Zo organiseer je een oogstfeest

Begin minstens vier weken vooraf met de datum, locatie en het programma. Bepaal daarna hoeveel mensen komen, zodat je tafels, stoelen, servies, drank en eten gericht kunt regelen. Verzamel dieetwensen meteen met de aanmeldingen en wijs vaste mensen aan voor opbouw, catering en opruimen. Controleer in de laatste week het weer, test de verlichting en zet houdbare boodschappen apart. Op de dag zelf werk je van terrein en tenten naar buffet, activiteiten en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Buurtbewoners herinneren
7
Weersverwachting controleren
8
Tafels en stoelen reserveren
9
Partytenten reserveren
10
Koelboxen controleren
11
Servies en bestek tellen
12
Verlichting testen
2 personen
13
Muziek afspeellijst maken
14
Spelactiviteiten selecteren
2 personen
15
Oogstproducten verzamelen
2 personen
16
Decoratie sorteren
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
20
Verse boodschappen koelen
2 personen
21
Taakverdeling bevestigen
22
Contactlijst medewerkers delen
23
Weersplan klaarleggen
2 personen
24
Locatie en paden controleren
2 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Buffettafels klaarzetten
2 personen
28
Decoratietafels plaatsen
2 personen
29
Oogstdisplay opbouwen
3 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Lichtlijnen ophangen
2 personen
32
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
33
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
34
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Salades bereiden
3 personen
40
Soep opwarmen
2 personen
41
Broodmanden vullen
2 personen
42
Dessertporties klaarzetten
2 personen
43
Allergenenkaarten plaatsen
44
Afvalpunten inrichten
2 personen
45
Ontvangsttafel klaarzetten
46
Medewerkers instrueren
2 personen

Event

47
Gasten ontvangen
3 personen
48
Aanmeldingen afvinken
2 personen
49
Welkomstdrankjes schenken
2 personen
50
Oogstdisplay toelichten
51
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
52
Oogstspel begeleiden
2 personen
53
Muziek verzorgen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Buffet openen
2 personen
58
Buffet aanvullen
3 personen
59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
60
Dessert serveren
2 personen
61
Servies afruimen
3 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
64
Verlichting inschakelen
65
Laatste ronde aankondigen
66
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

67
Eten veilig afdekken
2 personen
68
Dranken opruimen
2 personen
69
Servies verzamelen
3 personen
70
Keuken schoonmaken
3 personen
71
Afval scheiden
2 personen
72
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
73
Decoratie veilig verwijderen
2 personen
74
Lichtlijnen verwijderen
2 personen
75
Partytenten afbreken
4 personen
76
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
77
Spelmaterialen opruimen
2 personen
78
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
79
Overgebleven eten verdelen
2 personen
80
Koelboxen leegmaken
2 personen
81
Materialen terugbrengen
2 personen
82
Geleende spullen retourneren
2 personen
83
Overgebleven voorraad opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Klapbankenaantal 4
Kledinghangersaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Schenkkanaantal 4
Thermoskanaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Serveerschotelsaantal 8
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 6

Apparatuur

Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare accu'saantal 2

Decoratie

Hooibalenaantal 8
Pompoenenaantal 20
Kalebassenaantal 15
Jute tafellopersaantal 8
Houten kratjesaantal 12
Kunstbladerenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 6
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 6
Glazen windlichtenaantal 12
Tafellantaarnsaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 12
Batterijlampenaantal 6

Sportmateriaal

Houten werpringenaantal 6
Houten kegelsaantal 10
Jute zakkenaantal 8
Touwtrektouw
Houten lepelsaantal 12
Kunststof eierenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Handvegeraantal 2
Handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer partytenten, tafels en stoelen zodra de locatie vaststaat. Controleer uiterlijk één week vooraf of de reservering compleet is en of er genoeg zitplaatsen zijn voor alle aangemelde gasten.
Maak het programma uiterlijk twee weken vooraf en plan afwisseling tussen eten, oogstproducten en spelactiviteiten. Zet voor elk onderdeel één verantwoordelijke op de contactlijst, zodat niet alles bij de organisator blijft liggen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer ze opnieuw drie dagen voor het feest. Houd gerechten met verschillende wensen herkenbaar en gebruik aparte opscheplepels om vergissingen aan het buffet te voorkomen.
Koel verse boodschappen en drank uiterlijk de avond ervoor met voldoende koelelementen. Bewaar houdbare producten apart en zet soepketels, warmhoudbakken, thermoskannen en koffieapparatuur samen op één uitgiftepunt.
Maak 24 uur vooraf een weersbesluit: doorgaan buiten, onder de partytent of volledig aanpassen. Controleer op de ochtend zelf de paden, verankering van de tenten, verlichting en droge doorgangen tussen entree, buffet en zitplaatsen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een oogstfeest organiseren?: Leg datum en locatie minimaal vier weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je ongeveer twee weken voor het feest het programma, de boodschappen en de hoeveelheid meubilair kunt bepalen.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een oogstfeest?: Tel per volwassen gast minimaal twee tot drie drankjes voor het eerste uur en daarna ongeveer één drankje per uur. Maak voor het buffet een portie per aangemelde gast en voeg bij populaire gerechten 10 procent extra toe.
Wanneer moet je een partytent regelen voor een oogstfeest?: Reserveer de partytent tegelijk met de locatie, liefst vier weken vooraf. Controleer zeven dagen voor het feest de maat, zijwanden, ondergrond en bevestiging; wacht niet tot de weersverwachting definitief is.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een oogstfeest?: Maak uiterlijk 24 uur vooraf een keuze tussen buiten, een programma onder de tent of verplaatsen naar binnen. Controleer op de ochtend zelf de paden en doorgangen en verplaats buffet, koffie en kwetsbare spullen uit wind en regen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.