Checklist voor een goed georganiseerde quizavond

Een quizavond vraagt meer voorbereiding dan alleen vragen bedenken. Je moet teams tijdig indelen, antwoorden en scoreformulieren klaarzetten en controleren of beamer, scherm, laptop en geluid samenwerken. Begin enkele weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen; werk in de laatste dagen de boodschappen en printwerk af. Gebruik deze checklist als volgorde, zodat je op de avond zelf vooral hoeft te presenteren en scores bij te houden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Quizdatum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams indelen
Quizvragen samenstellen
2 personen
Antwoorden en scoreformulieren maken
Quizrondes en tijdslimieten bepalen
2 personen
Muziekfragmenten selecteren
Presentatie met quiz maken
Reserveringen voor locatie bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Quizmateriaal printen
Prijzen en teamkaartjes klaarleggen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatietafel inrichten
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Beamer en scherm testen
2 personen
Quiztafels nummeren
Drank- en snacktafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Teams registreren
2 personen
Quizrondes presenteren
Antwoordformulieren innemen
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Eindscore controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies en glazen afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven spullen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Presentatietafel

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 50

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Audiokabelsaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Drankdispensersaantal 2

Decoratie

Teamkaartjesaantal 12
Tafelnummersaantal 8
Prijstrofeeënaantal 3

Kantoor

Pennenaantal 60
Scorebordenaantal 8
Klembordenaantal 8
Nietmachinesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken vooraf en vraag meteen dieetwensen en aanmeldingen uit. Sluit de inschrijving ongeveer vijf dagen voor de quizavond, zodat je teams en teamkaartjes kunt maken.
Bepaal per ronde een vaste tijdslimiet en maak naast de quizpresentatie ook een apart antwoord- en scoreformulier. Print alles minimaal één dag vooraf; een extra set formulieren voorkomt zoeken tijdens de avond.
Test beamer, projectiescherm, laptop, speakers, microfoon en audiokabels op locatie minstens twee uur voor aanvang. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat de deelnemers binnenkomen.
Zet drank minimaal enkele uren vooraf koud en richt de drank- en snacktafel in voordat de quiz start. Plaats per team een tafelnummer, pennen, klembord en scorebord, zodat de registratie vlot verloopt.
Plan de opbouw met ten minste twee helpers: één voor tafels en stoelen en één voor techniek en presentatietafel. Houd vóór de ontvangst 30 minuten vrij voor een volledige geluids- en beeldtest en het klaarleggen van prijzen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een quizavond organiseren?: Begin ongeveer drie weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Rond de teamindeling, quizrondes en techniek uiterlijk vijf dagen voor de avond af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een quizavond op te bouwen?: Reserveer minimaal twee uur voor tafels, stoelen, presentatietafel, catering en techniek. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige test van beeld, geluid en muziekfragmenten.
Hoeveel quizrondes zijn geschikt voor een quizavond?: Plan meestal 5 tot 7 rondes met elk 8 tot 10 vragen. Reken per ronde ongeveer 15 tot 20 minuten, inclusief uitleg, invultijd en het nakijken of bespreken van antwoorden.
Wanneer moet ik de boodschappen en drank regelen voor een quizavond?: Doe de boodschappen één of twee dagen vooraf en zet gekoelde dranken minimaal enkele uren voor aanvang koud. Controleer op dezelfde dag ook servies, koffie, snacks en dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.