Paasviering organiseren: complete checklist

Met deze paasviering checklist werk je van de eerste reservering naar een soepel programma op de dag zelf. Leg eerst datum, locatie en aanmeldingen vast en verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet. Daarna verdeel je vrijwilligers, bereid je kinderactiviteiten en het eieren zoeken voor en controleer je servies, koffievoorzieningen en geluidsapparatuur. Op de dag zelf houd je tijd over doordat buffet, versiering en zaalopstelling al in een vaste volgorde klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijden opstellen
2 personen
Reserveringen maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Paasspullen controleren
2 personen
Kinderactiviteiten voorbereiden
2 personen
Paaseieren verstoppen plannen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
Koelproducten controleren
2 personen
Eieren koken
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Versiering sorteren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Paaseieren verstoppen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Inschrijftafel bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Paasprogramma presenteren
2 personen
Paasverhaal vertellen
Kinderknutselen begeleiden
3 personen
Paaseieren zoeken begeleiden
4 personen
Prijsjes uitdelen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Sleutels en spullen retourneren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 70
Kommetjesaantal 60
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schalenaantal 12
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Paastakkenaantal 6
Paasslingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Vazenaantal 6
Knutseltafellakensaantal 4

Sportmateriaal

Paaseierenmandjesaantal 20
Knutselsetsaantal 50
Kleurpotlodenaantal 10
Viltstiftenaantal 10
Scharenaantal 15
Lijmstiftenaantal 20
Paaseieren van chocoladeaantal 150

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Herbruikbare vaatdoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen uiterlijk één week vooraf uit. Zo kun je het buffet aanpassen voordat je boodschappen doet en voorkom je dat speciale maaltijden op het laatste moment moeten worden geregeld.
Plan het verstoppen van paaseieren pas nadat je de locatie hebt geopend. Controleer vervolgens in 10 minuten alle verstopplekken, zodat eieren niet buiten bereik of op een onveilige plek liggen.
Zet tafels, stoelen en buffettafels eerst op hun vaste plek voordat je versiering ophangt. Houd bij het buffet looppaden vrij en leg opscheplepels, borden en schaaltjes aan het begin klaar.
Test de draagbare speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal 30 minuten voor de start. Een korte geluidstest voorkomt dat aankondigingen tijdens het programma wegvallen.
Bereid koffie en thee pas na het opbouwen van het buffet voor, maar zet waterkokers en koffiezetapparaten vooraf klaar. Controleer gekoelde producten direct bij aankomst en bewaar houdbare boodschappen apart.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paasviering organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Plan de vrijwilligers, dieetwensen en reserveringen uiterlijk 2 weken voor de viering.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een paasviering doen?: Doe houdbare boodschappen 3 tot 5 dagen vooraf en haal koelproducten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Controleer bij ontvangst meteen de houdbaarheid en koeling.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een paasviering?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 deelnemers voor ontvangst, buffet, kinderactiviteiten en opruimen. Wijs daarnaast minstens 1 persoon aan als coördinator.
Wanneer verstop je paaseieren tijdens een paasviering?: Verstop de paaseieren vlak voor de activiteit, meestal 15 tot 30 minuten voordat kinderen gaan zoeken. Controleer vooraf of alle eieren teruggevonden kunnen worden en noteer lastige plekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.