Ontruimingsoefening organiseren: checklist en planning
Een ontruimingsoefening vraagt meer voorbereiding dan alleen een alarm laten afgaan. Leg eerst het scenario, de deelnemers en de verzamelplaats vast; controleer daarna vluchtroutes, nooduitgangen en communicatiemiddelen. Informeer gebouwbeheer en meld een niet-actieve oefening vooraf bij de hulpdiensten. Op de dag zelf registreer je deelnemers, instrueer je waarnemers en begeleid je iedereen naar buiten. Deze checklist bevat 44 taken en 36 spullen voor een gecontroleerde oefening.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Ontruimingsscenario vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verzamelplaats bevestigen
Alternatieve vluchtroute controleren
2 personen
Gebouwbeheer informeren
Hulpdiensten niet-actieve oefening melden
Waarnemers aanwijzen
2 personen
Waarnemers instrueren
2 personen
Ontruimingsplattegronden printen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Verzamelplaats markeren
2 personen
Communicatiemiddelen opladen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Materialen naar verzamelplaats brengen
2 personen
Koffie en water klaarzetten
2 personen
Waarnemers op posities plaatsen
3 personen
Event
Deelnemers registreren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Oefenmelding aankondigen
Ontruimingsalarm activeren
Deelnemers naar buiten begeleiden
6 personen
Ruimtes en toiletten controleren
4 personen
Aanwezigheid bijhouden
3 personen
Vermiste personen melden
Einde oefening aankondigen
Deelnemers terug naar binnen begeleiden
4 personen
Koffie en water serveren
2 personen
Bevindingen per post verzamelen
3 personen
Korte nabespreking begeleiden
2 personen
Nazorg
Waarnemingsformulieren uitwerken
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Afval verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
2 personen
Ontruimingsmateriaal opbergen
2 personen
Deelnemers informeren over bevindingen
Verbeterpunten vastleggen
2 personen
Actiehouders en termijnen noteren
2 personen
Oefenmelding afsluiten
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Registratietafel
- Klapstoelenaantal 8
- Tafelsaantal 2
Apparatuur
- Megafoonaantal 2
- Portofoonsaantal 8
- Stopwatchesaantal 4
- Verlengkabelaantal 2
Veiligheid
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Veiligheidshelmenaantal 6
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 6
- Fluitjesaantal 6
- Afzetpionnenaantal 12
- Afzetlintaantal 2
- Noodverlichtingsbordjesaantal 8
Communicatie
- Ontruimingsplattegrondenaantal 12
- Verzamelplaatsbordenaantal 4
- Instructiepostersaantal 6
Kantoor
- Clipboardsaantal 12
- Balpennenaantal 24
- Notitieblokkenaantal 12
- Aanwezigheidslijstenaantal 12
- Waarnemingsformulierenaantal 20
- Plakbandaantal 4
- Markeerstiftenaantal 12
- Notitiekaartenaantal 100
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Koffiekopjesaantal 30
- Theelepelsaantal 30
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de oefening minimaal 1 tot 2 weken vooruit. Dan heb je tijd om deelnemers aan te melden, gebouwbeheer te informeren en een alternatieve vluchtroute te controleren.
- Wijs per observatiepunt één waarnemer aan en geef die vooraf een formulier, stopwatch en duidelijke positie. Zo meet je niet alleen de totale ontruimingstijd, maar zie je ook waar mensen blijven wachten.
- Controleer de vluchtroutes op de dag zelf en verwijder obstakels bij nooduitgangen. Plaats afzetpionnen, afzetlint en verzamelplaatsborden voordat het alarm wordt geactiveerd.
- Laad portofoons, megafoon en andere communicatiemiddelen uiterlijk de avond ervoor op. Leg bovendien geprinte plattegronden en aanwezigheidslijsten klaar bij de registratietafel.
- Houd bij de verzamelplaats koffie en water apart van de registratie. Registreer eerst deelnemers en vermiste personen; pas daarna start je de nabespreking en noteer je verbeterpunten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een ontruimingsoefening aankondigen?
- Leg de oefening bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf vast en informeer gebouwbeheer meteen. Meld een niet-actieve oefening vooraf bij de hulpdiensten, zodat het alarm niet als een echte calamiteit wordt opgevat.
- Wat moet je controleren vóór een ontruimingsoefening?
- Controleer minimaal de vluchtroutes, nooduitgangen, verzamelplaats, ontruimingsplattegronden en communicatiemiddelen. Doe de laatste fysieke controle op de dag zelf, voordat deelnemers binnenkomen.
- Hoeveel waarnemers heb je nodig bij een ontruimingsoefening?
- Wijs minimaal één waarnemer per belangrijke observatiepost aan, bijvoorbeeld bij een nooduitgang, route en verzamelplaats. Bij meerdere verdiepingen of vleugels heb je meestal 3 tot 6 waarnemers nodig.
- Wat doe je na een ontruimingsoefening?
- Registreer eerst wie de verzamelplaats heeft bereikt en bespreek daarna de waarnemingen. Plan de evaluatie binnen 24 tot 48 uur, zolang tijden, knelpunten en ontbrekende personen nog duidelijk zijn.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!