Rolstoelwandeling organiseren: checklist
Een rolstoelwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een route kiezen. Je moet vooraf controleren of ondergrond, hellingen, doorgangen en rustlocaties echt bruikbaar zijn, en afspraken maken over begeleiding en noodcontacten. Met deze checklist werk je van reservering en aanmeldingen naar routecontrole, materialen en ontvangst. Zo weet je op de dag zelf waar deelnemers terechtkunnen, wie aanspreekbaar is en wat er gebeurt bij slecht weer of een technisch probleem met een rolstoel.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Toegankelijke ruimte reserveren
Wandelroute vaststellen
2 personen
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Rustpunten langs route bepalen
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten registreren
Begeleiders indelen
2 personen
Routebeschrijving maken
Rustlocaties bevestigen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Alternatief programma bevestigen
2 personen
Routeborden maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Route opnieuw controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Begeleiders instrueren
3 personen
Deelnemerslijst klaarleggen
Event
Inschrijftafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Wandelgroep samenstellen
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Rolstoelwandeling begeleiden
6 personen
Rustpunt begeleiden
3 personen
Water uitdelen onderweg
2 personen
Routeborden controleren
2 personen
Deelnemers terug ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers begeleiden naar zitplaatsen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Routeborden ophalen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemerslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Barkrukkenaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reflecterende hesjesaantal 10
- Verkeerskegelsaantal 12
- Afzetlintaantal 3
- Zaklampenaantal 6
- Regenponcho'saantal 20
- Zonwerende parasolsaantal 3
- Routepijlenaantal 20
Communicatie
- Portofoonsaantal 6
- Mobiele telefoonsaantal 2
- Deelnemersbadgesaantal 50
- Clipboardsaantal 4
- Balpennenaantal 20
Sportmateriaal
- Rolstoelreparatiesetsaantal 2
- Fietspompenaantal 2
- Reservebinnenbandenaantal 6
- Drinkrugzakkenaantal 4
- Zitkussensaantal 10
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 4
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 50
- Herbruikbare glazenaantal 50
- Herbruikbare bordenaantal 50
- Herbruikbaar bestekaantal 50
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Schenkkannenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Ballonnenaantal 50
Schoonmaak
- Handvegers en blikkenaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de route minstens twee keer: eerst bij het vaststellen en opnieuw kort voor de wandeling. Let niet alleen op afstand, maar ook op smalle passages, drempels, hellingen, rustpunten en toegankelijke toiletten.
- Plan rustpunten op vaste plekken en communiceer ze vooraf. Deel begeleiders zo in dat deelnemers niet alleen bij de start, maar ook onderweg en bij een rustlocatie hulp kunnen vragen.
- Verzamel bij de aanmelding naast dieetwensen ook noodcontacten en relevante ondersteuningsbehoeften. Stuur de deelnemersinformatie enkele dagen vooraf, zodat ontbrekende gegevens nog kunnen worden nagevraagd.
- Maak een alternatief programma voordat je de weersverwachting controleert. Regel daarnaast zichtbare routepijlen, reflecterende hesjes en communicatie tussen begeleiders; op de dag zelf is improviseren bij regen of een afgesloten doorgang lastig.
- Zet ontvangsttafel, koffiepunt en materialen vóór de verwachte aankomst klaar. Koel dranken op tijd, bereid hapjes voor en leg rolstoelreparatiesets, fietspompen en reserveonderdelen op een vaste, bekende plek.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een rolstoelwandeling organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de toegankelijke ruimte, route en rustlocaties. Plan de definitieve routecontrole en deelnemersinformatie in de laatste week.
- Hoe controleer ik of een wandelroute geschikt is voor rolstoelen?
- Rijd de volledige route vooraf zelf na en controleer minimaal ondergrond, breedte, hellingen, drempels, oversteken en toiletten. Doe een tweede controle uiterlijk enkele dagen voor de wandeling.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een rolstoelwandeling?
- Maak vooraf een indeling waarbij elke deelnemer weet bij welke begeleider die terechtkan, plus extra dekking voor start, rustpunten en achteraan. Leg de definitieve bezetting uiterlijk 1 week vooraf vast op basis van de aanmeldingen.
- Wat regel ik bij slecht weer voor een rolstoelwandeling?
- Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Bevestig uiterlijk de dag ervoor een alternatief programma en houd regenponcho's en andere beschermende materialen bij de ontvangst klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!