Checklist voor een reüniepicknick organiseren

Een reüniepicknick vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en dekens meenemen. Je regelt eerst de gasten en locatie, daarna dieetwensen, hoeveelheden en een plan voor slecht weer. In de laatste dagen draait alles om koelen, labelen, opladen en inladen, zodat je op de dag zelf direct kunt opbouwen. Deze checklist helpt je de 44 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat praktische zaken zoals parkeerinformatie of dieetmaaltijden te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst controleren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Picknicklocatie reserveren
Parkeerinformatie delen
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Slechtweerbericht versturen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Herbruikbaar servies afwassen
2 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Naamkaartjes maken
Muziek afspeellijst maken
Speaker en powerbanks opladen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Picknickmateriaal inladen
3 personen
Eten en drinken inladen
3 personen

Event

Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten en dekens plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek en verlichting plaatsen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Eten en drinken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Versiering en tenten afbreken
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Locatie schoon achterlaten
3 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Materialen drogen en sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen en tenten schoonmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Picknickdekensaantal 8
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 5
Koelelementenaantal 20
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiemokkenaantal 40
Besteksetsaantal 50
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 10
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Batterijlampenaantal 6

Decoratie

Feestslingersaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Watervaste markersaantal 6

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Badmintonsetsaantal 2
Voetballenaantal 2
Kaartspellenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handgeldispensersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Emmersaantal 3

Tips

Stuur de uitnodiging zodra de locatie vaststaat en vraag een uiterste aanmelddatum van ongeveer 2 weken voor de picknick. Zo kun je aantallen, dieetwensen en bevestigingen verwerken voordat je boodschappen doet.
Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en stuur bij slecht weer direct een bericht met de nieuwe afspraken. Partytenten en dekens zijn geen vervanging voor een volledig alternatief bij langdurige regen.
Maak het menu op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en bereid salades en gesneden fruit uiterlijk de dag ervoor. Houd dieetmaaltijden apart en label ze voordat alle schalen op de buffettafel staan.
Vul koelboxen pas kort voor vertrek met voldoende koelelementen en laad eten en drinken gescheiden van tafels, stoelen en spelmateriaal. Zo blijven salades gekoeld en hoef je op locatie niet alles opnieuw te sorteren.
Laad de Bluetoothspeaker, powerbanks en batterijlampen de avond ervoor op. Neem naamkaartjes, watervaste markers en afvalbakken mee: juist die kleine spullen ontbreken vaak wanneer de opbouw al begint.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een reüniepicknick versturen?: Stuur de uitnodigingen zodra de locatie en datum vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Zet een uiterste aanmelddatum ongeveer 2 weken voor de picknick, zodat je hoeveelheden en dieetmaaltijden kunt plannen.
Hoeveel eten moet ik regelen voor een reüniepicknick?: Werk met het definitieve aantal bevestigde gasten en tel dieetmaaltijden afzonderlijk mee. Bepaal de hoeveelheden uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf en doe de boodschappen voor vers fruit en salades 1 dag voor de picknick.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een reüniepicknick controleren?: Controleer de verwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend van de picknick. Verstuur een slechtweerbericht zodra de locatie of aanvangstijd verandert; wacht niet tot gasten al onderweg zijn.
Wat moet ik de avond voor een reüniepicknick klaarzetten?: Was herbruikbaar servies af, bereid salades en fruit voor, maak naamkaartjes en laad speaker, powerbanks en batterijlampen op. Zet koelboxen, koelelementen en al het picknickmateriaal bij elkaar, maar vul en laad de koelboxen pas kort voor vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.