Zo organiseer je een polderfietstocht zonder verrassingen

Een polderfietstocht organiseren begint niet bij de catering, maar bij datum, route en start- en finishlocatie. Controleer daarna vergunningen, verzekering en de route zelf: fiets elk traject na en werk een alternatief uit. Open vervolgens de inschrijving, verzamel dieetwensen en controleer contactgegevens. In de laatste week regel je routebestanden, bewegwijzering, startnummers, catering en materiaal voor fietspech. Zo weet je op de dag zelf wie er meerijdt, waar deelnemers stoppen en wie kan helpen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Fietsroute controleren
2 personen
4
Alternatieve route uitwerken
2 personen
5
Routepunten en rustplek bepalen
2 personen
6
Routevergunningen controleren
7
Verzekeringsgegevens controleren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldformulier openen
10
Fietsregels meesturen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Contactgegevens controleren
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Catering bestellen
2 personen
16
Rustpunt reserveren
17
Fietspomp en reparatieset regelen
18
Routebestanden downloaden
19
Routebestanden testen
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Deelnemers informeren over weer
22
Routekaarten voorbereiden
2 personen
23
Pijlborden maken
2 personen
24
Startnummers maken
2 personen
25
Naamstickers maken
26
Materialen controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Routepakketten samenstellen
3 personen
31
Weersverwachting definitief controleren
32
Deelnemers informeren over wijzigingen
33
Locatie openen
2 personen
34
Partytenten opbouwen
4 personen
35
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
36
Inschrijftafel inrichten
2 personen
37
Catering klaarzetten
3 personen
38
Routepijlen plaatsen
4 personen
39
Rustpunt bevoorraden
2 personen
40
Geluidsapparatuur testen
2 personen
41
Fietsenstalling markeren
2 personen
42
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen

Event

43
Starttafel bemannen
2 personen
44
Deelnemers registreren
3 personen
45
Routepakketten uitdelen
2 personen
46
Veiligheidsinstructie geven
47
Groepsfoto maken
2 personen
48
Fietsgroepen laten vertrekken
3 personen
49
Routecontrole uitvoeren
2 personen
50
Rustpunt bemannen
2 personen
51
Water en fruit uitdelen
2 personen
52
Routepijlen controleren
2 personen
53
Laatste fietsers begeleiden
2 personen
54
Finishaankomst registreren
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
58
Koffie en thee serveren
2 personen
59
Muziek verzorgen

Nazorg

60
Routepijlen verwijderen
3 personen
61
Fietsenstalling vrijmaken
2 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Afval inzamelen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Materialen sorteren
3 personen
67
Materialen schoonmaken
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Koelboxen leegmaken
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven eten opslaan
2 personen
72
Routebestanden archiveren
73
Gevonden voorwerpen verwerken
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 60
Inschrijftafel
Kledingrek
Afvalbakaantal 6
Fietsenrekaantal 8
Tafellinnenaantal 8

Servies

Herbruikbaar bordaantal 70
Herbruikbaar glasaantal 80
Koffiekopaantal 60
Theeglasaantal 60
Besteksetaantal 70
Opscheplepelaantal 8
Schaalaantal 12
Serveerbladaantal 6

Apparatuur

Koelboxaantal 6
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Warmhoudbakaantal 4
Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Powerbankaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompaantal 4
Fietsreparatiesetaantal 3
Reservebinnenbandaantal 10
Bandenlichteraantal 8
Fietshelmaantal 4
Reflectievestaantal 8
Routebordaantal 35
Pionaantal 20
Spanbandaantal 12
EHBO-kofferaantal 2
Nooddekenaantal 6
Routekaartaantal 70
Startnummeraantal 70
Fietslichtaantal 8
Thermosdekenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 8
Welkomstbord
Pijlenbordstandaardaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoeraantal 6
Buitenlampaantal 6
Zaklampaantal 6

Keuken

Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmesaantal 2
Maatbekeraantal 2
Tangenaantal 4
Koelelementaantal 24

Schoonmaak

Emmeraantal 4
Sponsaantal 12
Afwasborstelaantal 4
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst de hoofdroute, alternatieve route, rustplek en routepunten vast. Test gedownloade routebestanden vooraf op het apparaat waarmee deelnemers of begeleiders navigeren; een bestand dat alleen op je computer opent, is op locatie niet genoeg.
Reserveer start- en finishlocatie en rustpunt voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer tegelijk of een vergunning nodig is en leg verzekeringsgegevens klaar; dit zijn zaken die vaak pas na de eerste aanmeldingen worden nagevraagd.
Sluit de inschrijving niet zonder controle af. Vergelijk aanmeldingen met contactgegevens, verzamel dieetwensen en druk de deelnemerslijst af, zodat je bij de start niet afhankelijk bent van een telefoon met lege batterij.
Plan fietspech als vast onderdeel van de organisatie. Leg minstens een fietspomp, fietsreparatieset, reservebinnenband en bandenlichter klaar en wijs vooraf iemand aan die het materiaal tijdens de tocht beheert.
Communiceer de weersverwachting niet pas bij vertrek. Controleer het weer kort voor de tocht, informeer deelnemers over wijzigingen en zet routekaarten, pijlborden, startnummers en naamstickers de avond ervoor klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een polderfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Open de inschrijving zodra die basis vastligt, zodat je catering en rustpunt op tijd op het aantal deelnemers kunt afstemmen.
Hoeveel reserveonderdelen heb ik nodig voor een polderfietstocht?: Neem minimaal één complete fietsreparatieset, één fietspomp en meerdere reservebinnenbanden mee. Het exacte aantal binnenbanden hangt af van de groepsgrootte, maar controleer het materiaal uiterlijk 3 dagen vooraf en verdeel het over de begeleiding.
Wanneer controleer ik de fietsroute en routebestanden?: Controleer de route eerst bij het vastleggen en fiets of verken haar daarna uiterlijk 2 weken voor de tocht. Download en test de routebestanden opnieuw in de laatste week, omdat omleidingen of gewijzigde fietspaden de route kunnen beïnvloeden.
Hoeveel catering moet ik bestellen voor een polderfietstocht?: Bestel pas definitief nadat de inschrijving sluit en tel dieetwensen apart mee. Houd de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor de tocht bij de hand, zodat rustpunt en catering op hetzelfde aantal zijn gebaseerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.