Zo organiseer je een paasfietstocht zonder last-minute gedoe

Begin met de route en werk daarna pas de rest uit. Fiets het traject vooraf, leg het rustpunt vast en controleer welke vergunningseisen gelden voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen, noodnummers en telefoonnummers. In de laatste week draait alles om routekaarten, routebordjes, vrijwilligers en materiaal; op de dag zelf wil je vooral een duidelijke starttafel en een fietsreparatiepunt klaar hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Fietsroute uitwerken
2 personen
2
Route vooraf fietsen
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Rustpunt reserveren
5
Vergunningseisen controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Routekaart ontwerpen
12
Routekaarten printen
13
Routebordjes maken
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Geleende materialen ophalen
2 personen
16
Fietsgereedschap controleren
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Polsbandjes klaarleggen
19
Noodnummers verzamelen
20
Weersverwachting controleren
21
Koelboxen schoonmaken
22
Telefoons opladen
23
EHBO-set controleren
24
Materialen naar locatie brengen
3 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Inschrijftafel inrichten
2 personen
28
Routebordjes plaatsen
3 personen
29
Rustpunt inrichten
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
3 personen
32
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

33
Startbriefing geven
2 personen
34
Deelnemers registreren
3 personen
35
Routekaarten uitdelen
2 personen
36
Rustpunt bemensen
3 personen
37
Hapjes en fruit serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Fietspech ondersteunen
2 personen
40
Routebordjes controleren
2 personen
41
Avondprogramma begeleiden
2 personen
42
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

43
Routebordjes verwijderen
3 personen
44
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
49
Materialen terugbrengen
2 personen
50
Koelboxen en gereedschap reinigen
2 personen
51
Gevonden spullen registreren
52
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Paasslingersaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Paasdecoratie

Sportmateriaal

Routebordjesaantal 45
Routekaartenaantal 60
Verkeerskegelsaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 10
Fietspompaantal 2
Fietsreparatiestandaard
Fietsreparatiesetsaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Polsbandjesaantal 70

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route uiterlijk twee weken vooraf en noteer kruisingen, omleidingen, onverharde stukken en plekken waar routebordjes nodig zijn. Zo voorkom je dat deelnemers op de dag zelf moeten zoeken.
Reserveer de startlocatie en het rustpunt voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer tegelijk de vergunningseisen, want een route door drukke straten of gebruik van openbare ruimte kan extra voorbereiding vragen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk vijf dagen voor vertrek. Vermeld de starttijd, routeafstand, wat deelnemers zelf meenemen, het rustpunt en een telefoonnummer voor onderweg.
Maak per vrijwilliger één duidelijke taak en deel de bezetting in voor de start, het rustpunt en de finish. Leg deelnemerslijst, polsbandjes, noodnummers en opgeladen telefoons samen bij de inschrijftafel klaar.
Controleer het weer 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels en stoelen alleen neer nadat je hebt bepaald waar fietsen, routekaarten, drank en EHBO veilig en droog blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paasfietstocht organiseren?: Begin minimaal zes weken vooraf met de route, startlocatie en het rustpunt. Plan de routeverkenning uiterlijk twee weken voor vertrek en rond de deelnemersinformatie vijf dagen vooraf af.
Hoeveel routebordjes heb ik nodig voor een paasfietstocht?: Dat hangt af van het aantal afslagen en kruisingen, dus tel ze tijdens de proefrit. Plaats bij elke twijfelplek minimaal één bordje en controleer de volledige route de dag ervoor.
Wat moet ik regelen voor pech onderweg tijdens een paasfietstocht?: Wijs minimaal één vrijwilliger aan voor fietsreparaties en neem een fietspomp, fietsreparatiestandaard en basisgereedschap mee. Verzamel vooraf noodnummers en controleer de materialen uiterlijk één dag voor vertrek.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een paasfietstocht controleren?: Controleer het weer 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de tocht. Gebruik die laatste controle om te beslissen over partytenten, extra warme drank en eventuele aanpassingen bij het rustpunt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.