Wat heb je nodig voor een openatelierdag?

Een openatelierdag vraagt om meer dan koffie en stoelen. Bezoekers lopen tussen ateliers, bekijken kunstwerken en schuiven soms aan bij een demonstratie of workshop. Met deze boodschappenlijst regel je het ontvangst, de catering, de expositie en de praktische inrichting in één keer. Controleer vooral vroeg hoeveel werkplekken, deelnemers en bezoekers je verwacht: daarvan hangen het aantal stoelen, bekers, naamkaartjes, programmakaarten en workshopmaterialen af.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Krukkenaantal 20
Expositiewandenaantal 8
Easelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Programmakaartenaantal 80
Plakgumaantal 6
Kleefbandaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Werkverlichtingaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 12
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Afwasteiltjesaantal 3

Kunstmateriaal

Schetsboekenaantal 30
Tekenpapieraantal 300
Potlodenaantal 60
Kleurpotlodenaantal 60
Viltstiftenaantal 60
Acrylverfaantal 12
Penselenaantal 40
Palettenaantal 20
Mengbakjesaantal 30
Waterschaaltjesaantal 20
Beschermschortenaantal 30
Nitrilhandschoenenaantal 100
Beschermfolieaantal 4
Droogrekkenaantal 4
Etikettenaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Sponzenaantal 10

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Spa Blauw - 8 flessen
- Bruisend water - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Cola - 3 flessen
- Cola Zero - 3 flessen
- Citroenlimonade - 3 flessen
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Tortillachips - 4 zakken
- Salsa - 4 potten
- Zoute crackers - 5 pakken
- Volkoren crackers - 4 pakken
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 4 kuipjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 50 stuks
- Mini-sandwiches - 100 stuks
- Vegetarische wraps - 40 stuks
- Veganistische wraps - 25 stuks
- Koekjes - 6 pakken
- Brownies - 50 stuks
- Veganistische brownies - 20 stuks
- Servetten - 250 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken

Tips

Reken voor koffie en thee op één kop per bezoeker per uur en plan daarnaast minstens één waterkan per atelier of publieksruimte. Zet koffiezetapparaten en waterkokers op aparte stekkerdozen om overbelasting te voorkomen.
Voorzie per bezoeker een herbruikbare beker en leg ongeveer 10% extra klaar. Gebruik serveerschalen, borden en besteksets pas na het tellen van de aangemelde bezoekers en houd rekening met verzamelde dieetwensen.
Maak één naamkaartje en programmakaart per aangemelde bezoeker, plus minstens 10% reserve. Plakgum en kleefband zijn nodig voor labels, routeborden en tijdelijke aanduidingen die je tijdens de opbouw nog verplaatst.
Stem tafels, stoelen, krukken en werktafels af op het aantal ateliers en demonstraties. Leg per werkplek de benodigde creatieve materialen klaar en dek werktafels af voordat kunstwerken of gereedschap worden neergezet.
Regel expositiewanden, easels en kledingrekken vóór de opbouwdag en controleer de looproute. Test werkverlichting, verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf; dek kabels af met kabelmatten zodat bezoekers niet struikelen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bekers heb ik nodig voor een openatelierdag?: Neem één herbruikbare beker per verwachte bezoeker en houd 10% extra achter de hand. Verwacht je 80 bezoekers, leg dan 88 bekers klaar.
Hoeveel koffie moet ik voorzien op een openatelierdag?: Reken op één kop koffie of thee per bezoeker per uur. Voor 60 bezoekers gedurende 4 uur komt dat neer op ongeveer 240 koppen; controleer of je genoeg koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen hebt.
Wanneer moet ik materialen voor workshops klaarzetten?: Zet de materialen per workshop uiterlijk de dag ervoor klaar en tel elke werkplek afzonderlijk na. Reserveer daarnaast minimaal 10% extra materiaal voor morsen, beschadiging of onverwachte deelnemers.
Hoeveel naamkaartjes en programmakaarten moet ik drukken?: Maak voor iedere aangemelde bezoeker één naamkaartje en één programmakaart. Druk minstens 10% extra, zodat late aanmeldingen en zoekgeraakte kaartjes geen probleem vormen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!