Scoutingkamp organiseren: checklist van voorbereiding tot vertrek

Een scoutingkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en slaapzakken klaarzetten. Je regelt eerst het kampeerterrein en de toestemming, daarna deelnemers, noodcontacten, programma, materiaal en boodschappen. Op locatie komen veiligheid, slaapplaatsen, kookplaats, verlichting en registratie samen. Deze checklist bevat 54 taken en 45 spullen, zodat je stap voor stap kunt werken en minder snel zaken vergeet die pas op de kampeerplek problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kampeerterrein reserveren
Toestemming locatie vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten controleren
2 personen
Deelnemersindeling maken
2 personen
Programma en route uitwerken
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Kampeermateriaal controleren
3 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen gekoeld opbergen
2 personen
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
Tenten opzetten
6 personen
Slaapplaatsen inrichten
4 personen
Tafels en banken opstellen
4 personen
Kookplaats veilig inrichten
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Kampregels uitleggen
2 personen
Tenten en terrein tonen
3 personen
Middagdrankjes klaarzetten
2 personen
Teamindeling bekendmaken
2 personen
Buitenspellen begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes uitdelen
2 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
5 personen
Tafels dekken
4 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Avondspel begeleiden
6 personen
Kampvuur veilig begeleiden
3 personen
Warme drank serveren
2 personen
Avondronde uitvoeren
3 personen
Nachttoezicht instellen
2 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen

Nazorg

Tenten afbreken
6 personen
Terrein afvalvrij maken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Kookplaats schoonmaken
3 personen
Materiaal sorteren
4 personen
Materiaal terugbrengen
4 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Restanten controleren
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Kampeermateriaal

Kampeertentenaantal 8
Grondzeilenaantal 8
Slaapmattenaantal 40
Slaapzakkenaantal 40
Kussensaantal 40
Zaklampenaantal 12
Haringenaantal 80
Scheerlijnenaantal 24

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Bierbankenaantal 12
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en keukenmessenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Led-lantaarnsaantal 12
Lichtsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Touwenaantal 8
Pionnenaantal 24
Frisbeesaantal 6
Waterdichte spelkaartenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 8
Zakmesgereedschapaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegers en blikkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg toestemming voor de locatie en de terreinreservering minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer meteen waar je mag koken, tenten plaatsen en materiaal tijdelijk opslaan.
Verwerk aanmeldingen niet alleen op naam: verzamel uiterlijk 2 weken vooraf dieetwensen, noodcontacten en de deelnemersindeling. Neem de definitieve lijst mee naar de inschrijftafel.
Controleer kampeermateriaal en EHBO-materiaal minstens 7 dagen vooraf. Tel tenten, grondzeilen, slaapmatten, slaapzakken, haringen en zaklampen per deelnemer en controleer gasflessen en branders afzonderlijk.
Plan boodschappen op basis van het aantal aangemelde deelnemers en koelproducten pas vlak voor vertrek. Zet gekoelde boodschappen direct in koelboxen en controleer of er genoeg waterkannen en thermoskannen zijn.
Doe de terreincontrole vóór het opzetten van tenten en kookplaats. Hang verlichting op voordat het donker wordt en registreer iedere deelnemer bij aankomst, ook als die later aansluit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een scoutingkamp organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met het kampeerterrein en de toestemming voor de locatie. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor vertrek de aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten kunt afronden.
Wat moet ik 1 week voor een scoutingkamp controleren?: Controleer 7 dagen vooraf al het kampeer-, spel- en EHBO-materiaal. Werk ook het programma en de route bij, maak de boodschappenlijst definitief en controleer de weersverwachting.
Hoeveel tenten en slaapplaatsen heb ik nodig voor een scoutingkamp?: Reken per aangemelde deelnemer op één slaapplaats met slaapmat, slaapzak en kussen. Tel daarnaast minimaal één reservemat en extra haringen per tent mee, omdat schade of een ontbrekend onderdeel pas bij het opzetten zichtbaar kan worden.
Wanneer registreer je deelnemers op een scoutingkamp?: Registreer iedereen direct bij aankomst aan de inschrijftafel en controleer de aanwezigheid tegen de definitieve deelnemerslijst. Doe dit ook voor deelnemers die later komen, zodat je op elk moment weet wie op het terrein aanwezig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.