Ouderdag organiseren: een praktische checklist

Een Ouderdag vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, programma en locatie, daarna uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel dieetwensen op tijd, zodat de keuken de definitieve deelnemerslijst en hoeveelheden krijgt. In de laatste week regel je boodschappen, versproducten, route en naambadges. Op de dag zelf draait het om opbouw, koeling, buffet, zitplaatsen en een plan voor ander weer. De volledige checklist helpt je niets te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma naar ouders sturen
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
Dieetwensen met keuken delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Vlees en vegetarisch voedsel scheiden
2 personen
Programma en route printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Muziek afspeellijst klaarzetten
Weersplan klaarleggen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Afvalpunten markeren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Barbecueplek inrichten
3 personen
Keukenwerkplek inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Naamtafel inrichten
2 personen
Spelmateriaal klaarleggen
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoon en muziek testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Ouders registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Rondleiding begeleiden
3 personen
Demonstraties begeleiden
4 personen
Ouder-kindspellen begeleiden
6 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecuegerechten grillen
4 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Maaltijd serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Dessert klaarzetten
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Muziek verzorgen
Afscheidswoord verzorgen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Buffet afruimen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Barbecue veilig uitdoven
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Spelmateriaal opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Locatieafspraken afronden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3

Apparatuur

Barbecuesaantal 3
Gasbrandersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 10
Naamkaarthoudersaantal 70
Naambadgesaantal 80

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Touwenaantal 6
Ballenaantal 8
Spelmaterialenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een vast moment voor aanmeldingen en dieetwensen. Verwerk wijzigingen tot enkele dagen voor de Ouderdag en stuur daarna een bevestiging met programma en route.
Controleer uiterlijk een week vooraf of alle tafels, stoelen, partytenten en buffettafels beschikbaar zijn. Reserveer vervanging direct als er iets ontbreekt.
Maak naast de boodschappenlijst een aparte koel- en warmhoudplanning. Zet dranken gekoeld weg en houd vlees en vegetarisch voedsel gescheiden.
Print het programma, de route en de definitieve deelnemerslijst vóór de opbouw. Leg naambadges op alfabetische volgorde, zodat ontvangst minder tijd kost.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, afvalpunten en het alternatieve weerplan klaar voordat gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor Ouderdag versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag daarbij meteen om aanmelding en dieetwensen, zodat je uiterlijk een week voor de dag de aantallen kunt vastleggen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor Ouderdag verzamelen?: Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit de inventarisatie ongeveer 7 dagen vooraf. Deel de definitieve lijst daarna met de keuken voordat je boodschappen doet.
Hoeveel tijd heb ik nodig om Ouderdag op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor terreincontrole, tafels, stoelen, partytenten, buffet en ontvangstmaterialen. Plan extra tijd als je ook barbecues, gasbranders of warmhoudbakken opbouwt.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor Ouderdag controleren?: Controleer het weer 5 tot 7 dagen vooraf om je plan aan te passen en nogmaals op de ochtend zelf. Leg bij twijfel het alternatieve weerplan klaar voordat de opbouw begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.