Paasfietstocht organiseren: checklist en planning

Een paasfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt een startlocatie, een rustpunt, routekaarten, bewegwijzering en een plan voor pech of slecht weer. Begin ongeveer zes weken vooraf met de route en reserveringen. In de laatste week controleer je de aanmeldingen, dieetwensen, weersverwachting en materialen. Zo staan bij de start de inschrijftafel, polsbandjes, deelnemerslijst en fietsenhulp klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Fietsroute uitwerken
2 personen
Route vooraf fietsen
2 personen
Startlocatie reserveren
Rustpunt reserveren
Vergunningseisen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routekaart ontwerpen
Routekaarten printen
Routebordjes maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Geleende materialen ophalen
2 personen
Fietsgereedschap controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Polsbandjes klaarleggen
Noodnummers verzamelen
Weersverwachting controleren
Koelboxen schoonmaken
Telefoons opladen
EHBO-set controleren
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
3 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Startbriefing geven
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Rustpunt bemensen
3 personen
Hapjes en fruit serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
Routebordjes controleren
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

Routebordjes verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen en gereedschap reinigen
2 personen
Gevonden spullen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Paasslingersaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Paasdecoratie

Sportmateriaal

Routebordjesaantal 45
Routekaartenaantal 60
Verkeerskegelsaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 10
Fietspompaantal 2
Fietsreparatiestandaard
Fietsreparatiesetsaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Polsbandjesaantal 70

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route vooraf en noteer onduidelijke kruisingen, drukke wegen en plekken waar routebordjes nodig zijn. Controleer dit uiterlijk één week voor de tocht nogmaals.
Reserveer de startlocatie en het rustpunt minimaal vier tot zes weken vooraf. Controleer meteen of je tafels, stoelen, stroom en ruimte voor partytenten mag gebruiken.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk vijf dagen vooraf. Zet daarin de starttijd, routeafstand, verwachte fietstijd, benodigdheden, contactnummer en wat er gebeurt bij slecht weer.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en maak de deelnemerslijst uiterlijk twee dagen vooraf definitief. Print ook een extra exemplaar voor de inschrijftafel en de vrijwilligers.
Laad telefoons en powerbanks de avond ervoor op en leg de EHBO-set, fietspomp, fietsreparatiestandaard en gereedschap bij de start klaar. Neem voor elk rustpunt extra bekers, afvalzakken en koelelementen mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paasfietstocht organiseren?: Begin ongeveer zes weken vooraf met de fietsroute, reserveringen en vergunningseisen. Verstuur uitnodigingen drie tot vier weken voor de tocht en rond de deelnemerslijst twee dagen vooraf af.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een paasfietstocht?: Plan naast de fietstijd minimaal 30 tot 45 minuten voor inschrijven en uitleg bij de start. Reken bij het rustpunt op 20 tot 30 minuten en houd voor pech, zoeken of een omleiding minstens 30 minuten speling aan.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een paasfietstocht?: Neem minimaal een fietspomp, fietsreparatiestandaard, basisgereedschap en een opgeladen telefoon mee. Wijs ten minste één vrijwilliger aan als aanspreekpunt voor pech en zet noodnummers op de deelnemersinformatie.
Wanneer moet ik de route van een paasfietstocht controleren?: Fiets de route voor het eerst uiterlijk twee weken vooraf en controleer haar opnieuw in de laatste week. Kijk dan specifiek naar wegwerkzaamheden, verdwenen routebordjes, drukke oversteken en de bereikbaarheid van het rustpunt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.