Que faut-il prévoir pour une journée atelier ouvert ?

Pour une journée atelier ouvert, les achats ne se limitent pas aux fournitures créatives. Il faut aussi équiper chaque espace de travail, accueillir les visiteurs, présenter les œuvres et guider le public dans le lieu. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, les boissons, l’éclairage, les branchements et la signalétique à prévoir. Vérifie les quantités après les inscriptions, surtout pour les badges, les sièges, les gobelets et les besoins alimentaires.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tabouretsqté 20
Murs d’expositionqté 8
Chevaletsqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 80
Cartes du programmeqté 80
Colle repositionnableqté 6
Ruban adhésifqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8

Éclairage

Éclairage de travailqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 12
Carafes d’eauqté 6
Thermosqté 4
Bacs à vaisselleqté 3

Matériel d’art

Carnets de croquisqté 30
Papier à dessinqté 300
Crayonsqté 60
Crayons de couleurqté 60
Feutresqté 60
Peinture acryliqueqté 12
Pinceauxqté 40
Palettesqté 20
Bols de mélangeqté 30
Gamelles d’eauqté 20
Tabliers de protectionqté 30
Gants en nitrileqté 100
Film de protectionqté 4
Étagères de séchageqté 4
Étiquettesqté 100

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Épongesqté 10

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Cola - 3 bouteilles
- Cola Zero - 3 bouteilles
- Limonade au citron - 3 bouteilles
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Salsa - 4 pots
- Crackers salés - 5 paquets
- Crackers complets - 4 paquets
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Mini-sandwichs - 100 pièces
- Wraps végétariens - 40 pièces
- Wraps végétaliens - 25 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 50 pièces
- Brownies vegan - 20 pièces
- Serviettes - 250 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Conseils

Prévois un badge nominatif par participant, artiste et membre de l’équipe, puis ajoutez-en 5 à 10 % pour les inscriptions ou remplacements de dernière minute.
Compte au moins un siège par visiteur attendu pendant les démonstrations, ainsi qu’un tabouret par poste qui nécessite de travailler assis. Les tables et chevalets doivent être attribués par atelier avant les achats complémentaires.
Pour les boissons, prépare 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Refroidis les bouteilles dans les glacières la veille plutôt que le matin même.
Réserve une multiprise et une rallonge par zone technique, avec des passe-câbles pour les traversées du public. Teste l’éclairage de travail et les machines à café au moins 24 heures avant l’ouverture.
Prépare les panneaux indicateurs, les cartes du programme et les étiquettes d’œuvres au plus tard la veille. Garde du ruban adhésif, de la colle repositionnable et des ciseaux dans un kit d’installation facilement accessible.

Questions fréquentes

Quelle quantité de vaisselle prévoir pour une journée atelier ouvert ?: Prévois au minimum un gobelet, une assiette et un jeu de couverts par personne présente au même moment, puis 20 % de réserve. Pour le café, compte une tasse par personne et environ 2 boissons chaudes pendant les deux premières heures.
Combien de chaises faut-il pour un atelier ouvert ?: Compte une chaise par visiteur attendu dans la zone d’accueil ou de démonstration. Ajoute 10 % de sièges supplémentaires et prévois un tabouret pour chaque poste de travail conçu pour être utilisé assis.
Quand acheter et refroidir les boissons ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant l’événement afin de pouvoir vérifier les quantités et les besoins alimentaires. Mets les boissons au froid la veille, puis complète les glacières le matin avec les réserves restantes.
Combien de temps avant faut-il préparer la signalétique ?: Termine les panneaux indicateurs, les cartes du programme et les étiquettes d’œuvres au moins 24 heures avant l’ouverture. Installe-les après le nettoyage et vérifie le parcours complet du visiteur 2 heures avant l’arrivée du public.

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