmateriaal, kookmateriaal en eerstehulpmiddelen minstens één week voor vertrek. Test onder meer de routegps, portofoons, powerbanks, gasbranders en hoofdlampen voordat alles wordt ingeladen.
Plan het transport van eten en materiaal afzonderlijk van de wandelbagage. Gebruik koelboxen voor gekoeld voedsel en spreek vooraf af wanneer materiaal naar de camping wordt gebracht, zodat de groep niet op tenten of kookspullen wacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een campingwandeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, campingreservering en routecontrole. Leg de deelnemerslijst en materiaalverdeling uiterlijk 1 week voor vertrek vast.
Wanneer moet ik de wandelroute voorlopen?: Loop de route 1 tot 3 weken voor de tocht, en controleer daarna kort voor vertrek de actuele omstandigheden. Volg in de laatste 7 dagen ook de weersverwachting en pas de deelnemersinformatie aan als dat nodig is.
Hoeveel routekaarten heb ik nodig voor een campingwandeltocht?: Print minimaal 1 routekaart per deelnemergroep en 2 extra exemplaren voor de organisatie. Bewaar daarnaast het routebestand offline op minstens 2 telefoons of routegps-apparaten.
Wanneer moet ik boodschappen en gekoeld voedsel regelen?: Doe de boodschappen 1 dag voor vertrek of op de vertrekdag, afhankelijk van de houdbaarheid. Vervoer gekoeld voedsel direct in koelboxen en controleer vóór het laden of er genoeg koelelementen zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.